AGENCES EXECUTIVES : La mobilisation du 6 juin a été un
grand succès mais notre action doit continuer
AGENCES EXECUTIVES : La mobilisation du 6 juin a été un grand succès
mais notre action doit continuer
Après les deux rassemblements unitaires qui ont eu lieu au Covent Garden,
place Rogier, les 13 décembre 2022 et 31 janvier 2023, le rassemblement tant
attendu au Berlaymont a enfin eu lieu le 6 juin 2023. C’est le résultat d’un
travail de longue haleine qui a été accompagné dans la dernière ligne
droite par des visites sur les lieux de travail dans toutes les agences, de
nombreuses discussions ont été nécessaires pour mobiliser les collègues sur
des revendications concrètes. L’appel lancé par le Front Commun de maniéré
unitaire à cette manifestation a été suivi par le soutien actif des
représentants des comités du personnel des agences exécutives.
C’est un succès de plusieurs points de vue. Non seulement par le nombre
de collègues présents, environ 450 collègues, mais surtout parce que la
mobilisation a mis l’accent sur les véritables questions qui touchent aux
conditions de travail et de bien-être du personnel. Lors du rassemblement au
Berlaymont, une délégation syndicale a remis au membre du cabinet Hahn un
dossier avec une lettre adressée au Commissaire Hahn avec nos principales
revendications.
Tout d’abord nous insistons sur une réforme de la gouvernance du dialogue
social des agences. Le déménagement forcé au bâtiment du North light a
révélé les défaillances d’un système où les responsabilités des principaux
décideurs (les directeurs des agences exécutives, les directeurs généraux
des DG de tutelle, l’OIB) ne sont pas clairement établies au point de se
demander qui est enfin de compte responsable de l’action en question et de
l’utilisation des deniers publics. Si la base juridique n’est pas claire,
comment peut-on dépenser l’argent communautaire et en rendre compte à
l’autorité budgétaire, et donc aux contribuables européens ? Ainsi,
l’opération a été conduite par l’OIB dans des conditions d’opacité
financière et sans une véritable consultation du personnel concerné. Les
représentants du personnel ont constamment exprimé leur mécontentement sur
ce déménagement que nous avons toujours dénoncé comme une opération
politique sans une véritable justification économique ni même
environnementale, ainsi que sur son corollaire direct – le Dynamic
Collaborative Space ou DCS – dont le but affiché n’est pas le bien-être au
travail mais des économies budgétaires à court terme. Pour éviter toute
résistance, l’OIB accélère le déménagement pour les trois agences concernées
dont au moins deux se trouvent dans un état d’impréparation face à des
échéances aussi courtes. Il est donc essentiel que le dialogue social
implique dorénavant tous les acteurs concernés, donc y compris la DG HR et
les directions générales de tutelle.
En deuxième lieu, la sauvegarde de l’emploi. C’est un dossier qui
concerne toutes les agences même si une seule est aujourd’hui concernée.
Dans cette seule agence, EISMEIA, 13 agents ont été réaffectés à la DG de
tutelle suite à un rapport de l’IAS et 90 postes de travail sont menacés de
suppression d’ici 2027, donc au total près d’un tiers des emplois sur un
effectif total de 350 agents. Cette situation est inacceptable d’autant plus
que cette agence fait face à une charge de travail accrue et un budget
important (dont le programme phare ‘European Innovation Council » doté de 10
milliards d’euros) qui devra être géré avec moins d’effectifs. D’où le
stress et le malaise des agents qui s’interrogent sur leur avenir. Des
solutions doivent être trouvées dans le cadre du dialogue social pour qu’il
n’y ait pas de suppressions nettes d’emplois, notamment à travers la
mobilité inter-agences mais aussi avec les DG de tutelle. Ceci est
d’ailleurs dans l’intérêt de la Commission qui pourra ainsi bénéficier d’un
personnel qualifié à l’intérieur des services. En même temps, les collègues
transférés, certes sur base volontaire, à la DG RTD devront bénéficier de
conditions plus favorables en termes de statut et de droits.
Enfin, de manière connexe, l’évolution des carrières. A l’heure actuelle,
ces possibilités sont très limitées dans la mesure où les taux de
reclassification sont très faibles – par exemple, un agent contractuel GFII
doit attendre 8 ans pour accéder à un poste GF III. En outre, les agents
contractuels et temporaires n’ont pas accès aux concours internes de la
Commission. Là aussi, il nous faudra examiner et proposer une palette de
solutions viables – dont la possibilité de passer des concours internes sur
la base de critères objectifs- pour répondre aux aspirations légitimes du
personnel concerné dans les agences exécutives.
C’est donc une négociation globale sur les conditions de travail et de
bien être à laquelle nous souhaitons prendre part dans le cadre d’un
dialogue social réel et constructif, qui implique l’ensemble des acteurs, y
compris la DG HR et les DG de tutelle. Car en nous battant pour les droits
des collègues des agences exécutives, nous défendons en même temps
l’ensemble de la fonction publique européenne et son avenir.
EXECUTIVE AGENCIES : The 6 June mobilisation was a great success, but
our action must continue.
After two unified rallies in Covent Garden, Place Rogier, on 13 December
2022 and 31 January 2023, the long-awaited Berlaymont rally finally took
place on 6 June 2023. This was the result of a lot of hard
work, accompanied in the home stretch by visits to workplaces in all
branches and numerous discussions to mobilise colleagues around concrete
demands. The Common Front's united call for this demonstration was actively
supported by the representatives of the staff committees of the executive
agencies.
It was a success in many ways. Not only because of the number of
colleagues present, around 450, but above all because the mobilisation
focused on the real issues affecting working conditions and staff welfare.
During the rally at the Berlaymont building, a trade union delegation handed
the member of Hahn's cabinet a file containing a letter to Commissioner Hahn
with our main demands.
Firstly, we insist on a reform of the governance of the social dialogue
in the agencies. The forced move to the North Light building has highlighted
the shortcomings of a system in which the responsibilities of the main
decision-makers (the directors of the executive agencies, the directors
general of the supervisory DGs, the OIB) are not clearly defined, to the
point of asking who is ultimately responsible for the action in question and
for the use of public money. If the legal basis is unclear, how can
Community money be spent and be accountable to the budgetary authority and
therefore to the European taxpayer? The operation was carried out by the OIB
in conditions of financial opacity and without any real consultation of the
staff concerned. The staff representatives have consistently expressed their
dissatisfaction with this move, which we have always denounced as a
political operation with no real economic or even environmental
justification, as well as with its direct consequence - the Dynamic
Collaborative Space or DCS - whose declared aim is not well-being at work
but short-term budgetary savings. In order to avoid any resistance, the OIB
is speeding up the process for the three sectors concerned, at least two of
which are unprepared for such short deadlines. It is therefore essential
that the social dialogue now involves all the actors concerned, including DG
HR and the supervisory DGs.
Secondly, job security. This is an issue that concerns all agencies, even
if only one is currently affected. In this one agency alone, EISMEIA, 13
staff have been transferred to the parent DG following an IAS report and 90
jobs are at risk of being lost by 2027, i.e. almost a third of the total
staff of 350. This is an unacceptable situation, especially as the agency
faces an increased workload and a large budget (including the flagship €10
billion European Innovation Council programme) to manage with fewer staff.
Hence the stress and anxiety among staff wondering about their future.
Solutions need to be found in the framework of the social dialogue to ensure
that there are no net job losses, in particular through inter-agency
mobility, but also with the supervisory DGs. This is also in the interest of
the Commission, which will benefit from qualified staff in its services. At
the same time, colleagues who are transferred to DG RTD, albeit on a
voluntary basis, should benefit from more favourable conditions in terms of
status and rights.
Finally, career development. At present, these opportunities are very
limited, as the reclassification rates are very low - for example, a GFII
contract agent has to wait 8 years to be promoted to a GF III post. In
addition, contract and temporary agents do not have access to the
Commission's internal competitions. Here too, we need to examine and propose
a range of viable solutions - including the possibility of internal
competitions based on objective criteria - to meet the legitimate
aspirations of the staff concerned in the executive agencies.
We therefore want to participate in comprehensive negotiations on working
conditions and welfare as part of a real and constructive social dialogue
involving all stakeholders, including DG Personnel and the supervising DGs.
We are also defending the entire European civil service and its future by
fighting for the rights of our colleagues in the executive agencies.
15/06/2023
Demande de dialogue social suite à la mobilisation de juin
2023.
Frontex
To the attention of Mr H. Leijtens concerning the current situation at
Frontex agency
Dear Mr Leijtens,
U4U is a trade union of EU civil servants that is active both in the
institutions and in the agencies. We count among our members a substantial
number of staff from Frontex.
First of all, we would like to congratulate you for your recent appointment
as Executive Director of one of the EU’s biggest agencies with an important and
complex mandate. We understand that the appointment takes place in difficult
times for Frontex due to logistical challenges and due public scrutiny and
criticism in the media. We would like to assure of our support in executing your
mandate.
We regularly receive feedback from our members that seems to indicate that
there is room for improvement in relation to the HR management at the agency.
