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En effet, c’est l’interprétation que la juridiction belge en premier instance
fait de la carte de crédit « corporate » qui conditionne le domaine
d’application de la loi et l’étendue de la protection garantie aux membres du
personnel UE. Pour la Justice de Paix du deuxième canton de Bruxelles, dans le
cadre d’un litige opposant la société émettrice de la carte à un membre du
personnel pour des frais privés payés avec la carte de crédit mais
postérieurement contestés, « le défenseur agissait dans le cadre de son
activité professionnelle, de sorte que la législation protectrice du
consommateur n’est pas applicable au cas d’espèce. »
Cependant, pour le PMO, « la carte est émise au nom du titulaire du
compte, elle n’est pas liée à un compte professionnel ». C’est qui justifie
la non intervention du PMO en cas de désaccord ou de conflit avec la société
émettrice. De surcroît, le Protocole sur les privilèges et les immunités
ne vous sera d’aucune aide face aux prétentions cette société.
Avons-nous accès à une carte de crédit « corporate » ? Oui, il existe un
accord inter institutionnel et un contrat cadre à cet effet. L’Office de gestion
et liquidation des droits individuels, le PMO, vous offre la possibilité
d’obtenir une carte de crédit dite « corporate ». Celle-ci est liée à votre
compte courant personnel sur lequel votre salaire vous est versé. Cette carte
n’est pas, en conséquence, une carte professionnelle, où l’employeur assumerait
une quelconque responsabilité : vous assumez tous les risques financiers de son
usage, légitime, légal ou frauduleux. Et, pour cette même raison, elle ne se
limite pas à un usage pour les missions ou d’autres frais liés à l’activité
professionnelle, vous pouvez en disposer en pleine liberté pour vos frais
personnels.
Cette carte de crédit, initialement conçue comme un moyen d’éviter les
avances sur des frais de mission et les longs délais de remboursement desdits
frais de mission par le PMO, a perdu beaucoup de son sens et de ses avantages
lors du renouvellement du dernier contrat cadre. En effet, le PMO rembourse les
frais de mission plus rapidement depuis 2010, le délai de remboursement des
dépenses liées à la carte « corporate » est passé à un mois courant contre deux
auparavant. Par ailleurs, les facilités de gestion, notamment en termes de
disponibilité des relevés papier, des retraits d’espèces et de changement de
devises sont devenues plus chères ou payantes. La ligne de crédit standard de
5.000€ et la gratuité de la carte restent, elles, inchangées.
Le droit de demander une avance sur les frais de mission est toujours un
droit des personnels des institutions mais il peut être soumis à des conditions.
A la Commission, il se trouve expliqué dans le guide des missions au point
2.2.3.3 : on n’a pas droit à l’avance pour des missions de moins de 72h, ou si
l’on est détenteur d’une carte de crédit « corporate » et si on est en mesure de
l’utiliser. Un des avantages de la carte est donc de désencombrer le PMO des
demandes d’avance sur frais de mission tout en fournissant un moyen de payement
gratuit aux personnels de l’Union.
La carte « corporate » est émise à la demande de l’Institution et garantie
uniquement par le patrimoine personnel du titulaire, fonctionnaire, temporaire
ou contractuel. L’Institution n’offre aucune garantie, ni solidaire, ni
subsidiaire ni extra contractuelle. Elle n’accepte aucune responsabilité pour
l’utilisation de la carte, et ce même pour le payement de frais liés aux
missions dûment autorisées. Il revient entièrement au membre du personnel de
s’assurer que les transactions qu’il autorise avec la carte de crédit «
corporate » sont légitimes et qu’il a les fonds suffisants en son compte
courant. Le PMO se limite à veiller sur le respect du contrat cadre entre
l’entité financière et l’Institution. Par exemple, si la société de crédit a
autorisé le payement de dépenses au-delà des 5000€ autorisés par la carte, le
PMO pourra faire jouer le contrat cadre et faire assumer par la société de
crédit ses responsabilités pour le trop payé. Si par contre, vous voulez faire
jouer votre droit à la rétractation (en cas de consentement regretté ou autre),
et que votre carte est considérée comme professionnelle, vous n’aurez pas de
base juridique pour le faire.
La carte de crédit « corporate » a des assurances assistance voyage, retard,
perte de bagages et autres, dont le titulaire peut se prévaloir, à condition de
les connaître et d’activer les mécanismes d’assurance dans les délais impartis.
Ces assurances ne font pas partie de l’assurance mission, mais bien de
l’assurance liée au moyen de payement. Les conditions générales et spécifiques
peuvent être demandées par chaque titulaire d’une carte « corporate » via le
courriel europeaninstitutions.be@airplus.com
Finalement, en ce qui concerne la protection des données personnelles liées à
l’utilisation de la carte, il est possible pour différentes parties de
l’administration d’y avoir accès pour des raisons de gestion (PMO), de sécurité
(DS à la HR), disciplinaires (IDOC, OLAF) ou autres (OLAF). Elle vous fournit
aussi des extraits des transactions qui peuvent constituer des éléments de
preuve valables dans le cadre des enquêtes disciplinaires, administratives et
judiciaires.
