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Présentation du projet de révision du statut, présenté par la Commission le 29 juin 2011

Up Initial phase First draft regulation Our proposals Concertation phase Negotiat. breakdown Com proposal PE : 1ère lecture Conseil : 1ère lecture First reading (Cont'd) 1ère lecture formelle DGE - GIP Legal actions

English version

Outre la diminution de 5% des effectifs des institutions entre 2012 et 2018 qui n'est pas contenue dans le projet de règlement, ce texte a pour objectif d'expliquer en détail le projet de proposition de la Commission de révision du statut des fonctionnaires et autres agents de l'Union européenne et d'aller au-delà des explications générales données par la Commission.

Carrières du personnel des institutions

Le projet de la Commission modifie l'article 6 du statut actuel qui prévoit une méthodologie d'équivalence des carrières avant et après 2004 afin de permettre de vérifier une équivalence globale des carrières dans le temps. La suppression de cet outil, quoique imparfait et difficile à mettre en œuvre, ne devrait pas renforcer pas la transparence dans le domaine et assurer le monitoring de l'évolution des carrières.

Les modifications apportées à l'article 6 du statut incluent un nouveau paragraphe 5 qui lie de manière claire le tableau des effectifs avec l'accord sur les Perspectives Financières et l'accord interinstitutionnel pour sa mise en œuvre. Si ce lien devrait permettre d'éviter que la diminution de 5% des effectifs proposée par la Commission soit appliquée à l'ensemble des institutions de manière uniforme, il rigidifie l'effectif des institutions pendant 7 ans et réduit sans aucun doute la flexibilité dans le domaine des ressources.

Suite à la demande du Conseil, la Commission a également proposé d'établir un lien très clair entre le niveau de responsabilité et le grade des fonctionnaires du groupe de fonction AST. Ce lien concerne également les grades les plus élevés de ce groupe de fonction, à savoir les grades AST 10 et AST 11, réservés, en principe, aux senior assistants. Ils doivent correspondre à des responsabilités dans le domaine de la gestion financière ou des ressources humaines ou bien de la coordination.

La modification de l'article 45 par. 1 et de l'annexe I, Section A, recloisonne la carrière des AST. Pour passer du grade AST 9 vers le grade AST 10, il est nécessaire de postuler sur une vacance de poste et d'être nommé sur ce poste afin de bénéficier d'une promotion vers le grade AST 10. Il s'agit d'une première application du principe d'un système de position qui vient polluer le système de carrière jusque-là en application pour les institutions de l'UE, à l'exception des postes AD15 et AD16. Par ailleurs, la proposition modifie l'annexe I section B du statut pour diminuer le taux de promotion de AST 9 vers AST 10 de 20% à 8%, ce qui revient pratiquement à interdire la promotion des collègues AST au-delà du grade AST 9 et à instaurer une procédure de nomination comparable aux nominations dans les postes d'encadrement intermédiaire. Il est à parier que les promotions vers AD 13 et AD 14 seront également réservées à l'encadrement intermédiaire, dans leur très forte majorité, à l'avenir, sans qu'il soit nécessaire de changer le texte statutaire.

Pour les fonctionnaires de catégorie AST déjà recrutés, la Commission propose une phase de transition qui est organisée dans le contexte du nouvel article 30, Section 5 de l'annexe XIII du statut. Cette transition organise un reclassement des fonctionnaires de catégorie AST dans quatre groupes différents.

Les conditions de travail dans les institutions

Le projet de la Commission modifie l'article 55 par. 2 du statut qui fixe l'horaire de travail. Il sera au minimum de 40 heures par semaine et pourra aller jusqu'à 42 heures, sans compensation; alors qu'il est de 37h30 aujourd'hui. On peut noter que les pratiques des Etats membres dans ce domaine sont plutôt hétérogènes.

La Commission introduit, avec le nouveau par. 4 de l'article 55, une base juridique dans le statut pour l'horaire flexible, décidé et géré par chaque institution. Toutefois, l'encadrement ne pourra plus utiliser de tels systèmes pour gérer son temps de travail. Cette mesure ne va néanmoins pas dans la bonne direction car il ne permettra pas de favoriser l'accès des femmes aux postes d'encadrement et d'améliorer la présence féminine dans ce type de postes, à rebours de toutes les recommandations de la Commission.

