Application du RGPD
Mise en conformité avec le RGPD (Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données).
Responsable des traitements : U4U AISBL représentée par son Président.
Destinataires : U4U ASBL
Délégué à la protection des données : le webmaster. Pour le contacter : webmaster@u4unity.eu
U4U AISBL est un syndicat de la fonction publique européenne auquel s’applique l’article 9.2 (d) du RPGD. U4U comptant moins de 250 employés, le registre des traitements n’est pas obligatoire, en vertu de l’article 30.5 du RGPD ; cependant, U4U l’a établi volontairement.
Les données que nous collectons ou détenons à votre égard peuvent provenir de diverses sources. Certaines ont été collectées directement auprès de vous, d’autres peuvent avoir été collectées dans le respect de la réglementation applicable, lorsque vous échangez avec nous, par exemple lorsque vous participez à nos activités. Certaines peuvent provenir de sources accessibles au public. Voir ci-dessous la description de ces données dans les fiches de description de traitement.
Nous n’utilisons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou que cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus par la loi :
- La protection de nos intérêts légitimes ;
- L’exécution d’un contrat conclu ou d’un engagement (y compris nos services d’assistance) au titre duquel vous êtes et/ou nous sommes engagés ;
- Le respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
- La préservation de l’intérêt public ;
- La charte des droits fondamentaux de l’UE et en particulier ses articles 8, 11, 12, 27, 28, 30, 31, 34 ;
- Les articles 10b et c du Statut, l’accord-cadre conclu entre la Commission Européenne et les organisations syndicales et professionnelles.
Comment protégeons-nous et sauvegardons-nous vos données personnelles ? Toutes les données à caractère personnel sous forme électronique (courriers électroniques, documents, bases de données, etc…) sont stockées sur nos serveurs ou sur ceux de la Commission ou d’autres Institutions européennes :
• La Commission a mis en place ses propres mesures de sécurité, en accord avec la Décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne. U4U n’a pas de responsabilité quant à la définition et la mise en œuvre de ces mesures de sécurité.
• Afin de protéger vos données personnelles sur nos propres serveurs, nous avons mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées pour traiter la sécurité en ligne, le risque de perte de données, d’altération des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque présenté par le traitement et de la nature des données personnelles traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la restriction de l’accès aux données personnelles aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime d’en connaître aux fins de ce traitement.
NB. Certains des liens présents sur nos sites Internet peuvent vous rediriger vers des sites Internet n’appartenant pas à U4U AISBL. Ceux-ci sont dotés de leurs propres politiques ou chartes de confidentialité ou de protection des données qui peuvent différer des nôtres : il vous appartient d’en prendre connaissance.
NB. Réseaux sociaux. Le site peut afficher des plugins, c’est-à-dire des extraits d’informations publiés par U4U sur les réseaux sociaux. Lorsque vous visitez nos pages les contenant, le plugin peut établir une connexion directe entre votre navigateur et le serveur du réseau social. Si vous ne souhaitez pas que le réseau social concerné puisse affecter la visite de nos pages à votre compte utilisateur de ce réseau social, veuillez vous déconnecter de votre compte utilisateur de ce réseau social.
Si vous cliquez sur un bouton de ces plugins, en particulier le bouton J’aime, ou si vous commentez ces publications de U4U ou encore si vous utilisez les fonctions de messagerie de ces réseaux, vous interagissez avec le site web du réseau social concerné, qui peut alors conserver certaines données et les traiter (consultez leurs politiques propres), sans que U4U en ait connaissance. U4U ne transfère de lui-même aucune donnée personnelle vers ces réseaux sociaux ni n’en exploite aucune.
Principaux processus gérés par U4U utilisant des données personnelles (« Traitements »)
Gestion des adhérents et des cotisations, y compris les domiciliations bancaires
Gestion des élections professionnelles et des candidats
Gestion de l’assistance d’une ou plusieurs personnes physiques
Gestion des contentieux professionnels
Gestion des listes de diffusion de la presse syndicale
Gestion des services de formation et de conférences
Gestion des pétitions et des enquêtes
Art 35 du RGPD : Les traitements décrits n’étant pas susceptibles d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques, il n’est pas procédé à une analyse d’impact relative à la protection des données.