With a view to present ourselves and to discuss HR policy issues raised by our
members, we would like to suggest to organize a meeting at your best convenience.
Looking forward to your positive response,
We remain,
Sincerely yours,
Georges Vlandas, President - Gregor Schneider, Vice-President
10-03-2023
La dégradation des conditions de travail dans les agences
exécutives : une mobilisation est nécessaire
La dégradation des conditions de travail
dans les agences exécutives : une mobilisation est nécessaire
Les Agences exécutives de la Commission européenne sont au nombre de six.
Elles représentent un nombre de personnel en constante progression, pour
atteindre aujourd’hui 3.300 employés.
Depuis le début de leur existence, elles ont pu démontrer à chaque
nouveau cadre financier pluri-annuel leur très grande agilité et
adaptabilité, tant structurelle qu’au niveau de leur personnel. Démontrant
leur très grande valeur ajouté et efficacité dans la gestion des programmes,
à chaque nouveau programme cadre, elles ont reçu des délégations
additionnelles. Ceci étant, ces nouvelles délégations n’ont pas été toujours
accompagnées de mesures permettant l’équité de traitement avec les
Directions Générales, voir même entre les agences elles-mêmes.
Il en découle 4 enjeux spécifiques pour le personnel des Agences
exécutives :
1. L’enjeu récurrent et permanent pour leur personnel a toujours tourné
autour de la progression très limitée dans la carrière ;
2. Le second enjeu concerne la faiblesse des possibilités de mobilité ;
3. En troisième lieu le personnel des Agences ne connaît pas
d’opportunité pour accéder à des promotions plus élevées au niveau
statutaire ;
4. En dernier lieu, l’exclusion de leurs agents des concours internes et
autres programmes lies á la progression de carrière (certification).
Ces questions ont été évoquées dans le cadre du dialogue social de la
Commission européenne auquel les comités du personnel des agences et
l’ensemble des syndicats sont invités que depuis cette année 2022. Mais
elles ont déjà été largement discutées dans le cadre du dialogue social
établi depuis janvier 2019 entre les directeurs des agences et les
organisations de représentation syndicale OSP.
De plus, depuis deux ans, avec la mise en place du dernier cadre
financier pluri-annuel et les réformes des programmes qui en ont découlé, la
vie professionnelle du personnel a été profondément impactée. Les conditions
de travail des collègues des Agences exécutives n’ont cessé de se détériorer
et le charge de travail d’augmenter sans commune mesure avec les ressources
allouées.
Une situation que U4U, comme d’autres organisations syndicales, n’a eu de
cesse de dénoncer. Mais aujourd’hui nous assistons à une accumulation sans
précédent et inacceptable de décisions détériorant de façon très alarmante
les conditions de travail des collègues des Agences.
En particulier :
1/ Une diminution des postes, qui peut atteindre pour certaines agences
comme EISMEA 20% d’équivalent temps plein alors que les budgets à gérer sont
toujours plus importants.
En effet, l’agence EISMEA, connaîtra une perte de personnel de 83
équivalents temps pleins d’ici à 2027 (331 ETPs) sur 408 ETPs en 2022.
Cette compression de personnel est historique et elle a des conséquences
très importantes sur la charge de travail des équipes tout autant que pour
les possibilités de mobilité et de progressions dans les carrières (système
de promotion) au sein de cette agence.
2/ S’ajoute à cela un plan de déménagement forcé par l’OIB des locaux
actuellement occupés Covent Garden place Rogier à Bruxelles pour trois des
quatre agences EISMEA, REA, HaDEA, ERCEA (+/- 2.500 collègues) dans le
bâtiment North Light à la Gare du Nord. Cela alors que les directeurs des
trois agences concernées ont proposé un plan alternatif, plus ambitieux en
termes de compression des mètres carrés que celui de l’OIB, en demandant à
rester à Covent Garden. Cette proposition a été défendue en CPPT et en
dialogue social à la Commission. Elle est soutenue par les comités du
personnel, les syndicats, et les DG de tutelles. Les comités du personnel
des Agences ont lancé une pétition pour demander à l’OIB et la Commission
d’écouter cette demande. Plus de deux tiers des agents des agences ont signé
cette pétition.
Malgré toutes ces propositions et demandes de conciliation, l’ensemble a
été écarté d'un revers de la main par l’OIB. Cette dernière n’écoute pas, ne
prend pas au sérieux les arguments et chiffres avancés, impose et passe en
force, avec l’aval de la Commission.
3/ On doit aussi mentionner la non réouverture de la cantine très
populaire dans le bâtiment de Convent Garden. Fermée depuis la COVID, elle
est essentielle pour la qualité de vie au travail des collègues qui
reviennent en nombre dans le bâtiment du fait de l’augmentation vertigineuse
du prix de l’énergie. Elle est tout aussi importante pour le bon
fonctionnement du travail des agences avec l’accueil dans les meilleures
conditions des très nombreux experts qui viennent faire leur travail
d’évaluation. Le prix d’un déjeuner décent et équilibré dépasse aujourd’hui
20€ autour de la place Rogier, alors que beaucoup de commerces ont fermé
suite à la crise. La centaine d’experts pour les évaluations qui se rendent
tous les mois dans les bâtiments ne peuvent pas non plus manger en un temps
restreint et à des prix abordables. Ils sont dérangés et ralentis dans leur
travail ; l’efficacité du travail des agences est mise en danger.
Tout cela alors que les comités du personnel, le comité conjoint du
personnel, le CPPT et les directeurs ont demandé à de multiples occasions la
réouverture de cette cantine.
4/ La demande d'une contribution mensuelle fixe (somme forfaitaire) pour
couvrir une partie des coûts encourus pour le télétravail est actuellement
reportée par l'administration.
Cette option est prévue à l'article 13 de la décision de la Commission
relative au régime de travail hybride. Le personnel des Agences exécutives
est composé de CA et de TA dont la rémunération est significativement
inférieure à celle de la Commission. Ainsi, la décision d'autoriser le
montant forfaitaire prévu devient une question urgente. Il convient de noter
qu'une telle somme forfaitaire mensuelle de 50 euros existe au Parlement
européen.
5/ En raison des réductions budgétaires, nous assistons à une volonté du
management de limiter ces CCP- malgré le droit du personnel garanti par le
statut et les GIPs. Si le raisonnement du management peut être aussi lié à
un meilleur fonctionnement des Agences exécutives, un tel gain ne doit
jamais se faire au détriment de la santé et du bien-être du personnel.
6/ Finalement ce sont les nouvelles stratégies des ressources humaines
qui n’ont cessé d’amenuiser les droits des travailleurs des agences à
évoluer dans leur carrière plus rapidement et à imposer l’arrivée des
collègues des services centraux.
Une telle stratégie RH inter-agences est actuellement en cours
d'élaboration. Bien qu'elle ait été conçue dans l'idée d'être innovante et
de traiter les droits du personnel des Agences exécutives (75% de CA et 25%
de TA), elle est constamment paralysée par l'imposition de dispositions et
de règles censées s'appliquer au personnel détaché de la Commission. Ainsi,
une stratégie RH spécifique est nécessaire compte tenu du développement
constant des Agences exécutives et de leur personnel très performant.
Compte tenu de tous les efforts qui ont été faits par l’ensemble du
personnel, leurs représentants dans les comités du personnel, par les
organisations syndicales, mais aussi par les directeurs des agences
exécutives, et la tendance générale systématique de ne pas les écouter et
d’imposer des coupes budgétaires avec des effets dramatiques sur les
conditions du travail des personnels des agences, nous travaillons avec
d’autres syndicats, à l’organisation d’une riposte unitaire. Nous y
reviendrons.
Deteriorating working conditions in
executive agencies: mobilisation is needed
There are six executive agencies of the European Commission. They
represent a steadily growing number of staff, now totalling 3,300 employees.
Since the beginning of their existence, they have been able to
demonstrate with each new multi-annual financial framework their great
agility and adaptability, both structurally and in terms of their staff.
Demonstrating their high added value and efficiency in programme management,
with each new framework programme they have received additional delegations.
However, these new delegations have not always been accompanied by measures
to ensure equal treatment with the Directorates General, or even between the
agencies themselves.
This raises 4 specific issues for the staff of the Executive Agencies:
1. The recurrent and permanent issue for their staff has always been the
very limited career progression;
2. The second issue is the lack of mobility opportunities;
3. Thirdly, the staff of the Agencies do not have the opportunity to
access higher promotions at the statutory level;
4. Finally, the exclusion of their staff from internal competitions and
other career development programmes (certification).
These issues have been raised in the framework of the European
Commission's social dialogue, to which the agencies' staff committees and
all the trade unions have been invited since this year 2022. However, they
have already been discussed at length in the framework of the social
dialogue established since January 2019 between the directors of the
agencies and the trade union representation organisations.
Moreover, over the last two years, with the introduction of the last
multi-annual financial framework and the resulting programme reforms, the
working lives of staff have been profoundly affected. The working conditions
of colleagues in the Executive Agencies have continued to deteriorate and
the workload has increased disproportionately to the resources allocated.
