Agences de régulation : U4U milite en leur sein pour une présence syndicale

Gouvernance des Agences européennes : où en sommes-nous ?

Compte tenu des problèmes persistants au sein des agences de régulation, la Commission européenne s’est engagée à améliorer la gouvernance des agences européennes en mettant en place des mesures spécifiques pour renforcer la supervision, l’efficacité et la transparence.

Faisant suite à la note envoyée en front commun syndical au Commissaire Hahn le 17 avril 2024, la Commission a rencontré le 3 juillet dernier les organisations syndicales représentatives pour une réunion de dialogue social intitulée « Renforcement de la gouvernance de la Commission à l’égard des agences ».

Lors de cette rencontre, plusieurs points importants et les initiatives prévues pour améliorer la gestion et le fonctionnement des agences de régulation et des agences exécutives ont été abordés. Voici les principaux sujets discutés et nos positions :

Importance de la Gouvernance des Agences

Pour U4U, la Commission européenne joue un rôle crucial dans la supervision des agences européennes, en particulier en matière d’exécution budgétaire et de dialogue social.

Dans ce contexte, U4U a participé à divers échanges avec le Secrétariat général et la DG RH pour discuter plus spécifiquement des questions d’intérêt concernant les agences car pour U4U, il est impératif de maintenir un équilibre entre la supervision adéquate et l’autonomie des agences pour éviter deux écueils majeurs :

Hands-off: à savoir, adopter une position qui consiste à ignorer les responsabilités de supervision et laisser les directeurs exécutifs gérer seuls, ce qui peut mener à des problèmes non résolus.
Hands-on : à savoir, adopter une attitude interventionniste excessive dans chaque décision, ce qui n’est pas le rôle de la Commission et nuit à l’autonomie des agences.

Mesures de Renforcement de la Gouvernance

Pour améliorer la gouvernance, U4U reconnaît que certaines mesures préalablement discutées ont été d’ores et déjà été proposées voire mises en place par la Commission mais d’autres mesures sont à renforcer :

Réseau de représentants de haut niveau : un réseau de directeurs généraux ou adjoints a été mis en place afin d’incarner une Commission forte au sein des conseils d’administration des agences, cette présence forte est indispensable.
Dialogue continu : U4U n’a de cesse d’encourager le dialogue avec l’Assemblée des Comités du Personnel des Agences (AASC) et assurer la présence de la Commission aux réunions annuelles.
Alignement des plans stratégiques : U4U insiste pour que la Commission s’assure que les plans stratégiques des agences soient en adéquation avec les ressources disponibles et bien compris par les parties prenantes.
Accords-cadres : U4U considère qu’il est important de promouvoir des accords entre les agences et les syndicats pour un dialogue social effectif et éviter les dérives dues à une consultation limitée aux seuls comités du personnel.

Gouvernance des Agences Exécutives

Les agences exécutives, bien que faisant partie intégrante de la Commission, fonctionnent à moindre coût et doivent respecter les règles de la Commission.

Cependant, force est de constater que des défis persistent, notamment :

Sous-effectif : il est clairement constaté un manque de personnel dans certaines agences, affectant leur efficacité.
Faiblesse des carrières : il y a une nécessité de renforcer la reconnaissance des syndicats et le pouvoir des comités du personnel.

Améliorations Pratiques

À ce stade, la Commission a mis en place les actions suivantes :

Formation des Directeurs : Mettre en place des programmes de formation pour les nouveaux directeurs exécutifs sur les questions administratives clés.
Réunions régulières : Organiser des réunions régulières entre la DG RH et les directeurs exécutifs pour discuter des questions de ressources humaines, d’équilibre géographique et de genre, de fautes professionnelles, et de gestion budgétaire.
Enquêtes auprès du personnel : Encourager les directeurs à mener des enquêtes régulières auprès du personnel et à dialoguer avec les représentants du personnel et les syndicats.
Clarifications juridiques : Clarifier le rôle et les limites de la Commission en matière d’intervention dans la gouvernance des agences, en conformité avec les règlements fondateurs.

En conclusion, U4U estime que la gouvernance des agences européennes nécessite un équilibre délicat entre la supervision et l’autonomie. Tandis que la Commission s’engage à renforcer cette gouvernance par des mesures précises, U4U insiste pour un dialogue continu et une transparence accrue.

De même, l’implication du personnel est essentielle. Un exercice d’Expression directe et collective des salariés a déjà fait ses preuves dans les agences de Barcelone et de Cologne : les conclusions du personnel ont permis de conduire par la suite des réunions de dialogue social sur base de préoccupations partagées par l’entièreté du personnel avec des mesures d’amélioration concrètes proposées.

L’ensemble de ces initiatives visent à améliorer l’efficacité, la gestion des ressources et l’interaction avec le personnel, tout en respectant les limitations juridiques.