U4U ne pratique ni marketing direct, ni prises de décision automatisées, ni profilage.
Pétition : avis aux signataires
Une pétition est indivisiblement composée d’un texte et d’une liste de signataires. Une pétition est un document public, diffusé le plus largement possible pour atteindre son effet.
En signant une pétition, le signataire accepte que sa signature soit collectée et rendue publique et en particulier qu’elle soit communiquée à celui (personne physique ou morale) à qui la pétition est adressée. La signature comporte les données nécessaires à l’identification du signataire
Les données collectées à l’occasion de la signature de la pétition ne seront utilisées à aucun autre but que celui de compiler des listes de signatures. Les fichiers résultants ne seront en aucun cas cédés ni gratuitement ni à titre onéreux à des tiers pour des usages étrangers à la pétition.
Les listes électroniques de signataires pourront résider sur des serveurs informatiques d’accès public durant le temps nécessaire pour collecter, compiler, diffuser, publier et faire connaître la pétition. Ces listes seront retirées des serveurs à l’issue de ces opérations.
Chaque signataire dispose du droit d’accès à ses données et de les faire rectifier en s’adressant à contact@u4unity.eu.
Élections : avis aux candidats
Toute personne qui accepte de se présenter à une élection professionnelle en tant que candidat présenté par U4U est informée que :
Certaines données personnelles (identité, photo, adresse courriel professionnelle, statut professionnel et affectation, nationalité, profession de foi…) seront collectées par U4U dans le but de réaliser du matériel électoral aux fins de publicité la plus large possible, au moyen d’affiches, de tracts, de pages web, de courriels, etc…
U4U mènera une campagne électorale active, visant à faire connaître les candidats, leurs motivations, leurs valeurs et leurs positions syndicales.
Afin de mettre en balance la nécessaire transparence de l’action syndicale avec le respect des données personnelles telles que décrites ci-dessus, les principes ci-après sont d’application :
• Les candidats ne pourront se prévaloir d’un droit à la confidentialité de ces données personnelles durant la campagne électorale et s’ils sont élus, durant leur mandat.
• Six mois après la campagne électorale, les candidats non-élus pourront demander à contact@u4unity.eu que leur profession de foi soit retirée du site web. Les candidats élus ne pourront adresser une telle demande qu’un an après l’expiration de leur mandat, afin de permettre aux électeurs de comparer engagements électoraux et actions durant le mandat.
• Par contre, les autres éléments de la campagne électorale (liste électorale comportant l’identité des candidats, y compris leur photo, affiches, tracts, pages web…) seront conservés sur une longue période, pour leur intérêt historique et pour permettre aux électeurs de comprendre les positions syndicales de U4U.
Les élus et les personnes nommées par U4U, élues ou non, dans les organes de concertation professionnelle ou les groupes de travail feront également l’objet d’une publicité des mêmes données personnelles (en tout ou partie) et des comptes-rendus de leurs actes (positions, déclarations, contributions…) relatifs à l’exécution de leur mandat. Ces données pourront être conservées sur une longue période, pour leur intérêt historique et pour permettre aux électeurs de comprendre les positions syndicales de U4U.
Trésor documentaire
Ce site contient un grand nombre de documents retracant notre activité syndicale et témoignant du dialogue social dans les Institutions européennes.
Beaucoup de ces documents contiennent les noms, prénoms, titres ou fonctions, adresses courriel… des personnes impliquées dans cette activité syndicale ou ce dialogue social, agissant ex officio pour le compte des syndicats ou des employeurs ou de tiers. Il s’agit notamment des émetteurs (signataires) des documents, des récepteurs (destinataires directs ou en copie), des membres de groupes de travail, de comités ou commissions et plus généralement de toutes les personnes intervenantes à un titre ou un autre. Ces informations ne donnent lieu à aucun traitement automatisé de données à caractère personnel, automatisé en tout ou en partie, ni à constitution d’un fichier, excluant de fait ce trésor documentaire du champ d’application du RGPD.