A situation that U4U, like other trade unions, has never ceased to
denounce. But today we are witnessing an unprecedented and unacceptable
accumulation of decisions that are deteriorating in a very alarming way the
working conditions of colleagues in the Agencies.
In particular:
1/ A reduction in posts, which for some agencies such as EISMEA can
amount to 20% of the full-time equivalent, while the budgets to be managed
are ever larger.
The EISMEA agency will lose 83 full-time equivalents (FTEs) by 2027 (331
FTEs) out of 408 FTEs in 2022.
This is a historic downsizing, which has a very significant impact on the
workload of the teams as well as on the possibilities for mobility and
career progression (promotion system) within the agency.
2/ In addition, the OIB is planning to force three of the four agencies (EISMEA,
REA, HaDEA, ERCEA) to move from their current premises at Covent Garden,
Place Rogier in Brussels (+/- 2,500 colleagues) to the North Light building
at the Gare du Nord. This is despite the fact that the directors of the
three agencies concerned have proposed an alternative plan, more ambitious
in terms of compression of square metres than that of the OIB, asking to
remain in Covent Garden. This proposal was defended in the CPPT and in
social dialogue at the Commission. It is supported by the staff committees,
the unions and the parent DGs. The Agencies' staff committees have launched
a petition to ask the OIB and the Commission to listen to this request. More
than two thirds of the staff in the Agencies have signed the petition.
Despite all these proposals and requests for conciliation, the whole
thing was dismissed out of hand by the OIB. The OIB does not listen, does
not take seriously the arguments and figures put forward, imposes and forces
its way through, with the Commission's approval.
3/ Mention should also be made of the non-reopening of the very popular
canteen in the Convent Garden building. Closed since the COVID, it is
essential for the quality of working life of colleagues who are returning to
the building in large numbers because of the sharp rise in energy prices. It
is equally important for the proper functioning of the agencies' work, with
the reception in the best conditions of the many experts who come to do
their evaluation work. The price of a decent and balanced lunch is now more
than €20 around Rogier Square, while many shops have closed due to the
crisis. The hundred or so valuation experts who visit the buildings every
month cannot eat in a short time and at affordable prices either. They are
disturbed and slowed down in their work; the efficiency of the agencies'
work is endangered.
All this despite the fact that the staff committees, the joint staff
committee, the CPPT and the directors have repeatedly called for the
reopening of this canteen.
4/ The request for a fixed monthly contribution (lump sum) to cover part
of the costs incurred for telework is currently being postponed by the
administration.
This option is provided for in Article 13 of the Commission's decision on
the hybrid working arrangements. The staff of the Executive Agencies is
composed of CAs and TAs whose remuneration is significantly lower than that
of the Commission. Thus, the decision to authorise the lump sum foreseen
becomes an urgent matter. It should be noted that such a monthly lump sum of
50 euros exists in the European Parliament.
5/ Because of budget cuts, we are witnessing a desire on the part of
management to limit these PCCs - despite the rights of staff guaranteed by
the Staff Regulations and the GIPs. While management's reasoning may also be
linked to a better functioning of the Executive Agencies, such a gain should
never be at the expense of the health and well-being of staff.
6/ Finally, it is the new human resources strategies that have been
steadily eroding the rights of agency workers to progress in their careers
more quickly and to impose the arrival of colleagues from central services.
Such an inter-agency HR strategy is currently being developed. Although
it was conceived with the idea of being innovative and addressing the rights
of the staff of the Executive Agencies (75% CA and 25% TA), it is constantly
hamstrung by the imposition of provisions and rules that are supposed to
apply to the seconded staff of the Commission. Thus, a specific HR strategy
is needed in view of the constant development of the Executive Agencies and
their high-performing staff.
Given all the efforts that have been made by all the staff, their
representatives in the staff committees, by the trade unions, but also by
the directors of the executive agencies, and the general systematic tendency
not to listen to them and to impose budget cuts with dramatic effects on the
working conditions of the staff of the agencies, we are working with other
trade unions on the organisation of a unitary response. We will come back to
this.
Keynote speech for the General Meeting
of Staff of Regulatory Agencies on 5/03/2021
Good afternoon, Dear colleagues,
This general meeting is organized by U4U, one of European Civil Service trade
unions
Sharing the platform with me today are:
Gregor Schneider from EUIPO
Fabrice Andreone from the European Commission
Eric Sivel from EASA
Stavros Chatzipanagiotou from F4E
Paul Wouters from F4E
Our organization is aware of the difficulties faced by colleagues in many
different agencies. That’s why U4U has written to the president of European
Commission MS von der Leyen, who is responsible for the supervision of the
decentralized or regulatory agencies. We note that the Commission’s services
have already been alerted to the situation there in various meetings.
In the letter to the Commission President, which was published in our
newspaper The Link, we underline that:
the irregularities and practices reported in the
press which have been brought to our attention, for instance in the case of
Frontex;
the mismanagement which not only affects Frontex but
also other agencies too.
the lack of control within the agencies, which is not
a new issue
the weakness of social dialogue
the absence of regulatory instruments such as
investigative or mediation bodies.
We know that the Commission is now preparing an answer. So it is the moment
to push our case. That's why we have proposed this meeting.
Together we must, in the context of the difficulties faced by colleagues from
several agencies, but also of the adoption of the new 7 year European budget,
insist on obtaining improvements to a number of our demands, including the
following:
We wish to see a rapid and significant improvement in
Social dialogue in agencies, collective bargaining between agencies management
and their staff.
The issue of Commission supervision of Agencies and
the presence of its representatives on the agencies' management boards:
This supervision needs to be improved both at the management board level and
also in the supervision of the application of the statutory regulations.
Human resources issues: recruitment, careers,
mobility towards the institutions, European schools, social aspects etc. :
We want to see improvements in all these aspects. There is already evidence of
good practice such as that in the EUIPO agency.
Issues relating to investigative bodies (IDOC, OLAF)
and mediation bodies : We wish to see either agreements with the Commission
regulatory bodies (OLAF, IDOC, Mediator) or specific common services for all
the agencies.
The improvement of human resources management rules,
e.g. on professional incompetence or evaluation: We want to see established a
rule on these matters as we are attempting to do in the F4E agency.
Finally, we need to assess the consequences of the
2.5 billion euro cuts in the human resources budget: in some agencies,
promotions have been cancelled for two years and school allowances have also
been reduced: We demand that these financial benefits be maintained; we also
demand that an improved social dialogue on this subject.
After this “prolegomena” or extended introduction, I propose that we start
the discussion. So, please feel free to come forward with your contributions,
questions, and suggestions. My colleagues will help us to understand the main
issues more clearly. In the end, we have to adopt a clear message to send to
those in the positions of responsibility within our organizations.
Our organisation is aware of the difficulties faced by staff in the various
agencies, which are not only individual but also structural.
Following a general meeting of agency staff, we drew up 6 guidelines (see
above), which we sent to the President of the European
Commission, Ms von der Leyen, on 13.03.2021.
Since then, U4U has also drawn the bad social climate in the agencies to the
attention of the Commission services, including the Secretary General, on
several occasions.
In view of the difficulties encountered, U4U is pressing for improvements in
a number of areas. Together we must insist that such improvements are made
quickly, including at least the demands in attachment.
Finally, after years of effort, there are changes in the Commission's policy.
The directors of the agencies and the Commission's representatives on their
boards will be brought together to receive instructions on the need to ensure
better compliance with the legal rules and to promote social dialogue.
Similarly, the Coordinating Assembly of Staff Committees of Regulatory
Agencies (AASC, in which U4U is actively involved) has been restructured and is
in regular contact with the Agency Directors' Coordination Secretariat. This is
another way of improving the situation within the agencies.
26/05/2023
Irrégularités et mauvaises pratiques
aux Agences de régulation
EU Regulatory Agencies: U4U letter to the President of the Commission Mrs
Ursula von der Leyen. U4U expresses its concern about the deteriorating situation in the
agencies. This has been echoed in the European press in several countries. The
agencies help shape and implement EU policies. Located in the EU countries, they
provide local public visibility. For the same reason, they pose a reputational
risk to the EU in case of malfunctioning.
Version FR ci-dessous
For the attention of the President of the Commission, Ms Ursula von der
Leyen
Dear President,
Dear Ms von der Leyen,
We would like to share with you our concerns about the Regulatory Agency
FRONTEX. In an article published on 21 January 2021, Politico reports
mismanagement and irregularities in FRONTEX ("EU border force plagued by
chaotic recruitment, COVID outbreaks and an investigation by anti fraud watchdog").
Other articles followed in the European press (DER SPIEGEL 05/02: Scandals
Plunge Europe's Border Agency into Turmoil).
U4U, a European trade union, maintains close links with the European
Regulatory Agencies. We are represented and involved in social dialogue in many
of these agencies, either through staff committees or in our trade union
capacity. We are also directly contacted by the agencies’ staff.