Pour U4U, l’amélioration de la gouvernance passe par un travail conjoint où se mettent ensemble la Commission, les Conseils d’Administration, les Comités du personnel des agences et les syndicats : une communication régulière et une coopération étroite entre la Commission, les conseils d’administration des agences, les comités du personnel et les syndicats sont essentielles pour réussir cette entreprise complexe. U4U a d’ailleurs demandé qu’une première communication sur cette approche soit publiée…

Voir cet article dans le Link n°109

Depuis le milieu des années 90, de nombreuses agences européennes ont vu le jour, venant compléter la liste de celles initialement créées vingt ans plus tôt. Agissant en coopération et en parallèle des institutions, elles contribuent à la réalisation des tâches qui incombent à l’Union européenne (UE) en remplissant des missions spécifiques.

Dotées d’une personnalité juridique propre avec des attributions très variées, les agences de régulation de l’Union européenne contribuent à la mise en œuvre des politiques de l’Union. Cependant, chacune se concentre sur une thématique. Cette spécialisation leur permet d’apporter une connaissance scientifique, technique et neutre sur des questions politiques.

Les rôles spécifiques des agences sont définis dans leur propre acte juridique de création. Ces agences sont des organes indépendants, habituellement gouvernés par un conseil d’administration. Le conseil d’administration a la responsabilité de superviser les performances des agences et la nomination du directeur qui, à son tour, est chargé des aspects opérationnels de l’agence.

La plupart des agences bénéficient d’un financement communautaire. Par conséquent, le Parlement européen est responsable de leur décharge budgétaire. En outre, le règlement financier général et le règlement financier-cadre énoncent des règles communes pour la gouvernance financière des agences. Il manque toutefois de règles claires quant à la responsabilité de leurs actions certains aspects générant des dysfonctionnements au sein de ces agences de régulation.

C’est la raison pour laquelle, U4U milite en faveur d’une meilleure gestion et de nouvelles améliorations au sein des Agences de régulation.

Pour ce faire, U4U, en collaboration avec le personnel des agences (Assemblée générale du 05/03/2021) a mis sur la table 6 demandes concrètes envoyées à la Présidente de la Commission européenne et à la DG RH/au SG en charge de contrôler la mise en œuvre de nos statuts et de notre budget, à savoir :

Le dialogue social dans les agences, la négociation collective entre la direction des agences et leur personnel : Le personnel souhaite voir une amélioration rapide et significative dans ce domaine.
La question de la supervision des agences par la Commission et la présence de ses représentants dans les conseils d’administration des agences : Cette supervision doit être améliorée tant au niveau du conseil d’administration que de la supervision de l’application des règlements statutaires.
Les questions de ressources humaines : recrutement, carrières, mobilité au sein des institutions, des écoles européennes et autres aspects sociaux, etc : Le personnel souhaite voir des améliorations dans tous ces domaines. Il existe déjà des preuves de bonnes pratiques telles que celles mises en place au sein de l’agence EUIPO[1].
Questions relatives aux organes d’enquête (IDOC, OLAF) et aux organes de médiation: Le personnel souhaite que soient conclus des accords avec les organes de régulation de la Commission (OLAF, IDOC, Médiateur) ou des services communs spécifiques pour toutes les agences.
L’amélioration des règles de gestion des ressources humaines, par exemple en matière d’incompétence professionnelle ou d’évaluation : Le personnel souhaite qu’une règle soit établie sur ces questions comme nous tentons de le faire dans l’agence F4E[2].
Enfin, et ce n’est certainement pas le moins important, nous devons évaluer les conséquences des réductions de 2,5 milliards d’euros dans le budget des ressources humaines qui ont un effet néfaste sur certaines agences de régulation : par exemple, dans ces agences, les promotions ont été annulées pendant deux ans et les allocations scolaires ont également été réduites. Le personnel demande le maintien de ces avantages financiers, ainsi qu’une amélioration du dialogue social à ce sujet.

En outre, ces 6 demandes ont été rappelées au Parlement européen, lors d’une audition tenue le en soulignant le manque d’encadrement des agences de l’UE.

En parallèle, la Commission a pris conscience de ce problème en mettant en place un réseau de représentants de haut niveau de la Commission (DG/DDG) au sein des conseils d’administration des agences. Cette présence de la Commission lui permettra d’être plus active non seulement sur les aspects techniques mais aussi sur la dimension RH et l’application du statut.

À cet effet, le devoir d’alerte a été confié aux syndicats. Il existe une volonté claire d’impliquer les représentants du personnel dans la supervision des Agences.

Ainsi, fort de son expérience, U4U fait le tour des agences de régulation pour répondre à l’invitation des Comités du Personnel de ces différentes agences recommandée par le AASC[3] et favoriser la présence syndicale en leur sein, ce dont se réjouit U4U qui a toujours répondu présent à ces invitations.

Lors des réunions organisées par ces derniers, U4U a souligné l’importance de la représentation du personnel et a présenté ses revendications.

Par exemple :

le 29/09/2022:ECHA (The European Chemicals Agency – Helsinki);
le 14/09/2023: EEA (The European Environmental Agency – Copenhagen).

