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Dispositions générales d'exécution

Temps de travail

Lettre d'U4U aux Directeurs Généraux et Chefs de services

14 avril 2014

Mesdames, Messieurs,

La négociation sur le temps de travail a été déclarée close par la Commission.  La décision définitive contient des dispositions importantes,  notamment sur le "core time" et l'enregistrement manuel des heures de présence par l’intéressé.  Ces deux thèmes sont jugés essentiels par le personnel, comme exprimé dans une pétition signée par 8.000 collègues, adressée au Collège. 

La Commission a voulu que l’application du nouveau système soit sous le contrôle des directeurs généraux. Vous serez donc, fin 2015, date de l’évaluation de ce système, responsables de sa réussite et de son acceptation par le personnel.

Permettez-nous donc d'évoquer trois éléments essentiels :

·        La définition du "core time",

·        L’enregistrement manuel des heures de présence

·        La mise en œuvre d'un intense dialogue social dans vos services.

 Le "core time"

La décision, ainsi que le note Mme Souka dans son courrier aux OSP du 3 avril, "introduit un élément de flexibilité important, que nos collègues apprécieront très certainement,  à savoir la possibilité pour le supérieur hiérarchique d'ajuster le "core time" à titre individuel et ce à la demande d'un membre du personnel (….)" afin de mieux "répondre à la diversité des situations individuelles des collègues".  

Cette disposition, après un dialogue social dans vos services, pourrait permettre à certains collègues de mieux concilier vie professionnelle et vie familiale. Par exemple, en leur ménageant la possibilité de récupérer leurs heures en libérant le mercredi ou le vendredi après-midi ou le lundi matin, en fonction de leurs contraintes et sauf besoin particulier du service.  Cette souplesse se trouve au cœur de la nouvelle décision portant sur le temps de travail.

Nous voulons souligner que de telles dispositions sont monnaie courante dans un bon nombre d'autres institutions et services. S'il est vrai que le caractère propre de la Commission lui interdit la généralisation de telles pratiques, le personnel ne comprendrait pas, en revanche, que dans tous les cas où cela est possible, votre direction générale ne l'y autorise pas.

U4U sera  vigilant sur cette dimension non seulement au moment du bilan en 2015 mais tout au long de sa mise en œuvre, puisque celle-ci fera l'objet d'un suivi  notamment au sein de la Commission Paritaire (Copar).

Enregistrement manuel des heures de présence, par l’intéressé lui-même

Le personnel souhaite un système basé sur la confiance.  La tradition et la fierté de notre institution fondée sur un personnel loyal et compétent correspond à la nature politique de notre Institution, ainsi qu'à ses rythmes de travail, en fonction de contraintes extérieures.   

Le  nouveau système unique – Sysper Tim Management – le permet, voire le recommande. Les dérogations pouvant subsister devraient être justifiées, encadrées au niveaux des DGs et surtout conformes aux règles de confidentialité préconisées par le "data controller". Le double système d'enregistrement, par exemple avec des listes à signer aux secrétariats, est inutile, dangereux, non conforme à l'esprit des nouvelles dispositions d'exécution, enfin, contraire aux règles de confidentialité préconisées en la matière. Nous vous invitons à exercer votre responsabilité pour mettre en place un système respectueux de tous, qui contribue à des relations de travail rationnelles.

Dialogue social dans vos services

Le nouveau système ne peut et ne doit pas être mis en œuvre de manière autoritaire ou arbitraire.  C'est pourquoi nous sommes sûrs que vous privilégierez une mise en œuvre qui passe par un dialogue social dans vos services, auquel nous sommes prêts à contribuer dans un esprit constructif.

La hiérarchie doit écouter le personnel, le convaincre et concevoir une application flexible, c’est-à-dire moderne. Cette démarche de consultation devrait être toujours la règle. Sur ce sujet, cela est d'autant plus vrai dans le contexte actuel de notre fonction publique.  En effet, en dix ans – 2003 et 2013 – celle-ci a connu deux réformes qui ont profondément affecté le personnel. A cela s'ajoute restructurations, réductions des effectifs, réductions des espaces de travail etc. Nous devons tout faire pour améliorer ce qui peut l'être. Sur le sujet du "temps de travail", nous avons une certaine marge de manœuvre.