Many of the irregularities and practices reported in the press have been
brought to our attention by Frontex staff. What has been reported to us seems to
confirm the facts published in the press. We have tried to intervene through
Frontex staff representatives. We are concerned by the fact that the internal
problems of Frontex give a despicable image of the EU action at a time when the
EU could do much better avoiding further controversy about its effectiveness.
Even if only from a communication point of view, this episode is regrettable and
must be urgently remedied.
Mismanagement do not only affect Frontex, but other agencies too.
Commission’s services have been alerted. Main problems are related to the lack
of mediation bodies and insufficient social dialogue. On the latter subject, the
control carried out by the Commission is purely formal: Commission’s services
ask the directors of the agencies to simply state that the committees have been
consulted, without examining whether the social dialogue has been carried out
effectively and without consulting and acknowledging its content.
The authoritarian practices of a significant number of Regulatory Agencies
are damaging the reputation and the public image of the European Administration.
For instance, did the Cologne agency (EASA) consult the Commission’s services
before dismissing British colleagues? This practice is opposed to the
commitments adopted by the three main institutions to keep our British
colleagues in office, save in a few exceptions. Likewise, the irregularities
noticed in recruitment procedures request more effective control mechanisms to
avoid a negative impact on the image of the European Administration.
Lack of control within the agencies is not a new issue. In 2012, following an
in-depth review, the Commission adopted a reform of the agencies' governance
structure. This reform has not achieved all its objectives, given the recent
reports of mismanagement. New and more effective control measures are needed. To
mention a few: an enhanced representation of the Commission in the boards of the
agencies, an increase of the influence of DG HR, a common policy against
conflicts of interest linked to exchanges of posts between the board and the
management of the agencies, the competence of the IDOC (Investigation and
Disciplinary Office of the Commission) to investigate also the agencies, an
improved human resources management policy, a enhanced social dialogue, etc.
The EU's decentralised agencies help shape and implement EU policies. Located
in the Member States, they increase the EU local public visibility. For this
very reason, they could entail a reputational risk for the EU in case of
mismanagement.
The EU should act promptly to solve the problems we have just mentioned. We
would like to bring our experience and ideas to help reassess the governance of
the decentralised agencies and to establish an early warning mechanism in case
of mismanagement.
We look forward to your reply.
Yours sincerely,
Georges Vlandas
Gregor Schneider
President
Vice-president Regulatory Agencies
Lettre à l’attention de la Présidente de la
Commission, Madame Ursula von der Leyen
Madame la Présidente,
Nous souhaitons vous faire part de nos préoccupations concernant l’agence de
régulation FRONTEX. Dans un article du 21 janvier 2021, Politico fait état de
mauvaise administration et d'irrégularités avec l'agence FRONTEX ("La force
frontalière de l'UE est en proie à un recrutement chaotique, à des épidémies de
COVID et à une enquête du chien de garde anti-fraude"). D’autres articles se
sont succédés dans la presse européenne (DER
SPIEGEL 05/02 : Scandals Plunge Europe's Border Agency into Turmoil.)
U4U, syndicat européen, entretient des liens étroits avec les agences
européennes de régulation. Nous sommes représentés et impliqués dans le dialogue
social dans nombre de ces agences, par l'intermédiaire des comités du personnel
ou à titre syndical. Nous sommes aussi directement contactés par le personnel de
ces Agences.
Nombre des irrégularités et pratiques signalées dans la presse ont été
portées à notre attention par des membres du personnel de Frontex. Ce qui nous a
été rapporté semble conforter les faits publiés par la presse. Nous avons tenté
d'intervenir par l'intermédiaire des représentants du personnel de Frontex. Nous
sommes inquiets car les problèmes internes de Frontex donnent une image
détestable de l’action de l’UE à un moment où l’UE pourrait se passer d’une
polémique supplémentaire sur son efficacité. Sur le strict plan de la
communication, cet épisode est regrettable et il est urgent d’y remédier.
Les dysfonctionnements ne concernent pas que Frontex. D’autres agences ont
aussi des problèmes. Nous avons alerté vos services à ce sujet. Les principaux
problèmes renvoient à l’absence d’organes de médiation, une faiblesse des
mécanismes de contrôle et à l’insuffisance de dialogue social. Sur ce dernier
sujet, le contrôle effectué par la Commission est plutôt formel, les services
demandant aux directeurs des agences d’affirmer simplement que les comités ont
été consultés, sans examiner si le dialogue social a été mené de façon effective
et sans prendre connaissance de son contenu.
Les pratiques autoritaires d’un nombre significatif d’agences de régulation
nuisent à la réputation de l'administration européenne et à son image. Ainsi,
l’agence de Cologne a-t-elle consulté les services de la Commission avant de
licencier les collègues britanniques ? Et ce, contrairement aux engagements des
trois principales institutions de les garder en poste, sauf exception. De même,
les irrégularités perçues dans des procédures de recrutement risquent de mettre
en danger l’expertise et le bon fonctionnement de ces agences et appellent des
mécanismes de contrôle plus efficaces, pour éviter une répercussion négative sur
l’image de l'administration européenne.
Le manque de contrôle au sein des agences n'est pas un sujet nouveau. En
2012, à la suite d'un examen approfondi, la Commission a adopté une réforme de
la structure de gouvernance des agences. Cette réforme n'a pas atteint tous ses
objectifs, au vu des échos de mauvaise administration qui remontent. De
nouvelles mesures de contrôle plus efficaces sont nécessaires. Que ce soient une
meilleure représentation de la Commission aux conseils d'administration des
agences, un accroissement de l'influence de la DG RH, une politique commune
contre les conflits d’intérêt liés aux nominations, la compétence de l'IDOC pour
enquêter au sein des agences, une meilleure politique de gestion des ressources
humaines, un meilleur dialogue social…
Les agences décentralisées de l'UE contribuent à façonner les politiques de
l'Union et à les mettre en œuvre. Situées dans les États membres, elles donnent
à l’UE une visibilité publique de proximité. Pour la même raison, elles
constituent un risque de réputation pour l'UE en cas de dysfonctionnement.
L’UE devrait agir rapidement pour remédier aux problèmes que nous venons
d’évoquer. Nous aimerions amener notre expérience et nos idées pour aider à
réévaluer la gouvernance des agences décentralisées et pour établir un mécanisme
d'alerte rapide en cas de dysfonctionnement.
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire en l’expression de ma
très haute considération.
Georges Vlandas
Président
07/02/2021
Réponse de la DG HR
NOTE A L'ATTENTION DE M. GEORGES VLANDAS
PRESIDENT U4U,
Objet : La situation des agences décentralisées de l'UE
Merci pour votre courrier du 8 février 2021 concernant la situation des
agences décentralisées de l'UE.
La Présidente von der Leyen m'a demandé de répondre en son nom. Je tiens à
vous assurer que la Commission prend très au sérieux la bonne gouvernance des
agences décentralisées. Toutefois, les agences décentralisées de l'UE sont des
organes autonomes dotés de leur propre personnalité juridique et de leurs
propres autorités de nomination. Elles sont indépendantes de la Commission sur
le plan juridique, financier et dans l'exécution de leurs obligations. En ce qui
concerne la gouvernance des agences décentralisées, la Commission n'a qu'une
influence limitée sur la gouvernance des agences par le biais de son
représentant au sein de leur conseil d'administration. Par conséquent, la
Commission n'est pas en mesure d'intervenir directement dans les questions de
ressources humaines de chaque agence.
Dans votre note, vous faites référence à une réforme de la structure de
gouvernance des agences décentralisées par la Commission en 2012. La réforme de
ces agences a été convenue en 2012 par le Parlement européen, le Conseil et la
Commission sur les agences décentralisées dans l'approche commune (1) qui reste
le cadre politique de l'Union en matière d'agences et définit les principes de
création, de gouvernance et de fonctionnement des agences décentralisées. Depuis
2012, d'importants efforts ont été déployés pour aligner les actes fondateurs
sur l'approche commune et pour assurer également sa mise en œuvre à de nombreux
égards, notamment en ce qui concerne le budget et l'allocation des ressources,
la programmation, la nomination de la direction, le personnel et les règles
d'éthique, la communication et plusieurs autres questions de gouvernance.
Si le Parlement et le Conseil jouent un rôle décisif en tant que législateurs
pour les actes fondateurs des agences, la Commission a mis en place une série
d'instruments et de mesures pour renforcer le cadre de gouvernance et harmoniser
les politiques de ressources humaines des agences décentralisées de l'UE.
Premièrement, dans ses propositions d'actes fondateurs créant de nouvelles
agences ou modifiant des actes fondateurs d'agences, la Commission insiste sur
le fait que les pouvoirs de l'autorité investie du pouvoir de nomination en
vertu du statut sont dévolus au conseil d'administration, qui les délègue au
directeur exécutif et peut donc, dans des circonstances exceptionnelles, exercer
lui-même ces pouvoirs.