La modification de l'article 55 par. 2 (e) réduit la possibilité d'un mi-temps préparatoire à la pension de 5 à 3 ans; mesure sociale qui permet de gérer des situations difficiles ou des problèmes de santé des fonctionnaires et agents les plus âgés.

Les rémunérations

Le projet de proposition de nouvelle méthode, s'il préserve les principes de parallélisme de l’évolution du pouvoir d’achat et d’équivalence du pouvoir d’achat, modifie de manière substantielle le mécanisme de mise en œuvre, défini dans le cadre de l'annexe XI.

Pour ce qui concerne le parallélisme de l'évolution du pouvoir d'achat, la Commission propose d'effectuer la comparaison sur base de salaires bruts des fonctions publiques nationales et de l'UE à la différence du système actuel basé sur les salaires nets.

La proposition de la Commission élargit l'échantillon des fonctions publiques (DE, FR, UK, IT, ES, NL, BE, LU) à la Pologne et à la Suède.

Pour mettre en œuvre le principe de l'équivalence du pouvoir d'achat, la Commission abandonne le système actuel, dont Bruxelles (affectée d'un coefficient 100) constitue le pivot qui permet le calcul de la parité de pouvoir d'achat, avec les autres lieux d'affectation du personnel communautaire. Elle propose également d'abandonner l'utilisation du Bruxelles International Index qui permet de mesurer l'évolution des prix à Bruxelles.

A l'avenir, la Commission propose de calculer un coefficient correcteur Belgique / Luxembourg sur base de la différence entre l'inflation constatée pour ces deux pays et l'inflation moyenne dans l'échantillon des 10 pays, déjà utilisé pour le parallélisme des rémunérations. L'inflation sera mesurée, à l'avenir, par les indices harmonisés des prix à la consommation privée (HICP - Harmonised Index of Consumer Prices) dans chacun de ces 10 pays.

Le coefficient correcteur pour le Luxembourg et la Belgique est calculé par le rapport des indices de prix dans ces deux Etats, pondéré avec les effectifs de fonctionnaires et agents de l'UE affecté à chacun de ces lieux, et l'indice des prix moyen, pondéré par le PIB, de l'échantillon des 10 Etats membres.

Cet indice est appliqué au coefficient 100 pour Bruxelles et Luxembourg. Les coefficients correcteurs des autres lieux d'affectations seront recalculés, à compter de 2013, en utilisant le rapport entre l'indice des prix du pays concerné et l'indice moyen des prix de l'échantillon des 10 Etats membres, pondéré par le PIB, à l'instar de l'approche adoptée pour Bruxelles / Luxembourg.

La Commission propose également de réviser la clause d'exception qui permet aux Etats membres de déroger à l'application de la méthode. Cette clause s'appliquerait de manière automatique. Le projet correspond à ce que le Conseil a pratiqué en décembre 2009. Le nouvel article 10 de l'annexe XI, à propos de la clause d'exception s'applique si les conditions suivantes sont réunies:

- prévision de diminution du PIB de l'Union européenne;
- prévision d'une adaptation positive des rémunérations des fonctionnaires et agents de l'UE;
- prévision d'un niveau d'adaptation des rémunérations qui dépasse de 2 points de pourcentage la diminution du PIB de l'Union.

Si ces conditions sont réunies, la Commission doit déclencher la clause d'exception qui consiste à diviser le taux d’adaptation des rémunérations par deux. La première moitié est appliquée à la date d’effet prévue alors que la seconde moitié est mise en œuvre un an plus tard, mais sans effet rétroactif. A noter que la suspension de la méthode n'entraîne pas la suspension du prélèvement.

Il est prévu que la Commission agisse par le biais d'un acte délégué, pour le déclenchement de cette clause d'exception, conformément à l'article 110 ter, par. 2, 2ème phrase du statut qui confère à la Commission une délégation de pouvoir pour mettre en œuvre les articles 3, 4, 9 et 10 de l'annexe XI.

On doit également noter que période de validité de la méthode d'adaptation des rémunérations court du 1er janvier 2013 au 31 décembre 2020, dans le contexte de l'article 14 de l'annexe XI.