Notre syndicat est prêt à vous rencontrer à votre meilleure convenance pour en discuter.

Je vous prie de trouver ci-après, pour information, le texte d'une lettre  adressée par notre syndicat à Mme Irène Souka.

Dans l'espoir d'une mise en œuvre des nouvelles dispositions d'exécution du temps de travail conforme aux souhaits du personnel, je vous prie d'agréer, Mesdames, Messieurs, l'expression de ma haute considération.

Georges Vlandas
Président d'U4U/RS

Annexe – Lettre à la DG HR

Madame le Directeur général,

Je vous remercie de votre courrier du 3 avril 2014, suite à la note du 1^er avril de l'intersyndicale, au sujet du projet de décision portant sur le temps de travail.

U4U/RS a noté les avancées issues du "processus intensif de concertation" qui a caractérisé la préparation de cette Décision, suite aux propositions faites par les organisations syndicales, tant sur le "core time", que sur les possibilités de récupération, de flexibilité et d'enregistrement du temps de travail. 

L'inscription notamment des heures de présence par le personnel lui-même, via  le "sysper tim management", constituait pour notre organisation,  en écho de la pétition signée par près de 8.000 collègues, une priorité.

J'ai bien pris note que c'est le système préconisé également par la DH HR et que les  dérogations pouvant subsister ici ou là seraient à la fois rares, encadrées et conformes aux règles de confidentialité préconisées par le "data controller".  De même, j'ai noté aussi la possibilité offerte d'établir à chaque fois que c'est nécessaire des "core time" spécifiques aux  collègues, en accord avec la hiérarchie.

Même si U4U/RS n'est pas entièrement satisfaite du résultat global tel qu'il résulte à la lecture du texte issu du dialogue social - ainsi, pour aller à l'essentiel, nous aurions aimé qu'il n'y ait aucun autre double système d'enregistrement, de même, nous aurions apprécié que les heures de récupération soient supérieures à celles finalement octroyées etc. - notre organisation ne souhaite pas continuer le dialogue social en "concertation politique", comme accordé par "l'accord cadre", même si elle soutient la possibilité de sa tenue, souhaitée par les autres organisations syndicales. Cette retenue de notre part vise aussi à donner toutes ses chances à la poursuite du dialogue social fructueux sur les 5 autres domaines, tel que promis par vous, et que nous souhaitons ardemment.

Nous comptons demander un tel dialogue politique au terme d'une année d'expérimentation du nouveau système, pouvant ainsi  faire vérifier par les faits si les craintes ou les souhaits des uns et des autres sont conformes à la réalité. D'ici là, nous comptons sur la DG HR pour s'assurer, comme c'est son rôle, que les choses fonctionnent correctement, dans le double intérêt de l'institution et du personnel, l'un ne pouvant pas aller sans l'autre.

En vous remerciant de l'attention portée à la présente, je vous prie d'agréer Madame le Directeur général, de l'expression de ma haute considération.

Georges Vlandas

Première phase de révision des DGE

Suite à l'adoption du statut 2014, la Commission est en cours d'adoption d'un ensemble de règles de mise en œuvre. Toute une série de dispositions doit être en vigueur pour le 1er janvier 2014, date d'entrée en vigueur de la révision statutaire.

Nous vous présentons ci-dessous les mesures qui ont été examinées par le Comité interinstitutionnel du statut, les 2 et 3 décembre 2013.

A noter que lors de cette réunion, les représentants du personnel, après plusieurs demandes, ont quitté la salle en raison du comportement de la Commission et des autres institutions.
En effet, au lieu de travailler sur le fonds des textes et sur les aspects techniques, les instituions ont systématiquement voté en bloc contre toute proposition d'amendement technique avancée par la représentation du personnel, ce qui est contraire aux traditions de ce Comité.
La représentation du personnel a décidé de reprendre les discussions dans ce comité seulement quand les conditions de travail normales seront à nouveau réunies.