Lors de ces rencontres, les préoccupations majeures énoncées par les participants concernaient entre autres, les perspectives de carrière, l’égalité de traitement entre collègues et la prise en compte de la diversité.

Il apparaît clairement que l’implication du personnel pour la supervision des agences est indispensable. Le « travailler ensemble », main dans la main, Comité du personnel, syndicat et personnel, nous permettra à tous davantage d’efficacité.

Vous voulez continuer à en discuter ou nous posez des questions, nous sommes là !

Voir cet article dans le Link n°103

[1] EUIPO : Office de la propriété intellectuelle de l’Union européenne (Alicante)

[2] F4E : Agence de Régulation européenne “Fusion for Energy” en charge de la contribution européenne au projet ITER (énergie de fusion) (Barcelone)

[3] AASC : Assemblés des Comités du Personnel des Agences (Assembly of Agency Staff Committee)

Discours pour la réunion générale du personnel des agences de régulation le 5/03/2021

Bonjour, chers collègues,

Cette assemblée générale est organisée par U4U, l’un des syndicats de la fonction publique européenne.

Les personnes qui partagent la tribune avec moi aujourd’hui sont

Gregor Schneider de l’EUIPO
Fabrice Andreone de la Commission européenne
Eric Sivel de l’AESA
Stavros Chatzipanagiotou de F4E
Paul Wouters de F4E

Notre organisation est consciente des difficultés rencontrées par les collègues des différentes agences. C’est pourquoi U4U a écrit à la présidente de la Commission européenne MS von der Leyen, qui est responsable de la supervision des agences décentralisées ou de régulation. Nous constatons que les services de la Commission ont déjà été alertés de la situation sur place lors de différentes réunions.

Dans la lettre adressée au président de la Commission, qui a été publiée dans notre journal The Link, nous soulignons ce point :

les irrégularités et les pratiques rapportées dans la presse qui ont été portées à notre attention, par exemple dans le cas de Frontex ;
la mauvaise gestion qui n’affecte pas seulement Frontex mais aussi d’autres agences.
le manque de contrôle au sein des agences, qui n’est pas un problème nouveau
la faiblesse du dialogue social
l’absence d’instruments de régulation tels que des organes d’enquête ou de médiation.

Nous savons que la Commission prépare actuellement une réponse. C’est donc le moment de faire valoir notre point de vue. C’est pourquoi nous avons proposé cette réunion.

Ensemble, nous devons, dans le contexte des difficultés rencontrées par les collègues de plusieurs agences, mais aussi de l’adoption du nouveau budget européen de 7 ans, insister pour obtenir des améliorations à un certain nombre de nos demandes, dont les suivantes :

Nous souhaitons voir une amélioration rapide et significative du dialogue social dans les agences, des négociations collectives entre la direction des agences et leur personnel.
La question de la supervision des agences par la Commission et de la présence de ses représentants dans les conseils d’administration des agences :
Cette supervision doit être améliorée tant au niveau du conseil d’administration qu’au niveau du contrôle de l’application des règles statutaires.
Les questions de ressources humaines : recrutement, carrières, mobilité vers les institutions, écoles européennes, aspects sociaux, etc :
Nous voulons voir des améliorations dans tous ces aspects. Il existe déjà des bonnes pratiques comme celle de l’agence EUIPO.
Questions relatives aux organes d’enquête (IDOC, OLAF) et aux organes de médiation : Nous souhaitons que des accords soient conclus avec les organes de régulation de la Commission (OLAF, IDOC, Médiateur) ou que des services communs spécifiques soient mis en place pour toutes les agences.
L’amélioration des règles de gestion des ressources humaines, par exemple en matière d’incompétence professionnelle ou d’évaluation : Nous souhaitons qu’une règle soit établie sur ces questions comme nous essayons de le faire dans l’agence F4E.
Enfin, nous devons évaluer les conséquences de la réduction de 2,5 milliards d’euros du budget des ressources humaines : dans certaines agences, les promotions ont été annulées pour deux ans et les allocations scolaires ont également été réduites : Nous demandons le maintien de ces avantages financiers et l’amélioration du dialogue social sur ce sujet.

Après ces « prolégomènes » ou cette longue introduction, je propose d’entamer la discussion. N’hésitez donc pas à nous faire part de vos contributions, de vos questions et de vos suggestions. Mes collègues nous aideront à mieux comprendre les principaux enjeux. Au final, il s’agit d’adopter un message clair à adresser aux responsables de nos organisations.

Je vous remercie.

G. Vlandas, Président

Lettre adressée au Président de la Commission dans le cadre de l’Assemblée générale (13/03/2021)

Irrégularités et mauvaises pratiques aux Agences de régulation

U4U exprime sa préoccupation quant à la détérioration de la situation dans les agences. La presse européenne de plusieurs pays s’en est fait l’écho. Les agences contribuent à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques de l’UE. Situées dans les pays de l’UE, elles offrent une visibilité publique locale. Pour la même raison, elles représentent un risque pour la réputation de l’UE en cas de dysfonctionnement.