Enfin, dans le contexte des contreparties données par le personnel pour l'obtention d'une nouvelle méthode d'adaptation des rémunérations, la Commission propose de modifier l'article 66 bis du statut qui définit le prélèvement spécial depuis 2004. Ce prélèvement s'appellera, à partir de 2013, "prélèvement de solidarité". Plus important, le taux brut du prélèvement qui a augmenté de manière progressive entre 2004 et 2011 de 2,5% à 5,5%, avec une moyenne de 4% sur la période, reste fixé à 5,5% sur l’ensemble de la période 2013-2020. Il s'agit donc d'une nouvelle mesure de plafonnement des salaires des fonctionnaires et agents communautaires au profit du budget de l'UE, donc des Etats membres.

Le voyage annuel et les délais de route

Si le texte de la Commission maintient le principe d'un voyage annuel du fonctionnaire ou de l'agent vers son lieu d'origine, il propose néanmoins d'en adapter les modalités. Il s'agit donc de réviser le point C de l'annexe VII du statut, à propos des remboursements des frais de voyage.

Tout d'abord, la Commission propose d'adapter le calcul de la distance entre le lieu d'affectation et le lieu d'origine. Le texte de l'article 7 de l'annexe VII du statut est amendé, afin de changer la base de calcul de la distance entre le lieu d'origine et le lieu d'affectation. A cette fin, il supprime la référence à un billet de train de première classe, le plus économique, sur base de la distance la plus courte. Le calcul doit se faire en utilisant la distance géographique, sur base du calcul GPS. Ce simple changement de méthode de calcul devrait, en moyenne, réduire la base de calcul de l'indemnité d'environ 30%.

On doit toutefois noter que le projet de la Commission conserve le forfait kilométrique au niveau actuel.

Le projet de texte réduit les délais de route des fonctionnaires et autres agents en vue de retourner sur leur lieu d'origine. L'article 7 de l'annexe V (Chapitre 3) du statut est modifié ; afin de fixer le délai de route à un jour pour une distance comprise entre 250 et 650 kms et à 2 jours au-delà de 650 kms. Aujourd'hui le délai de route est plus généreux et peut aller jusqu'à 6 jours, au-delà de 2000 kms.

Les pensions

La Commission propose de réviser l'annexe VIII du statut qui réglemente les droits et obligations des fonctionnaires dans le domaine des pensions.

Le départ en pension est fixé à 65 ans à l'article 52 du statut. L'âge minimum de départ en pension est également fixé à 63 ans, dans la même disposition. Par dérogation à cette règle, le projet de la Commission assouplit les règles (article 52 par. 4 du statut) qui permettent au fonctionnaire de prendre sa retraite à l'âge de 67 ans. Il n'est plus nécessaire de justifier cette possibilité par des circonstances exceptionnelles. Toutefois, le fonctionnaire doit demander de prendre sa retraite à l'âge de 67 ans et l'AIPN peut l'accepter si l'intérêt du service permet de le justifier.

En outre, afin de respecter le principe de la confiance légitime des fonctionnaires et agents, la Commission prévoit une période de transition pour les fonctionnaires recrutés avant le 1er mai 2013 et qui auront au moins 30 ans. En fait, elle adapte la période de transition prévue en 2004, à l'article 22 de l'annexe XIII, pour les fonctionnaires qui n'avaient pas 20 ans de service ou qui n'avait pas atteint l'âge de 50 ans.

Ainsi, tous les collègues en transition le 1er mai 2004 par rapport à l'âge de 63 ans se voient appliquer une nouvelle transition par rapport à l'âge de la retraite fixé à 65 ans. Une période de transition spécifique est également prévue dans cet article pour tous les collègues âgés d'au moins 43 ans au 1er mai 2013, recrutés entre le 1er mai 2004 et le 31 décembre 2012. Ils conservent le bénéfice de la retraite à 63 ans, sans période de transition particulière.

L'âge de la pension anticipée, avec ou sans réduction de droits, est également revu dans le projet de la Commission. Il est fixé à 58 ans au lieu de 55 ans aujourd'hui dans l'article 9 par.1 b) de l'annexe VIII du statut. L'article 23 de l'annexe XIII fixe la période de transition qui permet de déterminer l'âge de la retraite anticipée applicable au personnel recruté avant le 1er janvier 2013.