Deuxièmement, la Commission rappelle que l'article 110 du statut vise à
harmoniser les règles RH entre les agences, le principe directeur étant
l'application par analogie des règles de la Commission. Dans ce contexte, la
Commission a approuvé des décisions types portant, entre autres, sur
l'engagement du personnel, l'évaluation, la promotion et le reclassement, les
conditions de travail, l'encadrement intermédiaire, le harcèlement et la
dénonciation des dysfonctionnements, a préparé un modèle de politique en matière
de conflits d'intérêts et est sur le point de lancer une décision type sur les
enquêtes administratives et la discipline. La DG RH gère également un service
d'assistance qui répond à plus de 1000 questions par an sur des sujets liés aux
RH et fournit aux agences des services RH standardisés via un accord de niveau
de service, y compris un service d'assistance pour les enquêtes administratives
et la discipline. En outre, la Commission a mis en place une procédure spéciale
pour l'examen des demandes d'autorisation d'activité post-service des directeurs
exécutifs, impliquant le Secrétariat général, le Service juridique et la DG RH.
Troisièmement, le nouveau règlement financier cadre des agences (2) (FFR) a
encore amélioré et harmonisé les règles de gouvernance. Afin de détecter et de
gérer de manière adéquate les risques de conflits d'intérêts réels ou
potentiels, les agences décentralisées doivent adopter des règles relatives à la
prévention et à la gestion des conflits d'intérêts, y compris en ce qui concerne
les membres du conseil d'administration, et publier chaque année la déclaration
d'intérêts des membres du conseil d'administration sur leur site web. Elles
doivent également signaler immédiatement à la Commission les cas de fraude, les
irrégularités financières et les enquêtes. Le programme de travail annuel de
l'agence doit contenir une stratégie anti-fraude. Toutes les agences
décentralisées ont adapté leurs règles financières au FFR en 2019 et 2020, sans
s'écarter du cadre de gouvernance et de performance qui y est défini.
Ce cadre est complété par la communication de la Commission sur le
renforcement de la gouvernance des organes de l'Union et sur les orientations
relatives au document unique de programmation et au rapport annuel d'activité
consolidé (3), qui soutient davantage la planification et les rapports
harmonisés de toutes les agences décentralisées. La Commission contrôlera sa
mise en œuvre par les agences.
Enfin, les agences décentralisées ont leur propre procédure de décharge et
les questions concernant les agences décentralisées de l'UE sont soumises aux
avis que la Commission adopte sur la base de leurs projets de documents de
programmation uniques.
La Commission convient que le dialogue social est important pour la gestion
de toutes les institutions, agences et organes de l'UE. Elle soutient pleinement
un dialogue social de qualité dans toutes les agences, et insiste pour que les
agences consultent systématiquement leurs comités du personnel avant l'adoption
de nouvelles règles d'application des RH. Les commentaires éventuels des comités
du personnel respectifs peuvent être portés à l'attention de la Commission par
l'intermédiaire du groupe de travail permanent chargé de l'adoption des règles
de RH pour les agences.
Comme vous le notez à juste titre, la réputation des agences décentralisées
est - malgré leur autonomie institutionnelle - étroitement liée à celle de la
Commission, et tous les services de la Commission continueront à aider les
agences à améliorer leur gouvernance conformément à leurs actes fondateurs.
(2) Règlement délégué (UE) 2019/715 de la Commission du 18
décembre 2018 portant règlement financier-cadre des organismes créés en vertu du
traité FUE et du traité Euratom et visés à l'article 70 du règlement (UE,
Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil (JO L 122 du 10.5.2019,
p. 1-38).
(3) Communication C(2020)2297 de la Commission sur le
renforcement de la gouvernance des organes de l'Union et sur les orientations
relatives au document unique de programmation et au rapport annuel d'activité
consolidé.
Le dialogue social au sein des agences d’exécution
EN version herebelow
Ce dernier trimestre de 2020 connaît le début d’un dialogue social au sein
des agences exécutives de la Commission qui vont être restructurées et dont le
travail montera très fortement en puissance
Cela devra fournir l’occasion d’un dialogue social portant non seulement sur
la restructuration en cours mais aussi sur la gestion du personnel en terme de
charge de travail (la Commission transfère aux Agences une partie de ses
activités tout en souhaitant réaliser des économies en ressources humaines), et
en terme d’évolution de carrière. Ce dialogue, pour être productif, devra
utiliser toutes les opportunités que le Statut nous fournit, puisque nous
voulons rester à Statut constant.
U4U préconise un certain nombre de mesures en faveur du personnel des agences
exécutives : organisation de mobilités entre agences, entre agences et service
centraux de la Commission, enfin, entre agences et autres services
interinstitutionnels. Cette mobilité est positive à la fois pour les agences
mais aussi pour le personnel qui peut diversifier ses parcours professionnels,
et les enrichir. Par ailleurs, elle permettra aux AC en mobilité dans les
services centraux de la Commission de bénéficier d’un accès, même limité, aux
concours internes prévus pour les AC. Enfin, U4U préconise une augmentation des
taux de promotion (de reclassement) ainsi qu’une voie qui permet aux AC
d’accéder, au terme d’une durée à déterminer, à des positions d’Agent
Temporaire. Nous reviendrons à nouveau sur l’ensemble de nos revendications
ainsi que sur le déroulement du dialogue social.
19/10/2020
Social dialogue in executive agencies
The last quarter of 2020 saw the start of a social dialogue within the
Commission’s executive agencies, which will be restructured and whose work will
rise in strenght.
This should provide an opportunity for a social dialogue covering not only
the ongoing restructuring but also the management of staff in terms of workload
(the Commission transfers part of its activities to the agencies while wishing
to make savings in terms of human resources), and in terms of career development.
This dialogue, in order to be productive, must use all the opportunities
provided by the Staff Regulations, since we want act in the framework of the
current staff regulation.
U4U advocates a number of measures for the staff of executive agencies:
Organisation of mobility between agencies, between agencies and central
Commission departments, and between agencies and other inter institutional
services. This mobility is positive both for the agencies and for staff who can
diversify and enrich their career paths. In addition, it will allow CAs in
mobility within the central services of the Commission to have even limited
access to internal competitions for CAs. Finally, U4U advocates an increase in
promotion rates (reclassification) and a route enabling the CAs to access
temporary staff positions at the end of a period to be determined. We will come
back on all our demands and on the conduct of the social dialogue in a near
future.
En début d’année, les agences de régulation ont
été invitées à contribuer à un projet de décision visant à établir une base
juridique pour mener des enquêtes administratives en leur sein : la
"décision portant dispositions générales d'exécution
relatives à la conduite des enquêtes administratives et des procédures
disciplinaires".
Un projet de texte a été diffusé pour consultation aux comités locaux du
personnel des agences de régulation. A cette occasion, dans les agences où
notre organisation est présente au Comité du personnel, U4U a pu apporter
des commentaires et des suggestions substantielles visant à mieux protéger
le personnel visé par ces enquêtes.
En particulier, U4U a tenu à :
limiter le caractère intrusif de certaines
techniques d'enquête ;
limiter les pouvoirs que pourraient s’arroger
certains enquêteurs ;
assurer que les enquêtes ne soient pas menées par
des personnes travaillant dans la même agence que les personnes faisant
l'objet de l'enquête, sous l’autorité de la ligne de management.
Pour U4U, la conduite des enquêtes doit être menée par des personnes
formées à celles-ci et indépendantes du management de l’agence. C’est une
question de respect des droits fondamentaux de la défense. Une question
d’impartialité et de garantie d’indépendance.
Les départements ressources humaines des agences n’ont pas vocation à
mener ce type d’enquêtes et cela n’est pas souhaitable puisqu’ils ne
sauraient garantir leur neutralité.
Pourtant, les agences réfléchissent à mettre en place leur propre
structure pour faire face aux enquêtes administratives. Mais le volume
d’enquêtes à mener est-il suffisant pour justifier la création d'une telle
structure ? Est-il possible de constituer une équipe suffisamment
indépendante dans des agences dont les effectifs ne dépassent pas quelques
centaines de personnes ? Où tout le monde se connaît et a déjà travaillé
ensemble ? Pourquoi ne pas mutualiser plutôt des structures existantes, déjà
compétentes au regard du droit et des procédures, et très expérimentées ?
Les agences ont besoin d'un renforcement opérationnel, d'une flexibilité
pour atteindre leurs objectifs et d'un soutien des structures déjà
existantes.
Pour U4U, il existe déjà deux structures disponibles, aptes et
compétentes dans la conduite des enquêtes administratives et des procédures
disciplinaires :
1 : L’OLAF. L’Office de Lutte Anti-Fraude dispose d'un système étendu de
garanties procédurales, d'enquêteurs formés, d'outils et de capacités
opérationnels et de pouvoirs d'agir légalement dans tous les organismes
décentralisés en cas de suspicion de fraude, indépendamment de la volonté de
l'agence de coopérer ou non. Le champ de compétence et d’action d’un pouvoir
d’enquête est ici une dimension clé.
2. L’IDOC. L'Office d'investigation et de discipline de la Commission (IDOC)
peut quant à lui mener les enquêtes et conduire des auditions en matière de
procédures disciplinaires, etc. Il dispose d’une grande expérience en
matière d'investigation, un personnel formé, une structure solide et une
capacité opérationnelle pour agir dans toutes les agences décentralisées.