Lettre à l’attention de la Présidente de la Commission, Madame Ursula von der Leyen

Madame la Présidente,

Nous souhaitons vous faire part de nos préoccupations concernant l’agence de régulation FRONTEX. Dans un article du 21 janvier 2021, Politico fait état de mauvaise administration et d’irrégularités avec l’agence FRONTEX (« La force frontalière de l’UE est en proie à un recrutement chaotique, à des épidémies de COVID et à une enquête du chien de garde anti-fraude »). D’autres articles se sont succédés dans la presse européenne (DER SPIEGEL 05/02 : Scandals Plunge Europe’s Border Agency into Turmoil.)

U4U, syndicat européen, entretient des liens étroits avec les agences européennes de régulation. Nous sommes représentés et impliqués dans le dialogue social dans nombre de ces agences, par l’intermédiaire des comités du personnel ou à titre syndical. Nous sommes aussi directement contactés par le personnel de ces Agences.

Nombre des irrégularités et pratiques signalées dans la presse ont été portées à notre attention par des membres du personnel de Frontex. Ce qui nous a été rapporté semble conforter les faits publiés par la presse. Nous avons tenté d’intervenir par l’intermédiaire des représentants du personnel de Frontex. Nous sommes inquiets car les problèmes internes de Frontex donnent une image détestable de l’action de l’UE à un moment où l’UE pourrait se passer d’une polémique supplémentaire sur son efficacité. Sur le strict plan de la communication, cet épisode est regrettable et il est urgent d’y remédier.

Les dysfonctionnements ne concernent pas que Frontex. D’autres agences ont aussi des problèmes. Nous avons alerté vos services à ce sujet. Les principaux problèmes renvoient à l’absence d’organes de médiation, une faiblesse des mécanismes de contrôle et à l’insuffisance de dialogue social. Sur ce dernier sujet, le contrôle effectué par la Commission est plutôt formel, les services demandant aux directeurs des agences d’affirmer simplement que les comités ont été consultés, sans examiner si le dialogue social a été mené de façon effective et sans prendre connaissance de son contenu.

Les pratiques autoritaires d’un nombre significatif d’agences de régulation nuisent à la réputation de l’administration européenne et à son image. Ainsi, l’agence de Cologne a-t-elle consulté les services de la Commission avant de licencier les collègues britanniques ? Et ce, contrairement aux engagements des trois principales institutions de les garder en poste, sauf exception. De même, les irrégularités perçues dans des procédures de recrutement risquent de mettre en danger l’expertise et le bon fonctionnement de ces agences et appellent des mécanismes de contrôle plus efficaces, pour éviter une répercussion négative sur l’image de l’administration européenne.

Le manque de contrôle au sein des agences n’est pas un sujet nouveau. En 2012, à la suite d’un examen approfondi, la Commission a adopté une réforme de la structure de gouvernance des agences. Cette réforme n’a pas atteint tous ses objectifs, au vu des échos de mauvaise administration qui remontent. De nouvelles mesures de contrôle plus efficaces sont nécessaires. Que ce soient une meilleure représentation de la Commission aux conseils d’administration des agences, un accroissement de l’influence de la DG RH, une politique commune contre les conflits d’intérêt liés aux nominations, la compétence de l’IDOC pour enquêter au sein des agences, une meilleure politique de gestion des ressources humaines, un meilleur dialogue social…

Les agences décentralisées de l’UE contribuent à façonner les politiques de l’Union et à les mettre en œuvre. Situées dans les États membres, elles donnent à l’UE une visibilité publique de proximité. Pour la même raison, elles constituent un risque de réputation pour l’UE en cas de dysfonctionnement.

L’UE devrait agir rapidement pour remédier aux problèmes que nous venons d’évoquer. Nous aimerions amener notre expérience et nos idées pour aider à réévaluer la gouvernance des agences décentralisées et pour établir un mécanisme d’alerte rapide en cas de dysfonctionnement.

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire en l’expression de ma très haute considération.

Georges Vlandas Gregor Schneider
Président Vice-président Agences de régulation

07/02/2021

Réponse de la DG RH au message d’U4U sur les irrégularités dans le fonctionnement des agences de régulation et les préoccupations et demandes du personnel. (29 avril 2021)

Réponse de la DG HR

NOTE A L’ATTENTION DE M. GEORGES VLANDAS PRESIDENT U4U,

Objet : La situation des agences décentralisées de l’UE

Merci pour votre courrier du 8 février 2021 concernant la situation des agences décentralisées de l’UE.

La Présidente von der Leyen m’a demandé de répondre en son nom. Je tiens à vous assurer que la Commission prend très au sérieux la bonne gouvernance des agences décentralisées. Toutefois, les agences décentralisées de l’UE sont des organes autonomes dotés de leur propre personnalité juridique et de leurs propres autorités de nomination. Elles sont indépendantes de la Commission sur le plan juridique, financier et dans l’exécution de leurs obligations. En ce qui concerne la gouvernance des agences décentralisées, la Commission n’a qu’une influence limitée sur la gouvernance des agences par le biais de son représentant au sein de leur conseil d’administration. Par conséquent, la Commission n’est pas en mesure d’intervenir directement dans les questions de ressources humaines de chaque agence.