Outre l'âge, le texte adopté par le Collège révise également les règles à propos de la pension anticipée.

Pour ce qui concerne la pension sans réduction de droits, la Commission propose de réduire drastiquement le nombre de bénéficiaires de cette disposition. L'article 9 par. 2 de l'annexe VIII est modifié dans un sens restrictif. Le nombre de possibilité n'est plus calculé sur la base de 10% des fonctionnaires et agents temporaires qui partent en pension l'année précédente, mais de 5%. Ainsi, la modification conduit à diminuer de 50% les possibilités existantes. Les estimations de la Commission sont d'environ 80 possibilités annuelles pour l'ensemble des institutions.

Par ailleurs, la Commission introduit des changements dans le mécanisme de calcul de l'équilibre actuariel du régime des pensions communautaires. L'article 83 bis modifié oblige la Commission à ajuster le taux de contribution en cas de changement de 0,25 points; alors qu'elle n'est aujourd'hui obligée que de considérer un possible changement.

L'article 83 bis par. 2 du statut est amendé pour que les organes communautaires décentralisés, financés partiellement par le budget communautaire, paient au budget communautaire la contribution de l'employeur, à due proportion de leur revenu propre, par rapport au budget total de l'agence.

Les articles 4 (6), 10 (2) et 11 (2) de l'annexe XII sont modifiés pour éviter des variations trop brusques du taux de cotisation pension, comme ces dernières années. Ainsi, la moyenne d'évolution des salaires et des taux d'intérêt sera prise sur 30 ans au lieu de 12 ans pour lisser les variations. La Commission introduit un article 11 bis dans l'annexe XII qui élargit cette période de référence de 12 ans à 30 ans entre 2013 et 2020.

La Commission propose également de retirer la date butoir du 30 juin 2013, pour la validité de l’annexe XII, et de pérenniser ce mécanisme de calcul, dans l’intérêt des Etats membres et des fonctionnaires.

Les agents relevant du Régime Applicables aux autres Agents (RAA)

Le projet de la Commission prévoit que les fonctions de secrétariat ne seront plus confiées à des fonctionnaires. Ce changement sera organisé de manière progressive, avec une période de transition afin de permettre aux fonctionnaires qui exercent de telles tâches de s'adapter.

Pour remplacer progressivement les fonctionnaires chargés de tâches de secrétariat, la Commission modifie l'article 3 bis par. 1 a) du RAA pour permettre de recruter des agents contractuels de groupe de fonction II, à durée indéterminée, dans les services des institutions, ce qui n'était possible jusqu'à présent que pour les groupes de fonction I (ex-D).

Par ailleurs, les contrats des agents contractuels de groupes de fonction III (équivalent fonctionnaires ex-B) et IV (équivalent fonctionnaires AD) peuvent être conclus pour une période de 5 ans au lieu de 3 ans actuellement, sur base de la modification des articles 88 par. 1 b) et 89 du RAA.

Le projet de la Commission modifie aussi l'article 90 par. 2 RAA afin de permettre aux agents contractuels de groupe de fonction II, en poste au 31 décembre 2012, de bénéficier des nouvelles dispositions. Par ailleurs, il ne pourra plus y avoir d'agents contractuels de groupe de fonction II relevant de l'article 3 ter RAA actuel en poste après le 31 décembre 2012.

Le corollaire de cette approche est le reclassement des fonctionnaires AST dans le contexte de l'article 30 section 5 de l'annexe XIII (cf. le point sur la carrière des fonctionnaires)

La sélection et le recrutement des fonctionnaires

Le statut prévoit que les fonctionnaires communautaires sont recrutés sur la base géographique la plus large possible. Toutefois, il ressort des statistiques que certaines nationalités, comme les belges, sont surreprésentées; alors que d'autres, à l'instar des britanniques, sont sous-représentées.

Afin de corriger le déséquilibre des nationalités, le projet de révision du statut, adopté par la Commission, propose de modifier l'article 27 du statut pour rendre le processus de recrutement plus flexible. En fait, il s'agit de permettre aux institutions de corriger les déséquilibres significatifs, à long terme, entre les nationalités. Ce changement ne concerne pas les déséquilibres conjoncturels qui peuvent se faire jour, ici ou là, au gré des recrutements. Il s’agit bien de s’attaquer aux problèmes structurels. Ce nouvel article pose toutefois une limite aux corrections que les institutions peuvent apporter: cette flexibilité ne peut s’appuyer que sur des de critères de mérite, à l'exclusion de tout autre critère.