C'est déjà le cas pour les agences exécutives par exemple, l’accord passé
entre les agences et l’IDOC fonctionne parfaitement.
L'OLAF a conclu un protocole d'accord avec l'IDOC sur le partage des
dossiers pour éviter les doubles emplois. Lorsque l'OLAF considère qu'un cas
relève du champ d'application de l'IDOC, un échange clair a lieu et l'IDOC
poursuit les enquêtes administratives.
Pour U4U, ces pistes sont à explorer, d’autant qu’elles garantissent
aussi un traitement harmonisé au sein de la famille institutionnelle et
qu’en matière de droit de la défense, c’est fondamental.
En ce qui concerne le contenu du projet de décision "portant dispositions
générales d'exécution relatives à la conduite des enquêtes administratives
et des procédures disciplinaires", U4U a mis en évidence des sujets de
préoccupation dans les 26 premiers articles de la décision, qui traitent des
enquêtes administratives :
La Charte des droits fondamentaux de l'UE semble
avoir été profondément oubliée tant dans les attendus que dans les
articles du texte. Pour un texte destiné à instruire des personnes sans
aucune expérience dans la conduite d'enquêtes administratives, cela est
surprenant. Par exemple, le principe de la présomption d'innocence, ses
implications et ses limites, sont absents du texte.
Le "Devoir de loyauté" (envers l'Agence) ne fait
pas l’objet d’une définition claire et aucune limite n’est fixée : cela
pourrait ouvrir la voie à des abus d’interprétation de son étendue, voire
à l'arbitraire.
La manière dont la protection des données et le
traitement des données est décrite sera certainement un sujet de
préoccupation pour ceux chargés de l’appliquer, en tout cas pour tout
représentant du personnel. Il est très difficile de comprendre où a été
placé l'équilibre entre la conduite d'enquêtes administratives et la
protection de la vie privée, laquelle ne peut être concernée que sur des
questions mineures. Par exemple, les auditions par vidéo, enregistrements
audio et utilisation du multimédia dans le cadre des enquêtes
administratives sont un réel sujet de préoccupation sous tous leurs
aspects (collecte des preuves, détention des preuves, rapports de force
entre parties prenantes, recevabilité des preuves dans les procédures
ultérieures, etc.)
Le rôle de défense et d'accompagnement du
personnel est également peu clair et déséquilibré, la décision semble être
rédigée de manière à décourager la défense et l'accompagnement du
personnel en rendant très difficile le rôle de la défense.
Ce qui est en jeu, c'est la confiance du personnel dans les résultats des
enquêtes administratives. Les confier à des organismes indépendants est sans
doute un premier pas vers la construction de cette confiance.
L’autre dimension de la confiance serait d’impliquer dans l’élaboration
de la décision, à travers un véritable dialogue social, les organisations
syndicales présentes dans les agences ainsi que les comités du personnel.
Depuis la présentation aux comités du personnel du projet de décision il
y a plusieurs mois, le temps semble avoir suspendu son cours….
At the beginning of the year, the regulatory
agencies were invited to contribute to a draft decision aimed at
establishing a legal basis for conducting administrative investigations
within the agencies: the "Decision laying down general implementing
provisions for the conduct of administrative investigations and disciplinary
proceedings".
A draft text has been circulated for consultation to the local staff
committees of the regulatory agencies. On this occasion, in the agencies
where our organisation is present at the Staff Committee, U4U was able to
provide substantial comments and suggestions aimed at better protecting the
staff concerned by these investigations.
In particular, U4U wanted to :
limit the intrusiveness of certain investigative
techniques;
limit the powers that some investigators could
assume;
ensure that investigations are not carried out by
persons working in the same agency as the persons under investigation,
under the authority of the management line.
For U4U, the conduct of investigations must be carried out by persons
trained in such investigations and independent of the management of the
agency. It is a question of respecting the fundamental rights of the defence.
It is a question of impartiality and guarantee of independence.
The human resources departments of the agencies are not intended to carry
out this type of investigation, and this is not desirable since they cannot
guarantee their neutrality.
However, the agencies are considering setting up their own structure to
deal with administrative investigations. But is the volume of investigations
to be carried out sufficient to justify the creation of such a structure? Is
it possible to set up a sufficiently independent team in agencies with no
more than a few hundred staff? Where everyone knows each other and has
already worked together? Why not instead mutualise existing structures that
are already competent in terms of law and procedures and highly experienced?
Agencies need operational reinforcement, flexibility to achieve their
objectives and support for existing structures.
For U4U, there are already two structures available, capable and
competent in the conduct of administrative investigations and disciplinary
proceedings:
1: OLAF. The Anti-Fraud Office has an extensive system of procedural
guarantees, trained investigators, operational tools and capacities and
powers to act legally in all decentralised bodies in cases of suspected
fraud, irrespective of the agency's willingness to cooperate or not. The
scope of competence and action of an investigative power is a key dimension
here.
2. IDOC. The Commission's Investigation and Disciplinary Office (IDOC)
can conduct investigations and hearings in disciplinary proceedings, etc. It
has extensive investigative experience, trained staff, a solid structure and
operational capacity to operate in all decentralised agencies. This is
already the case for the executive agencies, for example, the agreement
between the agencies and IDOC is working perfectly.
OLAF has concluded a Memorandum of Understanding with IDOC on case
sharing to avoid duplication of work. When OLAF considers that a case falls
within the scope of IDOC, a clear exchange takes place and IDOC continues
administrative investigations.
For U4U, these avenues should be explored, especially as they also
guarantee harmonised treatment within the institutional family and, as far
as the right of defence is concerned, this is fundamental.
With regard to the content of the draft decision "laying down general
implementing provisions for the conduct of administrative investigations and
disciplinary proceedings", U4U has identified areas of concern in the first
26 articles of the decision, which deal with administrative investigations:
The EU Charter of Fundamental Rights
seems to have been deeply forgotten in both the recitals and the articles
of the text. For a text intended to instruct people without any experience
in conducting administrative investigations, this is surprising. For
example, the principle of the presumption of innocence, its implications
and limits, are absent from the text.
The "Duty of loyalty" (to the Agency)
is not clearly defined and no limits are set: this could open the way to
misinterpretation of its scope, or even arbitrariness.
The way in which data protection and
data processing is described will certainly be a matter of concern for
those responsible for applying it, at least for any staff representative.
It is very difficult to understand where the balance between the conduct
of administrative investigations and the protection of privacy, which can
only be involved in minor matters, has been placed. For example, hearings
via video, audio recordings and the use of multimedia in the context of
administrative investigations are a real concern in all their aspects
(collection of evidence, possession of evidence, power relations between
stakeholders, admissibility of evidence in subsequent proceedings, etc.).
The role of defence and staff
accompaniment is also unclear and unbalanced, the decision seems to be
drafted in such a way as to discourage defence and staff accompaniment by
making the role of the defence very difficult.
What is at stake is staff confidence in the results of administrative
investigations. Entrusting them to independent bodies is undoubtedly a first
step towards building this confidence.
The other dimension of confidence would be to involve the trade unions
present in the agencies and the staff committees in the preparation of the
decision, through a genuine social dialogue.
Since the draft decision was presented to the Staff Committees several
months ago, time seems to have stood still....
Les services centraux travaillent sur la cartographie des agences exécutives
pour les programmes financiers 2021-2027. Des plans sont désormais proches de la
version finale et auront beaucoup d'implications pour les collègues des DGs
mères concernées et pour nos collègues dans les agences exécutives. Et notamment
pour CHAFEA, à Luxembourg, dont le directeur a annoncé vendredi dernier la
fermeture en 2021 à son personnel (pour autant que le scénario et le MFF soient
approuvés d’ici là).
Les agences exécutives, toutes situées à Bruxelles, devraient être créées ou
restructurées pour permettre des synergies et des gains d'efficacité, et de
disposer d'un ensemble d'agences exécutives de taille mieux équilibrée et aux
portefeuilles plus ciblés.
Le 28 avril prochain, le collège devrait se prononcer sur la nouvelle
architecture envisagée avant de la soumettre aux Agences exécutives pour
décision finale. Il s’agit donc de restructurations de grande ampleur qui ne
seront pas sans conséquence pour le personnel qui vient seulement d’être
informé. Cette restructuration affectera les DG de la Commission qui travaillent
avec les agences exécutives, puisqu’une partie significative de leur personnel
sera conduit à les rejoindre.
Pourtant, en janvier 2020, 6 agences exécutives ont signé un Memorandum of Understanding
avec les organisations syndicales de la Commission, dont CHAFEA. Cet accord
stipule que toute décision concernant le personnel est d’abord discutée avec les
représentants du personnel. Le directeur de CHAFEA est signataire de cet accord,
sa signature vautengagement de sa part.
Les restructurations en cours se font donc sans consultation des personnels
impliqués ni de leurs représentants : c’est le degré zéro du dialogue social.
Sans revenir sur la manière brutale dont le personnel de l’agence a été
informé de sa fermeture, dont on espère qu’elle sera la dernière du genre, U4U
demande qu’une information complète soit présentée aux représentants du
personnel en préalable à un dialogue social.