Dans votre note, vous faites référence à une réforme de la structure de gouvernance des agences décentralisées par la Commission en 2012. La réforme de ces agences a été convenue en 2012 par le Parlement européen, le Conseil et la Commission sur les agences décentralisées dans l’approche commune (1) qui reste le cadre politique de l’Union en matière d’agences et définit les principes de création, de gouvernance et de fonctionnement des agences décentralisées. Depuis 2012, d’importants efforts ont été déployés pour aligner les actes fondateurs sur l’approche commune et pour assurer également sa mise en œuvre à de nombreux égards, notamment en ce qui concerne le budget et l’allocation des ressources, la programmation, la nomination de la direction, le personnel et les règles d’éthique, la communication et plusieurs autres questions de gouvernance.

Si le Parlement et le Conseil jouent un rôle décisif en tant que législateurs pour les actes fondateurs des agences, la Commission a mis en place une série d’instruments et de mesures pour renforcer le cadre de gouvernance et harmoniser les politiques de ressources humaines des agences décentralisées de l’UE.

Premièrement, dans ses propositions d’actes fondateurs créant de nouvelles agences ou modifiant des actes fondateurs d’agences, la Commission insiste sur le fait que les pouvoirs de l’autorité investie du pouvoir de nomination en vertu du statut sont dévolus au conseil d’administration, qui les délègue au directeur exécutif et peut donc, dans des circonstances exceptionnelles, exercer lui-même ces pouvoirs.

Deuxièmement, la Commission rappelle que l’article 110 du statut vise à harmoniser les règles RH entre les agences, le principe directeur étant l’application par analogie des règles de la Commission. Dans ce contexte, la Commission a approuvé des décisions types portant, entre autres, sur l’engagement du personnel, l’évaluation, la promotion et le reclassement, les conditions de travail, l’encadrement intermédiaire, le harcèlement et la dénonciation des dysfonctionnements, a préparé un modèle de politique en matière de conflits d’intérêts et est sur le point de lancer une décision type sur les enquêtes administratives et la discipline. La DG RH gère également un service d’assistance qui répond à plus de 1000 questions par an sur des sujets liés aux RH et fournit aux agences des services RH standardisés via un accord de niveau de service, y compris un service d’assistance pour les enquêtes administratives et la discipline. En outre, la Commission a mis en place une procédure spéciale pour l’examen des demandes d’autorisation d’activité post-service des directeurs exécutifs, impliquant le Secrétariat général, le Service juridique et la DG RH.

Troisièmement, le nouveau règlement financier cadre des agences (2) (FFR) a encore amélioré et harmonisé les règles de gouvernance. Afin de détecter et de gérer de manière adéquate les risques de conflits d’intérêts réels ou potentiels, les agences décentralisées doivent adopter des règles relatives à la prévention et à la gestion des conflits d’intérêts, y compris en ce qui concerne les membres du conseil d’administration, et publier chaque année la déclaration d’intérêts des membres du conseil d’administration sur leur site web. Elles doivent également signaler immédiatement à la Commission les cas de fraude, les irrégularités financières et les enquêtes. Le programme de travail annuel de l’agence doit contenir une stratégie anti-fraude. Toutes les agences décentralisées ont adapté leurs règles financières au FFR en 2019 et 2020, sans s’écarter du cadre de gouvernance et de performance qui y est défini.

Ce cadre est complété par la communication de la Commission sur le renforcement de la gouvernance des organes de l’Union et sur les orientations relatives au document unique de programmation et au rapport annuel d’activité consolidé (3), qui soutient davantage la planification et les rapports harmonisés de toutes les agences décentralisées. La Commission contrôlera sa mise en œuvre par les agences.

Enfin, les agences décentralisées ont leur propre procédure de décharge et les questions concernant les agences décentralisées de l’UE sont soumises aux avis que la Commission adopte sur la base de leurs projets de documents de programmation uniques.

La Commission convient que le dialogue social est important pour la gestion de toutes les institutions, agences et organes de l’UE. Elle soutient pleinement un dialogue social de qualité dans toutes les agences, et insiste pour que les agences consultent systématiquement leurs comités du personnel avant l’adoption de nouvelles règles d’application des RH. Les commentaires éventuels des comités du personnel respectifs peuvent être portés à l’attention de la Commission par l’intermédiaire du groupe de travail permanent chargé de l’adoption des règles de RH pour les agences.

Comme vous le notez à juste titre, la réputation des agences décentralisées est – malgré leur autonomie institutionnelle – étroitement liée à celle de la Commission, et tous les services de la Commission continueront à aider les agences à améliorer leur gouvernance conformément à leurs actes fondateurs.