Les agences

Le personnel des agences communautaires n’a été formellement intégré dans le statut et le RAA que depuis le 1er mai 2004. Le tableau des effectifs comprend essentiellement des postes de temporaires, auxquels s'ajoutent des crédits pour recruter des agents contractuels. Le nombre de fonctionnaires affectés dans les agences est des plus limités. C'est ainsi que la Commission, à la demande des agences, a souhaité profiter du projet de proposition de révision statutaire de 2011 pour prendre en compte la spécificité administrative de ces organes, autant que faire se peut, et régler certains difficultés, dans la limite des contraintes budgétaires et du tableau des effectifs.

Dans le cadre de son projet de révision du statut, la Commission propose de créer une nouvelle catégorie d'agents temporaires, sous f) de l'article 2 RAA, afin de gérer les spécificités propres aux organes communautaires décentralisés, telles que la mobilité, le détachement, ou bien encore la promotion de ce type de personnel.

Le projet de la Commission ajoute un Chapitre 11 au titre II RAA et 7 articles (articles 51 à 57 RAA) ; afin de définir les conditions particulière qui s'appliquent aux agents temporaires relevant de l'article 2 f) RAA.

Par ailleurs, la proposition de la Commission introduit des mesures d'adaptation du statut à des organes de taille plus modeste ("simplification") et opère un nettoyage de certaines dispositions du statut pour les appliquer aux agences.

Les processus décisionnels

Plusieurs dispositions insérées dans le texte statutaire prévoient l'adaptation régulière de ce même statut, notamment pour les rémunérations et pensions des personnels de l’UE. Ces adaptations nécessitent l'adoption par l'autorité législative de règlements modificatifs du statut, qui peut s'avérer longue et fastidieuse; alors qu'elle concerne des mesures très techniques.

Le projet de proposition de révision du statut, adopté par la Commission, le 29 juin 2011, insère deux nouveaux articles (articles 110 bis et 110 ter du statut); afin de permettre à l'exécutif communautaire d'adopter des actes délégués et d'éviter de recourir à l'adoption de règlements modificatifs par l'autorité législative. Dans le même temps, ces deux articles prévoient un filet de sécurité qui permet au Parlement et au Conseil de récupérer leur compétence législative, s'ils le souhaitent.

Presentation of the Staff Regulations' revision, proposed by the Commission on 29 June 2011

Apart from the reduction of the institutions' personnel by 5% between 2012 and 2018 which is not contained in the draft regulation, this text aims at explaining the proposal of the Commission in more detail  and to add a few general explanations.

Careers of the institutions' personnel

The project of the Commission modifies article 6 of the Statute in force at the moment, which provides for a methodology of career equivalence before and after 2004, so that a global equivalence of careers is guaranteed over time. To suppress this tool, however imperfect and difficult to implement, should not hamper the transparency in this field nor the monitoring of the evolution of careers.

The modifications applied to article 6 of the Staff Regulations include a new paragraph 5 which clearly links the table of personnel with the agreement on the Financial Perspectives and the interinstitutional agreement on its implementation. Should this link lead to avoiding the reduction of personnel by 5 % proposed by the Commission to be applied uniformly to all institutions, it would make personnel stagnant for 7 years and without doubt will reduce the flexibility in the field of human resources.

After the Council's request, the Commission has likewise suggested to establish a clear link between the level of responsibility and the grade of the official under the AST scale. This link also concerns the higher grades of this scale, in particular AST 10 and AST 11, which are principally reserved for senior assistants. They should correspond to the sphere of financial or human resources or coordination affairs.

The modification of article 45 paragraph 1 and annex I, Section A separates the AST careers. To pass from grade AST 9 to AST 10, one must apply for a vacancy and be appointed to this post in order to get the promotion to grade AST 10. Thus, a system of allocation is for the first time being established that will pollute the system, that has so far been in force in the EU institutions, with the exception of AD15- and AD16-posts. Moreover, the proposal modifies annex I Section B of the Staff Regulations, namely diminishing the rate of AST9 to AST10 promotions from 20% to 8%, which more or less makes the promotion of colleagues in AST9 beyond that grade impossible and puts them on an intermediary grade by establishing a procedure to that end so to speak. One can bet that the promotions from AD13 to AD14 will in the future likewise mostly take place in an intermediary manner without having to change the text of the Staff Regulations.