Ces documents sont conservés d’abord pour des raisons d’usage (réglementaires, continuité des affaires, justification ou protection de droit) puis, dans un second temps, à des fins historiques, archivistiques ou politiques dans l’intérêt du public, pour informer le public de l’action syndicale passée ou pour la recherche sur le fonctionnement des organes européens ou syndicaux. Le RGPD admet, notamment en son article 5 e), que la conservation des données notamment à des fins archivistiques, statistiques, historiques, n’est pas considérée comme incompatible avec les finalités initiales de leur collecte.
Chaque personne citée sur un document dispose du droit de demander son anonymisation en s’adressant à contact@u4unity.eu en justifiant de son identité et en précisant clairement le lien hypertexte dudit document et la justification de cette demande. Cependant, U4U se réserve le droit de refuser cette anonymisation si celle-ci dénature le document, particulièrement en modifiant les émetteurs ou les destinataires dudit document ou en obscurcissant le texte. En cas de refus, U4U pourra préciser au demandeur la durée prévue de la conservation du document.
Notice légale du présent site Internet
L’éditeur de ce site est l’Union pour l’unité (U4U) représentée par son Président.
L’adresse du webmaster est : webmaster@u4unity.eu
Le présent site est accessible 24h/24 et 7j/7 à l’exception des cas de force majeure, difficultés informatiques, difficultés liées à la structure des réseaux de communications électroniques ou difficultés techniques. Pour des raisons de maintenance, ce site pourra être interrompu.
L’utilisateur du site reconnaît avoir pris connaissance de la présente notice légale et s’engage à la respecter. En accédant à ce site, l’utilisateur reconnaît disposer de la compétence et des moyens nécessaires pour y accéder et l’utiliser, et reconnaît avoir vérifié que la configuration informatique utilisée ne contient aucun virus et qu’elle est en parfait état de fonctionnement.
Il n’est pas possible de garantir à 100% la sécurité des données transmises sur Internet. U4U se réserve le droit de corriger le contenu de son site, mais ne peut ni assurer ni garantir que ces informations sont totalement sécurisées. U4U ne peut garantir l’exactitude et l’exhaustivité des informations diffusées sur son site, ainsi que la permanence de son bon fonctionnement et de sa totale sécurité informatique. U4U met tout en œuvre pour offrir aux utilisateurs des informations et/ou outils disponibles et vérifiés, mais ne saurait être tenu responsable des erreurs, de l’absence de disponibilité des informations et/ou de la présence de virus ou autres infections logiques sur son site.
En conséquence, l’utilisateur reconnaît utiliser ces informations sous sa responsabilité exclusive.
En particulier, U4U décline toute responsabilité :
- Pour toute imprécision ou omission portant sur des informations disponibles sur le site ;
- Pour tout dommage résultant d’une intrusion frauduleuse d’un tiers ayant entraîné une modification des informations mises à disposition sur ce site ;
- Pour toute détérioration ou dysfonctionnement causé par l’intrusion d’un virus dans les systèmes des utilisateurs lors d’un téléchargement de données en provenance du site ;
- Pour tout dommage, préjudice direct ou indirect, quelle que soit la cause, l’origine, la nature ou les conséquences, provoqués par l’accès de quiconque au site ou par l’impossibilité d’y accéder.
Il est possible de notifier à U4U la présence de contenus que l’utilisateur estime illicites à abuse@u4unity.eu. U4U attire l’attention de l’utilisateur sur le fait que toute notification abusive peut engager la responsabilité pénale de son auteur.
Le présent site est régi par les lois belges, sans préjudice de l’application des lois locales propres aux différents hébergeurs de ce site, composé de plusieurs services qui peuvent être hébergés sur des serveurs séparés.