U4U demande l’ouverture de négociations immédiates afin de garantir la
défense des droits du personnel qui sera affecté par ces changements. Dans
un contexte de crise sanitaire qui favorise déjà un environnement anxiogène, U4U
demande que nos employeurs fassent montrent d’exemplarité dans la conduite de
ces restructurations et du dialogue social nécessaire pour leur mise en œuvre.
U4U jouera son rôle, dans la protection des droits et la défense des
intérêts de tous les personnels touchés par ces restructurations, et notamment
ceux que leur statut de contractuels ou de temporaires vulnérabilisent le plus.
Elle contactera les autres syndicats pour favoriser une action dans l’unité.
Restructuring of implementing agencies: CHAFEA closes
in Luxembourg
The central services are working on the mapping of the executive agencies for
the 2021-2027 financial programmes. Plans are now close to being finalised and
will have many implications for colleagues in the parent DGs concerned and for
our colleagues in the executive agencies. In particular for CHAFEA, in
Luxembourg, whose director announced to its staff last Friday that it will be
closed in 2021 (provided the scenario and the MFF are approved by then).
The executive agencies, all located in Brussels, should be created or
restructured to allow for synergies and efficiency gains, and to have a set of
executive agencies more balanced in size with more focused portfolios.
On 28 April, the College is expected to give its opinion on the envisaged new
architecture before submitting it to the Executive Agencies for a final decision.
This is therefore a large-scale restructuring which will not be without
consequences for the staff who have only just been informed. This restructuring
will affect the Commission DGs working with the Executive Agencies, since a
significant part of their staff will be led to join them.
However, in January 2020, 6 executive agencies signed a
Memorandum of Understanding with the Commission's trade union organisations, including CHAFEA. This
agreement stipulates that any decision concerning staff is first discussed with
staff representatives. The Director of CHAFEA is a signatory of this agreement,
and his signature is a commitment on his part.
The restructuring in progress is therefore carried out without consulting the
staff involved or their representatives: this is degree zero of social dialogue.
Without going back over the brutal way in which the agency's staff was
informed of its closure, which it is hoped will be the last of its kind, U4U
asks that full information be presented to staff representatives prior to a
social dialogue.
U4U calls for the opening of immediate negotiations in order to guarantee
the defence of the rights of the staff who will be affected by these
changes. In a context of health crisis which already favours an
anxiety-provoking environment, U4U asks that our employers show exemplary
behaviour in the conduct of these restructurings and the social dialogue
necessary for their implementation.
U4U will play its role in protecting the rights and defending the
interests of all staff affected by these restructurings, especially those who
are most vulnerable due to their status as contract or temporary staff. It will
contact other unions to promote action in unity.
BACKGROUND :
The CHAFEA director yesterday
announced to staff the closure of CHAFEA by 2021.
CHAFEA,
based in Luxemburg, is the Consumers, Health, Agriculture
and Food Executive Agency.
The DG of SANTE announced the closure today, with relocation of
staff to Brussel’ based agencies (REA, EASME, …). To all staff, this comes out of a sudden, this option of closing CHAFEA has
never been discussed as a realistic option for the next MFF. Therefore, you can
imagine the astonishment of staff, even more given the current situation of
lockdown and teleworking.
Also the CHAFEA staff committee has not been involved at any stage of this
process.
20/04/2020
Common Staff
Committee of the Executive Agencies : Open letter
to Dr von der Leyen (President of the European Commission) and Dr Hahn (Commissioner
for Budget and Administration) regarding the proposal on the future
delegation of portfolios to Executive Agencies under the next MFF
Georges Vlandas à propos des Agences de l'UE et de
l'avenir de l'Europe
(vidéo de 21 mn prise à l'occasion d'une
visite à l'agence d'Alicante EUIPO en février 2017)
Service de médiation: pourquoi les
Agences n'en bénéficient-elles pas ?
Le service de Médiation est un facilitateur dans la résolution de conflits
qui peuvent surgir dans le cadre des relations de travail. Bien que n'ayant pas
de pouvoir décisionnel, son rôle est celui d'un intermédiaire entre les membres
du personnel et l'administration.
En offrant des conseils objectifs et impartiaux a deux
parties pouvant être en confrontation, son objectif principal est de contribuer
activement à la résolution des conflits dans notre institution, fondée sur les
principes de l'éthique, le respect de la loi, l'esprit de service et la bonne
administration.
Ce service professionnel travaille de manière informelle, dans le respect de
la confidentialité, l'indépendance et l'impartialité. Le Service de Médiation
peut ainsi intervenir dans tous les cas qui lui sont soumis par un membre du
personnel ou par un service, pour faciliter le règlement, dans des cas
individuels, de toute difficulté pouvant surgir dans le contexte des relations
de travail, comme les conflits sur les droits et obligations statutaires et les
conflits entre collègues ou avec la ligne hiérarchique, ainsi que les problèmes
relationnels ou portant atteinte à la dignité de la personne (harcèlement moral,
harcèlement sexuel, etc.).
Enfin il est utile de rappeler que ce Service travaille de manière
indépendante; les Médiateurs ne reçoivent ni n'acceptent aucune instruction en
ce qui concerne leur travail de médiation.
Un tel service existe à la Commission. Lorsque le SEAE a été créé, un service
de médiation propre a été constitué. Rien de tel n'existe pour les agences,
qu'elles soient d'exécution ou de régulation. Un accord
de service entre la Commission et les agences aurait pu être signé,
comme c'est l'usage dans d'autres domaines, pour étendre la
compétence du médiateur de la Commission aux
agences. U4U agira pour que ce vide de droit soit comblé.
Appel du personnel d'Alicante aux personnels des agences
de régulation: prenons en main notre destin professionnel
Appeal from Alicante staff to regulation agency staff: let’s take control of
our professional fate
25/11/2014
Nous avons assisté ces dernières années à une
multiplication des agences de régulation et d'exécution. Ces
dernières ne constituent que des services de la Commission qui ne disent pas
leur nom, afin de pouvoir employer un personnel moins rémunéré et sans réelles
perspectives de carrières. En
revanche, le rôle des agences de régulation est important, correspondant
aux nouvelles missions de l'Union.
Les deux types d'agences connaissent des problèmes
similaires en termes de carrières et de rémunération. Les Agences de régulation
sont éparpillées sans aucune logique sur l'ensemble du territoire de l'Union, le
plus souvent loin du centre décisionnel des institutions, rendant leur travail
plus difficile, plus coûteux au niveau du fonctionnement,
le personnel disposant de moins de services, notamment au
niveau de la scolarisation des enfants.
C'est pourquoi, après avoir discuté avec de nombreux collègues en poste dans
les agences de régulation pour évaluer les besoins du personnel, U4U/RS, en tant
que syndicat présent dans de nombreuses agences, propose pour discussion
ces axes de travail pour l'ensemble du personnel des
agences de régulation.
U4U/RS souhaite qu'un large débat s'engage avec le personnel, les élus du
personnel et les autres syndicats présents de manière à aboutir à une plateforme
pan-européenne des Agences de régulation. Voici, nos
propositions pour débat :
Pérenniser l'emploi et réduire la précarité
Passer les agents contractuels en CDI, le plus
rapidement possible.
Demander des postes d'agents temporaires à l'autorité
budgétaire pour recruter des AT et permettre le développement des carrières
des internes.
Développer les carrières des agents dans les agences décentralisées de l'UE
Organiser des exercices de reclassement pour les AC
et les AT, sur une base régulière;
Organiser des reclassements entre groupes
de fonction pour les AC, comme la Commission l'a fait pour certains métiers ou
types de postes;
Organiser des concours externes spécialisés.
Organiser la mobilité au sein des agences et entre agences
Créer un marché de l'emploi pour les contractuels et pour les temporaires
"inter agences".
Développer et renforcer le dialogue social au sein des agences
Conclure des accords cadre entre OSP et
administration dans chacune des agences;
Protéger les collègues qui se présentent aux
élections du CDP ou qui gèrent les OSPs;
Donner des moyens de fonctionnement au CDP et aux
OSPs (mailbox, salle de réunion, détachements, frais de mission).
Agir ensemble et préserver l'unité du personnel
Proposer des revendications qui intéressent
l'ensemble du personnel des Agences, pour éviter la division du personnel et
permettre d'agir ensemble avec succès.
A plus long terme, le regroupement des agences sur un
nombre réduit de lieux s'imposera pour améliorer leur fonctionnement et leurs
relations avec le siège, pour améliorer aussi les services rendus au personnel
en termes de structures sociales et éducatives (crèche et écoles etc.).
Définir le rôle et le développement de carrière des
AD12/AD13 et AD14 et des AST9, AST10 et AST 11.
As we moved from the old century into the new,
we witnessed a surge in regulation and execution agencies. While the
execution agencies are merely Commission departments who dare not say their
name, so that they can employ staff on lower salaries and with no real
career prospects, the role of the regulation agencies, on the other hand,
does matter, since it reflects the new missions which the Union is adopting.