En conclusion, à la lumière des avantages et désavantages de l’utilisation
d’une carte dite « corporate », chaque membre du personnel a le droit de choisir
sa carte de crédit et d’utiliser ou pas la carte « corporate » pour ses dépenses
privées.
Si vous êtes en défaut de paiement, la société émettrice pourra initier une
saisie sur salaire, sans que le PMO puisse s'y opposer.
04/05/2020
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Indeed, it is the interpretation that the Belgian court of
first instance makes of the "corporate" credit card that conditions the scope of
application of the law and the extent of the protection guaranteed to EU staff
members. For the Justice of the Peace of the second canton of Brussels, in the
context of a dispute between the card issuer and a member of staff over private
fees paid with the credit card but subsequently disputed, "the defendant was
acting within the framework of his professional activity, so that the consumer
protection legislation is not applicable to the case in question. »
However, for the PMO, "the card is issued in the name of the account holder,
it is not linked to a business account". This justifies the PMO's
non-intervention in the event of disagreement or conflict with the issuer. In
addition, the Protocol on Privileges and Immunities will not assist you in any
way with respect to claims by the company.
Do we have access to a corporate credit card? Yes, there is an
inter-institutional agreement and a framework contract to this effect. The PMO,
offers you the possibility of obtaining a so-called "corporate" credit card.
This is linked to your personal current account into which your salary is paid.
This card is not, therefore, a professional card, where the employer would
assume any responsibility: you assume all the financial risks of its use,
whether legitimate, legal or fraudulent. And, for the same reason, it is not
limited to use for missions or other expenses related to the professional
activity, you can freely dispose of it for your personal expenses.
This credit card, initially conceived as a means of avoiding advances on
mission expenses and the long delays in the reimbursement of these expenses by
the PMO, lost much of its meaning and advantages when the last framework
contract was renewed. In fact, the PMO has been reimbursing mission expenses
more quickly since 2010, and the reimbursement period for expenses linked to the
"corporate" card has been reduced to one current month as opposed to two months
previously. In addition, the management facilities, particularly in terms of the
availability of paper statements, cash withdrawals and currency changes have
become more expensive or chargeable. The standard credit line of €5,000 and the
free card remain unchanged.
The right to request an advance on mission expenses is still a right of the
staff of the institutions but may be subject to conditions. At the Commission,
it is explained in the missions guide at point 2.2.3.3: you are not entitled
to an advance for missions lasting less than 72 hours, or if you are the holder
of a corporate credit card and are able to use it. One of the advantages of the
card is therefore to relieve the PMO of the burden of requesting an advance on
mission expenses while providing a means of payment free of charge to Union
staff.
The "corporate" card is issued at the request of the Institution and is
guaranteed solely by the personal assets of the holder, whether an official,
temporary or contract staff member. The Institution does not offer any guarantee,
whether joint and several, subsidiary or extra-contractual. It accepts no
liability for the use of the card, even for the payment of expenses relating to
duly authorised missions. It is entirely up to the staff member to ensure that
the transactions he authorises with the corporate credit card are legitimate and
that he has sufficient funds in his current account. The PMO is limited to
ensuring compliance with the framework agreement between the financial entity and
the Institution. For example, if the credit company has authorised the payment
of expenses in excess of the €5,000 authorised by the card, the PMO may enforce
the framework agreement and make the credit company assume its responsibilities for
the over ceiling payment. If, on the other hand, you want to exercise your right to
cancel the operation (in the event of regretted consent or otherwise), and your card is
considered professional, you will not have a legal basis for doing so.
The "corporate" credit card has travel assistance, delay, loss of luggage and
other insurances, which the holder can take advantage of, as long as he is aware
of them and activates the insurance mechanisms within the time limit. These
insurances are not part of the mission insurance, but of the insurance linked to
the means of payment. The general and specific conditions can be requested by
each "corporate" cardholder via e-mail to europeaninstitutions.be@airplus.com.
Finally, as regards the protection of personal data relating to the use of
the card, it is possible for different parts of the administration to have
access to it for management (PMO), security (DS to HR), disciplinary (IDOC,
OLAF) or other (OLAF) reasons. It also provides you with excerpts of
transactions that may constitute valid evidence in disciplinary, administrative
and judicial investigations.
In conclusion, in the light of the advantages and disadvantages of using a
so-called "corporate" card, each staff member has the right to choose his or her
credit card and whether or not to use the "corporate" card for private expenses.
In the event of a default, the issuing company may initiate a deduction from
salary, without the PMO being able to oppose this.
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