En envoyant un formulaire, l’utilisateur accepte que les données ainsi transmises, à caractère personnel le concernant, fassent l’objet de traitements au sens du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Les informations communiquées par l’utilisateur sont destinées à U4U, en tant que responsable du traitement, à des fins de gestion administrative et syndicale. L’activité syndicale est par nature une activité militante, politique et citoyenne se déroulant sur la place publique, qui requiert une grande transparence et même une large publicité. En conséquence, l’utilisateur de ce site reconnaît ne pouvoir à aucun moment se prévaloir d’un quelconque droit à la confidentialité ni à la protection de sa vie privée dans la mesure où il communique librement des informations pour leur utilisation à des fins d’activité syndicale.
Si, pour certains services, U4U était amené à collecter des informations supplémentaires, ces informations seraient traitées de façon confidentielle. Ces services peuvent par exemple, mais non limitativement, comprendre la défense de droits individuels, la formation des personnes ou l’analyse de situations individuelles ou collectives pour l’élaboration d’actions syndicales.
Ces informations ne seront pas utilisées à des fins de prospection commerciale. U4U ne collectera ni ne conservera d’informations étrangères à l’activité syndicale.
Concernant notamment les informations relatives aux formulaires, les données collectées identifiées par un astérisque sont obligatoires. En l’absence de réponse, la demande de l’utilisateur pourrait ne pas être traitée ou son traitement pourrait être retardé.
L’utilisateur dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données personnelles le concernant. L’utilisateur dispose également d’un droit d’opposition au traitement de ses données pour des motifs légitimes, ainsi qu’un droit d’opposition à ce que ces données soient utilisées à des fins de prospection commerciale. Pour exercer ses droits, l’utilisateur doit adresser un courriel au webmaster en accompagnant sa demande d’une copie d’un titre d’identité signé.
Par ailleurs, U4U collecte des informations statistiques concernant les visites de son site, qui ne sont pas à caractère personnel, notamment sur l’origine des visites, les navigateurs ou encore les systèmes d’exploitation utilisés par ses internautes, afin de toujours améliorer le service rendu à ses visiteurs.
L’utilisateur est informé que lors de ses visites sur le site, un cookie peut s’installer automatiquement sur son logiciel de navigation. U4U informe l’utilisateur que le paramétrage de son logiciel de navigation permet de signaler la présence de cookies et éventuellement de les refuser.
L’utilisateur de ce site est tenu de respecter les dispositions des lois relatives à l’informatique, aux fichiers, à la protection des données et aux libertés, dont la violation est passible de sanctions pénales. Il doit notamment s’abstenir de toute collecte, de toute utilisation détournée et, d’une manière générale, de tout acte susceptible de porter atteinte à la vie privée ou à la réputation des personnes.
Ce site web est protégé par le droit d’auteur. Ce site et chacun des éléments qui le constituent, notamment les éléments graphiques, les logiciels, codes sources, textes, images, bases de données et autres créations sont protégés au titre du droit d’auteur. Il est clairement précisé que les images animées ou non sont également protégées par la législation sur le droit d’auteur et la propriété intellectuelle. À ce titre, toute reproduction, représentation, adaptation ou modification, partielle ou intégrale, ou transfert sur un autre site est interdite. De même, les marques et autres signes distinctifs tels que les logos figurant sur le site sont des marques déposées et toute utilisation par des tiers non autorisés en est strictement interdite.
Toute reproduction ou diffusion, par quelque moyen que ce soit, de l’un quelconque des éléments du site est interdite, si ce n’est pour les stricts besoins de la consultation du site en ligne. Cependant, il est permis de citer nos textes en mentionnant la source, à la condition qu’aucune utilisation commerciale ou contre rémunération n’en soit faite.
Les liens hypertextes mis en place dans le cadre du site web en direction d’autres ressources présentes sur le réseau internet sont réalisés à des fins de référence ou de citation. Cependant, U4U n’assume aucune responsabilité concernant le contenu de ces ressources ni n’en approuve ou cautionne le contenu ou les messages.