Dispositions Générales d'exécution de l'article 43 du statut (évaluation et blocage d'échelon en cas de rapport insatisfaisant)

Le système d'évaluation demeure inchangé. Toutefois, l'évaluateur peut considérer une prestation comme insatisfaisante. Dans, ce cas, le supérieur hiérarchique de l'évaluateur doit valider cette appréciation. Le texte prévoit un recours auprès du Directeur Général concerné, qui doit consulter la DG HR Celle-ci peut consulter le Comité des rapports. Au troisième rapport insatisfaisant, le Directeur Général prend sa décision en accord avec la DG HR qui doit consulter le Comité pour l'insuffisance professionnelle.

En cas de rapport insatisfaisant, l'échelon du fonctionnaire est bloqué pour un an. Après 4 années dans un échelon, le fonctionnaire doit avancer de nouveau, sauf si le Comité de l'insuffisance professionnelle a décidé de le rétrograder, en application de l'article 51 par. 1 a), en l'absence de toute amélioration de sa part.

U4U, comme l'ensemble des OSP, est très inquiet de cet article qui pourrait remettre en cause l'indépendance des fonctionnaires et des institutions, principe cardinal de notre fonction publique.

U4U conteste l'application de cet article à l'exercice d'évaluation qui sera lancé en janvier 2014, alors que ces dispositions n'étaient pas en vigueur et que les collègues ne pouvaient avoir connaissance des dispositions. Il n'est pas possible d'appliquer rétroactivement des textes, ce qui – en cas de déclenchement de cette procédure en 2014 – ne manquera pas d'alimenter le contentieux. Nous invitons donc la Commission à suspendre ce texte pour l'exercice d'évaluation qui démarre en janvier 2014 et à le négocier réellement avec les OSP.

U4U demande également que le droit de recours soit effectif et que les droits de la défense soit respecté. Comment peut-on prétendre qu'il existe un droit de recours; alors que c'est le supérieur hiérarchique qui statut? Dans une pareille situation, il est nécessaire d'introduire un organe de recours paritaire et indépendant: nous demandons que le Comité des rapports qui est paritaire soit l'instance qui examine les situations dans lesquelles l'évaluation des agents n'est pas satisfaisante.

Il est également important que le manager ait l’obligation d’informer le collègue du niveau de ses prestations (mid-term evaluation) et de lui proposer des mesures aptes afin d'améliorer sa performance.

Dispositions générales d'exécution de l'article 45 du statut (promotion)

La modification de ce texte reflète la modification du statut qui met la responsabilité au même niveau que le rapport de notation ou l'usage des langues pour la comparaison des mérites, aux fins de la promotion.

Le texte ainsi modifié reprend le cloisonnement de carrière au niveau AST9 et AD12 inséré dans le statut.

Décision de la Commission sur les emplois-types (article 5 par. 4 du statut, annexes IA et XIII du statut)

L'annexe I du statut prévoit la correspondance entre catégories (AD, AST, AST/SC) et grades, outre les dispositions transitoires de l'annexe XIII. Cette nouvelle décision établit l'équivalence entre types de poste et les titres des fonctionnaires et agents de la Commission, tout d'abord pour le personnel en place (de manière transitoire) et à compter du 1er janvier 2014.

Pour ce qui concerne le personnel en transition – à savoir le personnel en place au 31 décembre 2013 -, la décision prévoit:

Pour mémoire, le nouveau statut prévoit qu'un AD 12 pour devenir AD13, ou un AD 13 pour devenir AD14 doit postuler comme Chef d'unité, Conseiller ou Senior expert. La Commission va publier des postes de Conseillers et de Senior Experts. Ces postes donneront la possibilité aux AD12 et AD13, avec deux ans de permanence dans le grade AD12 de postuler. Une fois, devenu Senior expert, le fonctionnaire rentre à nouveau dans la procédure de promotion pour devenir AD13 ou AD14, en concurrence avec les Chefs d'unité et les Conseillers.

Pour ce qui concerne la requalification de 5% des AD 12 et AD13, au titre de la transition, la Commission prévoit de le faire essentiellement au niveau AD13 pour permettre aux AD13 qui ont des responsabilités de devenir Senior experts, en restant sur leur poste. Les conditions de cette opération restent à définir.