Gertrud Ingestad 16/04/2021

(1) https://europa.eu/europeanunion/sites/europaeu/files/docs/body/joint_statement_and_common_approach_2012_en.pdf

(2) Règlement délégué (UE) 2019/715 de la Commission du 18 décembre 2018 portant règlement financier-cadre des organismes créés en vertu du traité FUE et du traité Euratom et visés à l’article 70 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil (JO L 122 du 10.5.2019, p. 1-38).

(3) Communication C(2020)2297 de la Commission sur le renforcement de la gouvernance des organes de l’Union et sur les orientations relatives au document unique de programmation et au rapport annuel d’activité consolidé.

Agences de régulation : enquêtes administratives

En début d’année, les agences de régulation ont été invitées à contribuer à un projet de décision visant à établir une base juridique pour mener des enquêtes administratives en leur sein : la « décision portant dispositions générales d’exécution relatives à la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires ».

Un projet de texte a été diffusé pour consultation aux comités locaux du personnel des agences de régulation. A cette occasion, dans les agences où notre organisation est présente au Comité du personnel, U4U a pu apporter des commentaires et des suggestions substantielles visant à mieux protéger le personnel visé par ces enquêtes.

En particulier, U4U a tenu à :

limiter le caractère intrusif de certaines techniques d’enquête ;
limiter les pouvoirs que pourraient s’arroger certains enquêteurs ;
assurer que les enquêtes ne soient pas menées par des personnes travaillant dans la même agence que les personnes faisant l’objet de l’enquête, sous l’autorité de la ligne de management.

Pour U4U, la conduite des enquêtes doit être menée par des personnes formées à celles-ci et indépendantes du management de l’agence. C’est une question de respect des droits fondamentaux de la défense. Une question d’impartialité et de garantie d’indépendance.

Les départements ressources humaines des agences n’ont pas vocation à mener ce type d’enquêtes et cela n’est pas souhaitable puisqu’ils ne sauraient garantir leur neutralité.

Pourtant, les agences réfléchissent à mettre en place leur propre structure pour faire face aux enquêtes administratives. Mais le volume d’enquêtes à mener est-il suffisant pour justifier la création d’une telle structure ? Est-il possible de constituer une équipe suffisamment indépendante dans des agences dont les effectifs ne dépassent pas quelques centaines de personnes ? Où tout le monde se connaît et a déjà travaillé ensemble ? Pourquoi ne pas mutualiser plutôt des structures existantes, déjà compétentes au regard du droit et des procédures, et très expérimentées ? Les agences ont besoin d’un renforcement opérationnel, d’une flexibilité pour atteindre leurs objectifs et d’un soutien des structures déjà existantes.

Pour U4U, il existe déjà deux structures disponibles, aptes et compétentes dans la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires :

1 : L’OLAF. L’Office de Lutte Anti-Fraude dispose d’un système étendu de garanties procédurales, d’enquêteurs formés, d’outils et de capacités opérationnels et de pouvoirs d’agir légalement dans tous les organismes décentralisés en cas de suspicion de fraude, indépendamment de la volonté de l’agence de coopérer ou non. Le champ de compétence et d’action d’un pouvoir d’enquête est ici une dimension clé.

2. L’IDOC. L’Office d’investigation et de discipline de la Commission (IDOC) peut quant à lui mener les enquêtes et conduire des auditions en matière de procédures disciplinaires, etc. Il dispose d’une grande expérience en matière d’investigation, un personnel formé, une structure solide et une capacité opérationnelle pour agir dans toutes les agences décentralisées. C’est déjà le cas pour les agences exécutives par exemple, l’accord passé entre les agences et l’IDOC fonctionne parfaitement.

L’OLAF a conclu un protocole d’accord avec l’IDOC sur le partage des dossiers pour éviter les doubles emplois. Lorsque l’OLAF considère qu’un cas relève du champ d’application de l’IDOC, un échange clair a lieu et l’IDOC poursuit les enquêtes administratives.

Pour U4U, ces pistes sont à explorer, d’autant qu’elles garantissent aussi un traitement harmonisé au sein de la famille institutionnelle et qu’en matière de droit de la défense, c’est fondamental.

En ce qui concerne le contenu du projet de décision « portant dispositions générales d’exécution relatives à la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires », U4U a mis en évidence des sujets de préoccupation dans les 26 premiers articles de la décision, qui traitent des enquêtes administratives :

La Charte des droits fondamentaux de l’UE semble avoir été profondément oubliée tant dans les attendus que dans les articles du texte. Pour un texte destiné à instruire des personnes sans aucune expérience dans la conduite d’enquêtes administratives, cela est surprenant. Par exemple, le principe de la présomption d’innocence, ses implications et ses limites, sont absents du texte.
Le « Devoir de loyauté » (envers l’Agence) ne fait pas l’objet d’une définition claire et aucune limite n’est fixée : cela pourrait ouvrir la voie à des abus d’interprétation de son étendue, voire à l’arbitraire.
La manière dont la protection des données et le traitement des données est décrite sera certainement un sujet de préoccupation pour ceux chargés de l’appliquer, en tout cas pour tout représentant du personnel. Il est très difficile de comprendre où a été placé l’équilibre entre la conduite d’enquêtes administratives et la protection de la vie privée, laquelle ne peut être concernée que sur des questions mineures. Par exemple, les auditions par vidéo, enregistrements audio et utilisation du multimédia dans le cadre des enquêtes administratives sont un réel sujet de préoccupation sous tous leurs aspects (collecte des preuves, détention des preuves, rapports de force entre parties prenantes, recevabilité des preuves dans les procédures ultérieures, etc.)
Le rôle de défense et d’accompagnement du personnel est également peu clair et déséquilibré, la décision semble être rédigée de manière à décourager la défense et l’accompagnement du personnel en rendant très difficile le rôle de la défense.