For the already recruited officials in the AST category the committee proposes a transition phase which is covered by the new article 30, Section 5 of annex XIII of the Staff Regulations. This transition provides for the re-organization of the AST-officials in four different groups.

The working conditions in the institutions

The project of the Commission modifies article 55 paragraph 2 of the Staff Regulations which states the working hours. They comprise at least 40 hours per week and can go up to 42 hours without compensation, whereas today the minimum is 37 and a half hours. One can see that the practices of the member states in this field are rather heterogeneous.

The Commission introduces a juridical base into the Staff Regulations by creating the new paragraph 4 of article 55 for a flexible schedule, which is to be decided upon and administered by each institution. This measure, though, does not lead to the right direction, since it does not favour women's access to certain posts and increase female representation in that category, and this in spite of all the recommendations by the committee.

The modification of article 55 paragraph 2 (e) reduces the preparation time for retirement from 5 to 3 years, a social asset that provides for possible improvement of difficult situations or health problems of elderly agents.

The wages

The project of the proposal of the new method, if the principles of parallel evolution of the purchasing power and the equivalence of the purchasing power are being observed, modifies in a substantial manner the mechanism in power, as defined within annex XI.

As far as the parallel of evolution of purchasing power is concerned, the Commission proposes to compare the gross salaries of the national civil service and the one of the EU with the difference of the net salaries' system in force.

The proposal of the Commission enlarges the test sample of the civil service (DE, FR, UK, IT, ES, NL, BE, LU) with the ones of Poland and Sweden.

In order to make the equivalence of the principle of purchasing power applicable, the Commission abandons the system in force, of which the one in Brussels has the factor 100 and which serves as pivot to calculate the parity of purchasing power with the other places with community personnel. It proposes likewise to abandon the application of the Brussels International Index, which makes possible the measurement of the evaluation of prices in Brussels.

For the future the Commission proposes to calculate the correcting factor in Belgium / Luxembourg on the basis of the difference between the inflation existing in these two countries and the intermediary inflation in the 10 countries' test sample, which is already applied for the parallel of the salaries. The inflation will be measured in the future by the harmonised indexes of the prices of private consumption (HICP - Harmonised Index of Consumer Prices) in each of the 10 countries.

The correcting factor for Luxembourg and Belgium is calculated according to the relationship of price indexes in these two countries, weighed against the reduction of personnel of the EU effected in each of these places and the index of intermediary price, weighed by the PIB of the test sample of the 10 member states.

This index is applied to the factor 100 for Brussels and Luxembourg. The correcting factors of the other working places will be calculated from 2013 onwards, by applying the relationship between the price index of the country concerned and the index of the intermediary price of the test sample of the 10 member states.

The Commission also proposes to revise the exemption clause which enables the countries to escape the application of the method. This clause is applicable automatically. The project corresponds to the one that the Council practiced in December 2009. The new article 10 of the annex XI, which deals with the exception clause, becomes valid if the following combination of conditions come on the scene:

- cut of PIB in the European Union

- adoption of decision of salary cut of the EU-personnel

- adoption of a salary level which is 2 points above the percentage of the cut of the PIB in the Union.

If this combination of conditions arise, the Commission has to apply the exception clause which means to divide by half the tax of adjustment of the salary. The first half is applied at the date of the envisaged coming into force, whereas the second half is put into force one year later, but without retrospective effect. Note that the suspension of the method does not mean the suspension of the cut is likewise effected.

It is foreseen, that the Commission acts through a special delegated act for the application of this exception clause, in conformity with article 110, paragraph 2, second sentence of the Staff Regulation, which invests the Commission with a delegation of power in order to put into force the articles 3, 4, 9 and 10 of annex XI.

One also has to note that the period of validity of the method for adjusting the wages is from 1 January 2013 till 31 December 2020 as stated in article 14 of annex XI.