Pour les AST, U4U demande l'établissement d'une politique de carrières et détection des talents ainsi que la pleine utilisation des taux de promotion de l'annexe 1B, en particulier pour les grades de fin de carrière dont les taux diminuent (AD13 en particulier).

Pour les AST, la Commission doit établir une procédure transparente, avec implication de la représentation du personnel (modalités à déterminer)

Pour les AD, U4U demande à la Commission d'utiliser pleinement les 5% pour requalifier les postes. Nous demandons également que la représentation du personnel soit impliquée dans le décloisonnement des postes AD 13 et dans l'identification de postes de Senior expert. Il nous semble également important que les fonction de chef d'unité adjoint et de chef de secteur puissent être prises en compte pour la requalification (exercice des 5% de la transition) mis également pour postuler comme Senior expert.

Dispositions Générales d'exécution de la Commission pour mettre en œuvre l'article 8 de l'annexe VII du statut, à propos du voyage annuel

Cette décision précise les conditions pour un paiement forfaitaire du voyage annuel, sur base de la distance géographique. Ce remboursement est réservé aux fonctionnaires et agents qui bénéficient de l'indemnité d'expatriation ou de dépaysement. La décision prévoit les conditions d'un prorata en cas de congés familiaux ou parentaux.

U4U et l'ensemble des OSP ont demandé que les collègues qui perdent cette allocation puissent bénéficier de mesures transitoires.

Dispositions Générales d'exécution de la Commission pour mettre en œuvre l'article 7 paragraphe 4 de l'annexe VII du statut pour déterminer le lieu d'origine.

A partir du 1er janvier 2014, le lieu d'origine sera déterminé sur base de coordonnées géographiques.

Dans le cas d'une origine hors UE, le lieu d'origine est la capitale du pays UE dont le fonctionnaire a la nationalité.

Si le fonctionnaire a deux nationalités ou plus, le choix de la nationalité reste possible, pour déterminer le lieu d'origine.

Enfin, on peut changer de lieu d'origine, après 55 ans, pour préparer la pension, sans référence à l'âge légal de la retraite.

U4U et l'ensemble des OSP ont demandé d'introduire des dispositions transitoires pour les agents recrutés hors Union européenne ou les agents affectés négativement par cette disposition, du fait de ne plus bénéficier de l'indemnité d'expatriation ou de dépaysement.

Dispositions générales d'exécution de l'article 9 de l'annexe VII du statut, à propos du remboursement des frais de déménagement

La Commission considère que le système existant, basé sur trois devis, n'est plus efficace et qu'il est trop coûteux. Elle souhaite contenir le coût des déménagements dans certaines limites.

La limite est fixée dans le statut et tient compte de la dimension de la famille qui inclut le fonctionnaire, son conjoint (partenaire) et les enfants à charge. Le calcul est basé sur le volume, la distance et l'assurance du contenu. Le plafond global peut être dépassé, mais la Commission rembourse seulement le plafond.

U4U demande à la Commission de revoir cette DGE pour:

Dispositions générales d'exécution pour mettre en œuvre l'article 3 de l'annexe VII, concernant l'allocation scolaire

La nouvelle décision prévoit que l'allocation s'arrête le mois où l'enfant finit ses études ou le mois de ses 26 ans et non plus le mois suivant.

Dispositions générales d'exécution concernant le classement en grade et en échelon au moment de la nomination ou de l'engagement

La révision de ce texte a pour objectif de définir les conditions de classement des fonctionnaires ou agents temporaires relevant de la nouvelle catégorie AST/SC. Une disposition a également été introduite pour permettre à un AT de conserver son échelon et son ancienneté, s'il bénéficie d'un nouveau contrat d'AT immédiatement après la fin de son premier contrat.

Dispositions générales d'exécution pour mettre en œuvre l'article 79 par. 2 du RAA qui fixe les conditions d'emploi des agents contractuels relevant des articles 3 bis et 3 ter du RAA

Il s'agit ici essentiellement de mettre en œuvre le passage de la limite de 3 à 6 ans pour les agents contractuels travaillant dans les services de la Commission.