Ce qui est en jeu, c’est la confiance du personnel dans les résultats des enquêtes administratives. Les confier à des organismes indépendants est sans doute un premier pas vers la construction de cette confiance.

L’autre dimension de la confiance serait d’impliquer dans l’élaboration de la décision, à travers un véritable dialogue social, les organisations syndicales présentes dans les agences ainsi que les comités du personnel.

Depuis la présentation aux comités du personnel du projet de décision il y a plusieurs mois, le temps semble avoir suspendu son cours….

Georges Vlandas à propos des Agences de l’UE et de l’avenir de l’Europe

(vidéo de 21 mn prise à l’occasion d’une visite à l’agence d’Alicante EUIPO en février 2017)

Service de médiation: pourquoi les Agences n’en bénéficient-elles pas ?

Le service de Médiation est un facilitateur dans la résolution de conflits qui peuvent surgir dans le cadre des relations de travail. Bien que n’ayant pas de pouvoir décisionnel, son rôle est celui d’un intermédiaire entre les membres du personnel et l’administration.

En offrant des conseils objectifs et impartiaux a deux parties pouvant être en confrontation, son objectif principal est de contribuer activement à la résolution des conflits dans notre institution, fondée sur les principes de l’éthique, le respect de la loi, l’esprit de service et la bonne administration.

Ce service professionnel travaille de manière informelle, dans le respect de la confidentialité, l’indépendance et l’impartialité. Le Service de Médiation peut ainsi intervenir dans tous les cas qui lui sont soumis par un membre du personnel ou par un service, pour faciliter le règlement, dans des cas individuels, de toute difficulté pouvant surgir dans le contexte des relations de travail, comme les conflits sur les droits et obligations statutaires et les conflits entre collègues ou avec la ligne hiérarchique, ainsi que les problèmes relationnels ou portant atteinte à la dignité de la personne (harcèlement moral, harcèlement sexuel, etc.).

Enfin il est utile de rappeler que ce Service travaille de manière indépendante; les Médiateurs ne reçoivent ni n’acceptent aucune instruction en ce qui concerne leur travail de médiation.

Un tel service existe à la Commission. Lorsque le SEAE a été créé, un service de médiation propre a été constitué. Rien de tel n’existe pour les agences, qu’elles soient d’exécution ou de régulation. Un accord de service entre la Commission et les agences aurait pu être signé, comme c’est l’usage dans d’autres domaines, pour étendre la compétence du médiateur de la Commission aux agences. U4U agira pour que ce vide de droit soit comblé.

30/06/2017

Appel du personnel d’Alicante aux personnels des agences de régulation: prenons en main notre destin professionnel

Nous avons assisté ces dernières années à une multiplication des agences de régulation et d’exécution. Ces dernières ne constituent que des services de la Commission qui ne disent pas leur nom, afin de pouvoir employer un personnel moins rémunéré et sans réelles perspectives de carrières. En revanche, le rôle des agences de régulation est important, correspondant aux nouvelles missions de l’Union.

Les deux types d’agences connaissent des problèmes similaires en termes de carrières et de rémunération. Les Agences de régulation sont éparpillées sans aucune logique sur l’ensemble du territoire de l’Union, le plus souvent loin du centre décisionnel des institutions, rendant leur travail plus difficile, plus coûteux au niveau du fonctionnement, le personnel disposant de moins de services, notamment au niveau de la scolarisation des enfants.

C’est pourquoi, après avoir discuté avec de nombreux collègues en poste dans les agences de régulation pour évaluer les besoins du personnel, U4U/RS, en tant que syndicat présent dans de nombreuses agences, propose pour discussion ces axes de travail pour l’ensemble du personnel des agences de régulation.

U4U/RS souhaite qu’un large débat s’engage avec le personnel, les élus du personnel et les autres syndicats présents de manière à aboutir à une plateforme pan-européenne des Agences de régulation. Voici, nos propositions pour débat :

Pérenniser l’emploi et réduire la précarité

Passer les agents contractuels en CDI, le plus rapidement possible.
Demander des postes d’agents temporaires à l’autorité budgétaire pour recruter des AT et permettre le développement des carrières des internes.

Développer les carrières des agents dans les agences décentralisées de l’UE

Organiser des exercices de reclassement pour les AC et les AT, sur une base régulière;
Organiser des reclassements entre groupes de fonction pour les AC, comme la Commission l’a fait pour certains métiers ou types de postes;
Organiser des concours externes spécialisés.

