Reorganisation of OLAF – follow up. Concerns and prospective actions.

Open letter to DG OLAF

Objet : Réorganisation de l'OLAF - suivi. Préoccupations et perspectives d'action.

Cher M. Itälä,

Nous faisons suite à notre courrier du 19 février 2020 par lequel nous exprimions notre reconnaissance d'avoir été informés de la feuille de route et du projet d'organigramme prévus dans le cadre de la réorganisation de l’OLAF. Dans ce courrier, nous partagions un certain nombre de préoccupations exprimées par nos collègues suite à une réunion tenue avec le personnel le 20 février dernier.

Par la présente, nous tenons de nouveau à souligner qu'un certain nombre de ces préoccupations restent en suspens, ce qui pourrait avoir une incidence sur la manière dont la réorganisation de l'Office est mise en œuvre et sur le nombre de postes vacants dans un avenir proche.

Le processus de consultation et d'attribution des postes et des ressources a été finalisé. Le 7 avril dernier, nos collègues ont été informés de leur attribution de poste et que le contenu de leur tâche serait vu avec leur (nouveau) chef d’unité. La DG RH et le Cabinet ont été déjà informés de la proposition de réorganisation.

Une réorganisation n'est pas seulement une opportunité pour le personnel qui souhaite avoir d’autres missions, assumer d’autres responsabilités ou acquérir de nouvelles compétences. C'est aussi une période d'incertitude et de préoccupation pour ceux dont la position n'est pas claire, tant en termes de contenu de leurs missions qu’en termes de conditions de travail.

Certains membres du personnel considèrent ne pas avoir été suffisamment informés de la situation au moment d'exprimer leurs préférences pour un poste ou une unité, de sorte qu'ils n'ont pas été en mesure de s’exprimer en prenant en compte l’ensemble des paramètres.

Une information précise et claire sur les attributions de chacun aurait constitué un préalable indispensable aux préférences de chacun, notamment dans un Office où le personnel est hautement spécialisé.

Dans la dernière version disponible de l'organigramme, certaines tâches et/ou certaines missions semblent faire double emploi. Le personnel concerné n'est pas en mesure de déterminer comment ses aptitudes, ses compétences et son expérience professionnelle pourra être utilisée voire valorisée dans le nouveau cadre. C’est précisément pour réussir ce défi de concilier aptitudes et besoins que vous avez accepté notre proposition de mise en place de chambres d’écoute, en présence de la représentation du personnel.

Or, notre demande d'inclure d’emblée les représentants du personnel dans les chambres d’écoute ne semble pas pouvoir être effective dans ce nouveau contexte. Vous le savez déjà, l’ensemble de la représentation du personnel a demandé à plusieurs reprises à la DG HR que la mise en place de chambres d’écoute, à laquelle il est nécessaire que nous participions d’emblée, soit repoussée en raison de la situation liée au COVID-19, à une date permettant une reprise plus normale des activités de notre institution.

Dans le contexte de notre absence dans la procédure en cours, nous pensons que l’existence d’une clause de révision, au terme du processus de réorganisation, permettant des ajustements après la mise en œuvre de la réorganisation, est de nature à la fois à tranquilliser les esprits comme de permettre la meilleure réorganisation possible. Car si le personnel ne décide pas d’une réorganisation, celle-ci ne pourra s’avérer une réussite que par la recherche d’un consensus où chacun trouvera son compte.

Par ailleurs, l'affectation de l'encadrement intermédiaire a suscité quelques doutes que nous souhaiterions soumettre à votre attention. Nous pensons utiles que ces remarques soient discutées lors d'une réunion de travail.

Par conséquent, nous vous demandons formellement de trouver un moyen d’inclure d’emblée les représentants du personnel dans les chambres d’écoute et de revoir les clauses de révision de façon à apporter au personnel, qui se sent lésé dans la procédure actuelle, la garantie d’une révision future de sa situation.

Nous vous remercions de l’attention portée à nos deux lettres. La réponse qui, nous n’en doutons pas, leur sera apportée, nous permettra de rassurer l’ensemble du personnel de l'OLAF, avec lequel nous sommes en contact étroit.

Bien à vous,

Georges Vlandas
Président

To the attention of Mr Ville Itälä
Director-General of the European Anti-Fraud Office

Subject: Reorganisation of OLAF – follow up. Concerns and prospective actions.

Dear Mr Itälä,

We are following up our letter of 19 February 2020 in which we expressed our gratitude for being informed of the roadmap and the draft organisation chart for the reorganisation of OLAF. In that letter we shared a number of concerns expressed by our colleagues following a meeting with staff on 20 February.

We hereby wish to emphasise once again that a number of these concerns remain unresolved, which could have an impact on the way in which the reorganisation of the Office is implemented and on the number of vacant posts in the near future.

The process of consultation and allocation of posts and resources has been finalized. On 7 April our colleagues were informed of their post allocation and the content of their task would be discussed with their (new) Head of Unit. DG HR and the Cabinet have already been informed of the proposed reorganisation.

A reorganisation is not only an opportunity for staff who wish to take on other tasks, assume other responsibilities or acquire new skills. It is also a period of uncertainty and concern for those whose position is unclear, both in terms of the content of their missions and in terms of working conditions.

Some staff members consider that they have not been sufficiently informed of the situation when expressing their preferences for a post or unit, so that they have not been able to express themselves taking all the parameters into account.

Precise and clear information on the duties of each person would have been an essential prerequisite for their preferences, particularly in an Office where the staff is highly specialised.

In the latest available version of the organisation chart, certain tasks and/or missions appear to overlap. The concerned staff are not in a position to determine how their skills, competences and professional experience can be used or even valorised in the new framework. It is precisely in order to succeed in this challenge of reconciling skills and needs that you have accepted our proposal to set up listening chambers, in the presence of the staff representation.

However, our request to include staff representatives in the listening chambers does not seem to be effective in this new context. As you already know, the staff representatives as a whole have repeatedly asked DG HR that the establishment of listening chambers, in which we must participate from the outset, be postponed because of the situation relating to COVID-19, until a date allowing a more normal resumption of the activities of our institution.

In the context of our absence from the current procedure, we believe that the existence of a review clause, at the end of the reorganisation process, allowing for adjustments after the implementation of the reorganisation, is likely both to put people's minds at rest and to enable the best possible reorganisation to take place. If staff do not decide on a reorganization, this latter can only be successful if a consensus is reached in which everyone is satisfied.

Furthermore, the assignment of middle management has given rise to some doubts that we should like to bring to your attention. We think it would be useful for these remarks to be discussed at a working meeting.

We therefore formally ask you to find a way to include staff representatives in the listening chambers from the outset and to review the revision clauses so as to give staff, who feel aggrieved by the current procedure, a guarantee of a future review of their situation.

Thank you for your attention to our two letters. The reply, which we trust will be forthcoming, will enable us to reassure all OLAF staff, with whom we are in close contact.

14/04/2020