Dans un prochain article, nous vous présenterons la suite des décisions de mise en œuvre du statut. Elles doivent encore être examinées par le Comité interinstitutionnel du Statut, avant la fin de l'année 2013.    9/12/2013

Implementation of the reform of the Staff Regulations: malfunctioning of the Staff Regulations Committee

Révision des DGE

La mise en oeuvre du projet de révision statutaire actuellement en cours d'adoption finale par le Conseil nécessite la mise à jour d'environ 50 dispositions générales d'exécution (DGE et décisions de la Commission européenne).

Conformément aux dispositions de l'Accord-cadre régissant les relations entre la Commission et les organisations syndicales ou professionnelles (OSP) représentatives, ces modifications de DGE ou de décisions liées à la mise en oeuvre du Statut des fonctionnaires et du Régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (RAA) sont soumises à la concertation avec les OSP. La DG HR lance ce cycle de concertations dès le 9 octobre 2013.

Position commune des OSP sur les propositions de mesures d’application du statut

Les OSP considèrent que, parmi les mesures proposées, un classement peut être opéré en trois groupes :

a) Les mesures qui doivent être adaptées avant le 1er janvier 2014 et ne nécessitent pas d’autre révision, ainsi que les mesures nouvelles urgentes.

b) Les mesures qui doivent être adaptées pour le 1er janvier 2014 et doivent faire l’objet d’une révision en profondeur le plus rapidement possible début 2014 : il s’agit des décisions suivantes
- Télétravail
- Emploi des agents temporaires
- Horaire flexible (le cas échéant)
- Agents contractuels DGE de l’article 45.

c) Les mesures qui doivent être revues en profondeur et ne doivent pas nécessairement être adoptées avant le 1er janvier 2014 :
- DGE des articles 43 et 44

Concernant celles-ci, il est à remarquer que les mesures proposées pour l’application des articles 43 et 44 ne peuvent être appliquées à l’exercice d’évaluation 2013, avant l’entrée en vigueur des dispositions statutaires correspondantes. La DG HR le reconnaît de facto en stipulant que la nouvelle décision est applicable à partir de la période d’évaluation 2014, qui fera l’objet d’une évaluation au début de 2015. En conséquence, non seulement l’adoption des nouvelles DGE n’a aucun caractère d’urgence, mais l’annulation des DGE en vigueur simultanément à l’adoption des nouvelles au 1er janvier 2014 créerait un vide réglementaire pour la conduite de l’exercice d’évaluation à lancer début 2014 pour la période 2013. Il faut par ailleurs souligner que l’exercice d’évaluation 2012/promotion 2013 se clôture par un constat de commun accord des comités de promotion et de l’AIPN sur la nécessité de réviser au plus vite les procédures d’évaluation et de promotion.

OSP common position on the general implementing provisions (GIPs/DGEs) of the 2014 statute reform

Articles 43-45

Taking into account the fact that the new GIPs will not be applicable for the 2014 promotion exercise (covering year of performance 2013) we request a suspension of the application of articles 43-45 until the 2015 promotion exercise which will cover 2014 - the first year of performance under the revised statute. This in order to safeguard fundamental/ basic principles, namely:

• the right to defence

• transparency

• fairness and equitability

In light of these principles:

1. Objectives must be clearly defined against equally clear and well-defined evaluation criteria at the beginning of the evaluation exercise in order to guarantee a fair and transparent process.

2. In the case of eventual unsatisfactory reports, a mid-term evaluation should be introduced/set up by DG HR providing officials with a sufficiently clear and timely warning of the need for improvement in performance.

3. In case of an unsatisfactory report, an appeal procedure should be possible, ideally under the auspices of the 'Report Committee'.

4. Given their inextricable connection, articles 43, 44 and 45 should not be revised separately but as a complementary and comprehensive set of provisions.

Moreover, as regards Article 45 per se, an in-depth revision of the relevant GIP is needed to address several identified deficiencies of the current promotions system, including those recognised in the conclusions of the latest plenary meeting of the Joint Promotions Committee.

Lastly, we strongly insist upon the need for harmonisation in the implementation of these GIPs across all the European institutions in order to:

• ensure equal opportunities and career prospects across the European civil service;

• prevent a type of mobility between the institutions which is solely based on the perception of more advantageous and/or more lenient working conditions and career prospects.

Humour grinçant

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