Both agency types are experiencing similar problems in terms of careers and
pay. The regulation agencies are scattered willy-nilly throughout the whole
of the EU, usually at vast distances from the decision-making centres of the
institutions, with the result that their work is more difficult, more
expensive at operational level, and is provided with fewer services, mainly
at the educational level.
It is for this reason that U4U/RS, as the staff association with a
presence in the largest number of agencies, having had talks with a number
of colleagues posted to the agencies to assess staff needs, is proposing
that work factors should be the subject of discussion for all the regulation
agency staff.
U4U/RS would like to stimulate a serious discussion on this subject with
staff, staff representatives, and the other staff associations present with
a view to achieving a pan-European regulation agency platform. Here are the
subjects we suggest should be the topics of debate:
Confirm positions and reduce insecurity
Move contract agents onto open-ended contracts as
quickly as possible.
Seek temporary agent positions with budgetary
authority to recruit TAs and allow for career development for interns.
Further the careers of agents in decentralised EU agencies
Organise re-categorisation procedures for CAs and
TAs, on a regular basis;
Also organise inter-function group re-categorisation
procedures for the CAs, as the Commission does for certain professions or
position types;
Organise mobility within agencies and between agencies
Set up an “inter-agency” job exchange for contract agents and temporary
agents.
Develop and boost social dialogue within the agencies
Establish framework agreements between
professional and staff associations in each of the agencies;
Protect colleagues standing for CDP elections or
who run the professional and staff associations;
Provide operating resources for the CDPs and PSAs
(mail boxes, meeting rooms, secondments, mission expenses).
Act together and maintain staff unity
Voice demands which are of interest to all Agency
staff, to avoid staff schisms and allow for successful action on a united
front.
In the longer term, Agencies will need to be
positioned in fewer locations, thus improving the services provided for
staff in terms of social and educational structures (crèches and schools
etc.).
Define the roles and career paths of the
AD12/AD13 and AD14 and the AST9, AST10 and AST 11.
La Cour de Justice étend les pouvoirs des agences.
La Cour de Justice a rendu un arrêt en janvier 2014, qui interprète plus
largement la jurisprudence « Meroni ». Cette jurisprudence limitait
drastiquement les délégations de pouvoirs à des pouvoirs d’exécution nettement
délimités pour éviter tout déplacement de responsabilité des organes prévus par
les Traités vers des autorités délégataires. Désormais, la Cour reconnaît au
législateur le droit de déléguer ses pouvoirs à des entités légalement établies,
dans la mesure où une expertise professionnelle et technique particulière est
nécessaire et qu’une capacité réactive soit requise.
Le 13 juillet 2012, la DG HR a annoncé une inflexion de politique concernant
la gestion des programmes européens.
Le prochain cadre financier pluriannuel 2014-2020 actuellement en discussion
au Parlement et au Conseil prévoit une augmentation importante des budgets alloués à certains programmes
européens (50 milliards d'euros sont actuellement demandés pour
Connecting Europe Facility...), dans le cadre du
budget global qui, lui, ne sera qu'en faible
augmentation.
La Commission propose de recourir davantage aux agences exécutives. En effet,
l'évaluation de leurs performances est très positive, elles sont considérées
comme un instrument de succès pour gérer ces programmes efficacement. Ceci
n'induirait pas la création de nouvelles agences, mais un développement de
l'action des agences existantes.
Bien entendu, il faut un accord législatif pour ce faire ainsi qu'une
décision concernant le cadre financier pluriannuel, ce qui reporte à janvier
2014 la mise en œuvre de ces décisions. Néanmoins, la Commission prépare ce
mouvement en :
prévoyant une analyse coûts/bénéfices
proposant dans le projet de réforme du Statut un
cadre commun pour la gestion des agences
préparant un programme de détachement de
fonctionnaires vers les agences. Ce programme toucherait les DG CLIMA, CONNECT,
COMM, DEVCO, EAC, ELARG, ENER, ENTR, ENV, MOVE, RTD et SANCO.
Ce recours accru aux agences exécutives entraînera des changements dans
l'organisation des services concernés. En effet, certaines fonctions seront tout
simplement transférées aux agences, d'autres seront remodelées ou supprimées
alors que des fonctions de supervision devront être instaurées. En conséquence,
des postes seront supprimés en contrepartie d'une augmentation très sensible des
effectifs des agences (de 50 à 60%).
Aucun fonctionnaire ne sera forcé d'accepter un détachement, mais celui-ci
pourrait constituer une opportunité de carrière.
Cette annonce de la Commission, aussitôt confirmée par un courriel de C. Day
et I. Souka à tout le personnel, pose plusieurs questions :
Le personnel sera-t-il associé, selon les principes du
management participatif, aux études de révision
des processus et des structures ?
Quelles sont les perspectives réelles de carrière des
fonctionnaires détachés ? Comment sera organisé leur retour éventuel à la
Commission ?
Comment représenter les personnels des agences au
Comité Central du Personnel ?
Comment mieux gérer la mobilité inter-agences et
inter-institutions des AC, en leur conservant le bénéfice de leur grade et de
leur ancienneté ?
Quelle est la délimitation entre l'exécution d'un
programme et la définition politique de ce même programme ? Il y a une
interaction évidente entre ces deux aspects, notamment pour le retour
d'expérience sur le terrain qui doit nourrir des adaptations périodiques de la
politique.
De même, il faudra organiser une rotation des
personnels pour que les deux mondes (définition politique et exécution) ne
soient pas totalement séparés et que les expertises soient les plus complètes.
C'est un débat essentiel. Jusqu'à présent, la consultation du personnel sur
ces sujets a été très faible, quand elle a eu lieu
Les agences de l’UE ne gèrent pas les situations de
conflit d’intérêts de manière appropriée
Ces dernières années, la presse s’est fait l’écho d’un certain nombre de cas
supposés relever de conflits d’intérêts qui impliquaient des agences de l’UE. Le
Parlement européen a invité la Cour des comptes européenne à «entreprendre une
analyse globale des approches adoptées par les agences pour gérer les situations
de conflits d’intérêts potentiels».
L’audit a consisté en une évaluation des politiques et des procédures de
gestion des situations de conflit d’intérêts dans quatre agences sélectionnées
qui prennent des décisions cruciales pour la sécurité et la santé des
consommateurs: l’Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA), l’Agence
européenne des produits chimiques (ECHA), l’Autorité européenne de sécurité des
aliments (EFSA) et l’Agence européenne des médicaments (EMA).
La Cour des comptes européenne a estimé, en conclusion, qu’aucune des agences
auditées ne gérait les situations de conflit d’intérêts de manière appropriée.
Un certain nombre de lacunes, de gravité variable, ont été relevées dans les
politiques et les procédures spécifiques des agences, ainsi que dans leur mise
en oeuvre.
The European court of justice just made judicial history by ruling in favour
of an employee of the European Union agency for human rights sited in Vienna,
Austria.
The ruling shows intense atmosphere of fear in the agency.
Que sont les agences ?
Les agences sont des organismes décentralisés ayant pour objet de fournir à
la Commission (ou parfois directement aux États membres) une assistance sous
forme d'avis, de rapports, de collecte et d'interprétation de données,
d'effectuer des activités opérationnelles (incluant la capacité de prendre des
décisions applicables aux tiers), de gérer des programmes européens (pour la
recherche, notamment), de rendre un service technique commun aux Institutions.
Les agences se catégorisent ainsi :
33 agences de régulation (non compris 3 agences de la
PESC dont le personnel est hors statut) ;
7 entreprises communes (dans le domaine de la R&D);
6 agences exécutives.
Le personnel des Agences est soumis au Statut ou au Régime
applicable aux autres agents. Chaque Agence a son propre
comité du personnel.
Le personnel des agences est composé :
d'agents temporaires (64%) ;
d'agents contractuels (28%) qui représentent 74% du
personnel des agences exécutives ;
de fonctionnaires (8%). Les fonctionnaires de la
Commission peuvent être détachés auprès des agences.
Les agents temporaires et contractuels peuvent bénéficier de contrats à durée
indéterminé (en général après deux contrats à durée déterminée). Les agents
temporaires, tout comme les fonctionnaires, occupent un poste prévu au tableau
des effectifs.
a) La représentation au sein des Agences est peu effective
b) Les Comités des Agences devraient être représentés au sein du
CCP (comité
central) de la Commission
U4U a entrepris plusieurs actions :
1. Etre présent au sein des agences (nous commençons à créer des sections
syndicales locales)
2. Défendre le personnel des Agences de régulation et exécutives
3. Porter la voix du personnel des Agences au sein du CCP et demander à
transformer les délégations de leurs Comités en membres de plein droit
Vous pouvez nous y aider. Tout d’abord en adhérant. Mais surtout en acceptant
de travailler avec nous en participant à nos réunions de travail ou, mieux, en
acceptant de devenir l’un de nos représentants dans votre Agence.
NEASC (Common staff committee of
Executive Agencies) meeting several
Trade-Unions on 28 May 2019 on a proposal for establishing a social dialogue in
the Executive Agencies.U4U was represented by G. Vlandas.