Finally, as stated in the counterparts established by the personnel in order to get a new method for the adjustment of the salary, the Commission proposes to modify article 66 of the Staff Regulation which defines the special cut since 2004. This cut is called 'solidarity cut' as of 2013. More important is the gross tax of the reduction which has risen progressively between 2004 and 2011 from 2,5% à 5,5% with an average of 4% during the period and on the whole remains at 5,5% in the period 2013-2020. It is therefore, e new measure vis-à-vis the maximum salary of the communities' civil service from which the EU and ultimately the member states profit.

The annual travel and the travelling time

If the Commission's text keeps the principle of the annual travel to the official's home country, it proposes, though, to adjust the modalities. It is point C of annex VII of the Staff Regulations that is concerned, which deals with the compensation of the travelling expenses.

First of all the Commission proposes to adjust the calculation of the distance between the two places: place of work and place of origin. The text of article 7 of annex VII of the Staff Regulations is amended, so that the calculation basis regarding the distance between the place of origin and place of work is changed. To this end the cheapest first class ticket considering the shortest distance is no longer referred to. The calculation is based now on the geographic distance, calculated by GPS. This simple change of calculation method should on average reduce the compensation by ca. 30%.

Still, one has to keep in mind that the Commission's project sticks to the application of compensating through payment of a lump sum with regard to the actual number of kilometers, as in force till now.

The project of the text reduces the travelling time of the official as regards his return to the place of origin. Article 7 of annex V (chapter 3) of the Staff Regulations is modified, so that the travelling time of one day is applicable for a distance of between 250 and 650 km; of 2 days for more than 650 km. So far the travelling time is still more generously calculated and may comprise up to 6 days for more than 2000 km.

The pensions

The Commission proposes to review annex VIII of the Staff Regulations, which regulates the right and obligations of the civil servants as to their pensions.

The entry into pension is foreseen for 65 years in article 52 of the Staff Regulations. The minimum age is likewise fixed at 63 years in the same regulation. As an exception to this regulation the project of the Commission adds regulations (article 52 paragraph 4 of the Staff Regulations) which foresee retirement at the age of 67. It is no longer necessary to justify this option by exceptional circumstances. Still, the official has to ask for taking retirement at the age of 67, and AIPN may accept this if the service's interest is not violated.

Furthermore, in order to respect the principle of legitimate confidence of the civil servants, the Commission provides a transitory period for the officials recruited before 1 May 2013, and which will be more than 30 years. In fact, they adjust the transitory period of the year 2004 to the article 22 of annex XIII for the officials who did not have 20 years of service or who did not have reached the age of 50 years.

Thus all the colleagues who are in transition on 1 May 2004 in relation to the age of 63 years are faced with a new transition in relation to the retiring age of 65 years. A specific transition period is likewise foreseen in this article for all the colleagues who are at least 43 years old on 1 May 2013, and who were recruited between 1 May 2004 and 31 December 2012. They keep the asset of retiring age at 63 years, without a particular transition period:

The age of early retirement with our without reduced rights is also reviewed in the project of the Commission. It is fixed at 58 years instead of 55 years as it is in article 9 paragraph 1 b) of annex VIII of the Staff Regulations. Article 23 of annex XIII establishes the transition period concerning the early retirement age for the personnel recruited before 1 January 2013.

Apart from the age, the text adopted also reviews the regulations concerning early retirement.

As to retirement without reduced rights, the committee proposes to reduce drastically the number of persons, who get access to this exception. Article 9 paragraph 2 of annex VIII is modified in a restrictive way. The number of possible access is no more calculated on the basis of 10% of officials and agents who retire the year before, but 5%. Thus the modification leads to a 50% reduction of existing possible individuals with access. The Commission's estimation is ca. 80 individuals with access per year for all the institutions.

Moreover, the Commission introduces changes with regard to the calculation method of the actuarial balance of the communities' pension scheme. Article 83 bis modified obliges the Commission to adjust the contribution rate in case of a change of 0,25 points; whereas today it is only obliged to consider a possible change.

Article 83 bis paragraph 2 of the Staff Regulations has been amended so that the decentralised communities' organs, which are partly financed by the common budget, pay to this budget the contribution of the employer, which is the appropriate proportion of their own income, in comparison to the total budget of the agency:

Articles 4 (6), 10 (2) and 11 (2) of annex XII are modified so that they avoid too big variations of the pension fee, like during the last years. Thus the average of the salary evolution and interest rates will be calculated on the basis of 30 years instead of 12 years to make the variations smoother. The Commission introduces article 11 bis into annex XII which increases the reference period from 12 to 30 years between 2013 and 2020.