Ce site est celui du syndicat U4U. Il ne se substitue aucunement aux informations officielles publiées par la Commission Européenne et les autres Institutions relevant du Statut de la Fonction publique européenne. En particulier, les informations à propos des droits, des procédures, des autres éléments concernant l’emploi des fonctionnaires et agents sont données à titre informatif seulement ; elles peuvent devenir obsolètes, certains documents étant gardés pour leur intérêt archivistique, ou ne pas refléter l’entièreté des aspects ou de la complexité des règles et procédures décrites. L’utilisateur est invité à se procurer l’information officielle pertinente s’il désire connaître ses droits et sa situation personnelle.
Politique de communication électronique
Les syndicats ont pour mission de communiquer avec leurs collègues et de diffuser des informations pertinentes aussi largement que possible sur le lieu de travail.
Ce syndicat utilise des moyens électroniques pour la diffusion d’informations en tant que canal respectueux de l’environnement, en remplacement des dépliants, brochures ou livrets en papier.
Nos courriers électroniques peuvent être lus, supprimés ou stockés comme le seraient des prospectus en papier.
Toutefois, nous sommes très conscients de la surcharge des boîtes aux lettres et nous prenons des mesures pour éviter d’inonder nos collègues de messages. Nous avons mis en place des canaux de communication, tels que notre site web, qui peuvent être consultés sans générer d’e-mails.
Nous utilisons également les réseaux sociaux comme alternative, même partielle, à la communication par courrier électronique. Certains de ces outils sont accompagnés de forums, de blogs, de galeries de photos ou de wikis. Si vous souhaitez les utiliser, vous devez ouvrir un compte individuel pour chacun d’entre eux.
Nous avons également mis en place des listes de distribution et de discussion.
Les listes de discussion sont des groupes au sein desquels les membres peuvent recevoir des courriels du groupe et y répondre, le serveur de liste copiant cette réponse à tous les membres de la liste. L’adhésion à ces listes est normalement limitée aux personnes ayant manifesté un intérêt pour le domaine concerné ou ayant payé une cotisation.
Les listes de distribution de balles sont utilisées pour une large distribution de messages, mais les membres ne peuvent pas y répondre, afin d’éviter un flux incontrôlé de messages.
Pour les deux types de listes, le principe est le suivant : facile à venir, facile à partir. Le personnel peut facilement s’inscrire sur une liste (toutefois, certaines listes ont un accès restreint, en fonction de leur champ d’application) et peut facilement la quitter.
Pour quitter une liste, il suffit d’utiliser le lien « se désinscrire » qui figure au bas de la plupart de nos messages ou de se rendre sur notre site web où un lien est prévu à cet effet. Si elles le souhaitent, les personnes ayant quitté une liste peuvent y revenir plus tard. Très utile si l’on part en congé et que l’on veut éviter que les messages ne s’accumulent dans la boîte aux lettres.
Les messages envoyés par les listes de distribution sont limités en nombre car nous regroupons les informations dans des bulletins d’information. Toutefois, dans des circonstances particulières, telles que des messages urgents, des élections, une crise ou des troubles… ce volume peut augmenter temporairement.
Veuillez également vous référer à la Netiquette applicable à la communication par courrier électronique (ci-dessous) et, par extension, aux autres médias.
Si vous constatez un abus de cette politique, veuillez contacter abuse@u4unity.eu
Nétiquette
Voici l’ensemble des règles que doivent respecter les participants à nos listes de discussion.
Bonne conduite
La nétiquette est le terme générique désignant les règles de politesse au sein de la communauté Internet. Il s’agit de règles de bon sens, par exemple :
Bonnes pratiques pour le courrier électronique
Repondez rapidement à un courriel car les vieux messages sont souvent oubliés
Soyez conscient de l’audience potentielle de votre message. Soyez conscient des éventuelles différences culturelles. Ce qui est acceptable pour vous peut être inacceptable pour d’autres.
Adoptez toujours un ton amical et respectueux. Les messages incendiaires sont inacceptables. Les modérateurs des forums ou des serveurs de listes supprimeront les messages qui contiennent des éléments offensants, même s’ils contiennent également de bonnes remarques ou contributions.