Organiser la mobilité au sein des agences et entre agences

Créer un marché de l’emploi pour les contractuels et pour les temporaires « inter agences ».

Développer et renforcer le dialogue social au sein des agences

Conclure des accords cadre entre OSP et administration dans chacune des agences;
Protéger les collègues qui se présentent aux élections du CDP ou qui gèrent les OSPs;
Donner des moyens de fonctionnement au CDP et aux OSPs (mailbox, salle de réunion, détachements, frais de mission).

Agir ensemble et préserver l’unité du personnel

Proposer des revendications qui intéressent l’ensemble du personnel des Agences, pour éviter la division du personnel et permettre d’agir ensemble avec succès.
A plus long terme, le regroupement des agences sur un nombre réduit de lieux s’imposera pour améliorer leur fonctionnement et leurs relations avec le siège, pour améliorer aussi les services rendus au personnel en termes de structures sociales et éducatives (crèche et écoles etc.).
Définir le rôle et le développement de carrière des AD12/AD13 et AD14 et des AST9, AST10 et AST 11.

25/11/2014

Les agences de l’UE ne gèrent pas les situations de conflit d’intérêts de manière appropriée

Ces dernières années, la presse s’est fait l’écho d’un certain nombre de cas supposés relever de conflits d’intérêts qui impliquaient des agences de l’UE. Le Parlement européen a invité la Cour des comptes européenne à «entreprendre une analyse globale des approches adoptées par les agences pour gérer les situations de conflits d’intérêts potentiels».

L’audit a consisté en une évaluation des politiques et des procédures de gestion des situations de conflit d’intérêts dans quatre agences sélectionnées qui prennent des décisions cruciales pour la sécurité et la santé des consommateurs: l’Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA), l’Agence européenne des produits chimiques (ECHA), l’Autorité européenne de sécurité des aliments (EFSA) et l’Agence européenne des médicaments (EMA).

La Cour des comptes européenne a estimé, en conclusion, qu’aucune des agences auditées ne gérait les situations de conflit d’intérêts de manière appropriée. Un certain nombre de lacunes, de gravité variable, ont été relevées dans les politiques et les procédures spécifiques des agences, ainsi que dans leur mise en oeuvre.

Communiqué de presse rapport complet

Que sont les agences ?

Les agences sont des organismes décentralisés ayant pour objet de fournir à la Commission (ou parfois directement aux États membres) une assistance sous forme d’avis, de rapports, de collecte et d’interprétation de données, d’effectuer des activités opérationnelles (incluant la capacité de prendre des décisions applicables aux tiers), de gérer des programmes européens (pour la recherche, notamment), de rendre un service technique commun aux Institutions.

Les agences se catégorisent ainsi :

33 agences de régulation (non compris 3 agences de la PESC dont le personnel est hors statut) ;
7 entreprises communes (dans le domaine de la R&D);
6 agences exécutives.

Le personnel des Agences est soumis au Statut ou au Régime applicable aux autres agents. Chaque Agence a son propre comité du personnel.

Le personnel des agences est composé :

d’agents temporaires (64%) ;
d’agents contractuels (28%) qui représentent 74% du personnel des agences exécutives ;
de fonctionnaires (8%). Les fonctionnaires de la Commission peuvent être détachés auprès des agences.

Les agents temporaires et contractuels peuvent bénéficier de contrats à durée indéterminé (en général après deux contrats à durée déterminée). Les agents temporaires, tout comme les fonctionnaires, occupent un poste prévu au tableau des effectifs.

Pour en savoir plus : Typologie et cadre juridique des agences de l’Union européenne

Rôle de la Commission concernant les règles d’exécution du Statut dans les agences

Représentation du personnel des Agences

Chaque Agence a son propre Comité du Personnel.

Cependant, nous sommes conscients que :

a) La représentation au sein des Agences est peu effective

b) Les Comités des Agences devraient être représentés au sein du CCP (comité central) de la Commission

U4U a entrepris plusieurs actions :

1. Etre présent au sein des agences (nous commençons à créer des sections syndicales locales)

2. Défendre le personnel des Agences de régulation et exécutives

3. Porter la voix du personnel des Agences au sein du CCP et demander à transformer les délégations de leurs Comités en membres de plein droit

Vous pouvez nous y aider. Tout d’abord en adhérant. Mais surtout en acceptant de travailler avec nous en participant à nos réunions de travail ou, mieux, en acceptant de devenir l’un de nos représentants dans votre Agence.

NEASC (Common staff committee of Executive Agencies) meeting several Trade-Unions on 28 May 2019 on a proposal for establishing a social dialogue in the Executive Agencies.U4U was represented by G. Vlandas.

Agence des droits fondamentaux

La Cour européenne de justice vient d’entrer dans l’histoire judiciaire en donnant raison à un employé de l’Agence des droits de l’homme de l’Union européenne située à Vienne, en Autriche. Cet arrêt témoigne d’un climat de peur intense au sein de l’agence.

Communication générale