The Commission proposes likewise to withdraw the envisaged date 30 June 2013 regarding the validity of annex XII and to make it an annual calculation method, which would be in the member states' and officials' interest.

The agents concerned by the RAA (Regime Applicables aux autres Agents)

The project of the Commission foresees that the secretariat's functions are no longer entrusted to the officials. This change will be organised in a progressive manner, with a transition period so that the officials who execute these jobs may adapt themselves to the new situation.

In order to replace the officials charged with these secretariat's jobs progressively, the Commission modifies article 3 bis paragraph 1 a) of the RAA so that contractual agents may be recruited permanently in the function group II in the institutions' services, which is at the moment not possible in the function group I (ex-D).

Furthermore, the contracts of the contractual agents of the function group III (equivalent ex-B-officials) and IV (equivalent AD-officials) may be established for a period of 5 years instead of 3 years at the moment, on the basis of the modification of articles 88 paragraph 1 b) and 89 of the RAA.

The project of the Commission modifies article 90 paragraph 2 RAA as well, so that the contractual agents in of function group II on 31 December 2012 may profit from the new exception rules. Apart from that there can no longer be contractual agents in function group II concerned by article 3 ter RAA in post after 31 December 2012.

The corollary of this approach is the restructuring of AST-officials in the context of article 30 section 5 of annex XIII (ref. item on the officials' career).

The selection and recruitment of officials

The Staff Regulations provide that the officials of the communities are recruited on the basis of geography as much as possible. Still, it is evident from the statistics, that certain nationalities, like the Belgians, are overrepresented; whereas others, like the Britons, are underrepresented.

In order to correct this imbalance of nationalities, the project of review of the Staff Regulations, which has been adopted by the Commission, proposes to modify article 27 of the Staff Regulations, to make the recruitment process more flexible. In fact, in this way the institutions are able to correct significant imbalances between nationalities, in the long run. This chance does not concern the imbalances possibly caused by conjuncture here and there in the course of recruitment. It is more a fight against structural problems. This new article is nevertheless restricting the correcting means of the institutions: this flexibility may only be based on criteria of merit, excluding all other criteria.

The agencies

The personnel of the communities' agencies has only been formally integrated in the Staff Regulations and the RAA since 1 May 2004. The personnel tables essentially comprise temporary posts, to which credits for recruiting contractual agents are added. The number of officials who are concerned by the agencies is even more limited. This is why the Commission upon the agencies' request has wished to profit from the proposition project of the statutory review of 2011 in order to take into consideration the administrative specificity of these organs as much as possible and regulate certain difficulties within the limits of the budgetary means and personnel tables.

In the frame of their project of review of the Staff Regulations, the Commission proposes to create a new category of temporary agents, treated by article 2 RAA, so that the particularities of the decentralised communities' organs, like mobility, remoteness, or even promotions of this type of personnel, are being taken care of.

The project of the Commission adds chapter 11 under title II of RAA and 7 articles (articles 51 to 57 RAA); in order to define the particular conditions which regard the temporary agents of article 2 f) RAA.

Furthermore, the proposition of the Commission introduces adaptation measures into the Staff Regulations for organs of a more modest size ("simplification") and executes a cleaning of certain exceptions of the Staff Regulations which aim at the agencies.

The decision process

Several exceptions are inserted in the statutory text which foresee a regular adaptation of these Staff Regulations, in particular for the salaries and pensions of the EU personnel. These adaptations necessitate the adoption by legislative authority in charge of establishing modifications to the Staff Regulations, which may be time and energy consuming; while they may be quite technical measures.

The project of proposition of review of the Staff Regulations, which has been adopted by the Commission on 29 June 2011, adds two new articles (articles 110 bis and 110 ter of the Staff Regulations); in order to enable the communities' executive to adopt delegated acts and avoid to resume the adoption of modifications by legislative authority. At the same time, these two articles provide a safety net which make it possible for the Parliament and the Council to regain their legislative competence if they wish so.

 

 

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