Évitez de réagir dans le feu de l’action : des réactions en chaîne et des discussions interminables peuvent en résulter, ce qui n’est pas nécessairement intéressant pour les autres membres du groupe. Soyez factuel et non émotionnel.
Le désaccord est une position normale dans une discussion adulte : répondez en fonction du mérite de chaque argument, mais ne portez pas de jugement sur votre interlocuteur.
L’humour n’étant souvent pas perçu comme tel dans les échanges de courriers électroniques, évitez d’en faire ou, au minimum, signalez que vous plaisantez par une émoticone.
Indiquez clairement et complètement l’objet du message dans la case prévue à cet effet.
N’écrivez qu’un seul sujet par message. Les messages doivent être courts et précis.
Indiquez les sources, les références et les citations.
Utilisez des astérisques plutôt que des MAJUSCULES pour souligner un mot, car les MAJUSCULES sont généralement perçues comme des cris.
Évitez les rumeurs et les commérages.
Vérifiez votre boîte aux lettres tous les jours, afin d’éviter qu’une boîte aux lettres pleine ne commence à rejeter les messages entrants (les boîtes aux lettres qui rebondissent seront temporairement exclues de nos listes de distribution). Si vous prévoyez un congé, suspendez votre adhésion à nos listes de distribution. Consultez notre site web pour les procédures pratiques.
Sachez que les messages envoyés à une liste sont stockés dans les archives pendant une longue période.
Évitez d’envoyer des images ou des graphiques lorsqu’ils ne sont pas absolument utiles pour le message.
Ne diffusez pas de chaînes de lettres ou de spams.
N’envoyez pas de contributions anonymes, offensantes, diffamatoires ou mal élevées.
Politique en matière de courrier électronique
La règle générale est que les autres ne peuvent pas distribuer, copier, modifier, transmettre ou rendre publics vos messages sans votre autorisation.
Ne diffusez pas les opinions de quelqu’un d’autre sans son consentement.
Lorsque vous publiez un message, ne l’envoyez qu’au groupe auquel vous contribuez. Évitez le cross-posting, c’est-à-dire l’envoi d’un message à plusieurs groupes en même temps.
N’envoyez pas un message en même temps à un groupe et à certaines personnes qui sont également membres du groupe. Il en résulterait des doublons dans leur boîte aux lettres.
Lorsque vous répondez à un message, appuyez sur le bouton REPONSE, qui répondra généralement au groupe qui a envoyé le message. Sachez que le bouton RÉPONDRE À TOUS enverra la réponse à l’ensemble de la liste de distribution dans l’en-tête du message, ce qui créera généralement des messages en double, y compris dans votre propre boîte aux lettres.
Lorsque vous répondez à un message, si vous ne modifiez pas l’objet du message, vous créez un fil de discussion, c’est-à-dire une liste de messages portant sur le même sujet et pouvant être facilement consultés par la suite. Modifiez l’objet du message si vous soulevez un nouveau sujet.
Évitez les queues lourdes dans vos réponses : supprimez les messages inutiles qui sont conservés après votre propre réponse et qui augmentent la longueur du courrier électronique. En règle générale, seul le courriel auquel vous répondez doit être conservé.
Pouvoirs du modérateur
Notre forum ou nos listes de distribution sont un lieu de libre expression et de participation démocratique. Toutefois, le modérateur est chargé de maintenir la communication en bon ordre. Ce rôle peut être assumé par plusieurs personnes.
Le modérateur peut accorder ou refuser l’accès aux forums ou aux listes de distribution. Il peut suspendre, expulser ou bannir (empêcher la réinscription) un membre.
Le modérateur peut mettre un membre sous modération permanente (les messages doivent être approuvés avant d’être publiés) ou suspendre ses droits de publication.
Le modérateur est seul juge des mesures à prendre. Ces mesures ne sont pas des sanctions et peuvent être prises même si le membre agit de bonne foi (par exemple si des messages infectés par des virus sont envoyés en son nom).