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Keynote speech for the General Meeting of Staff of Regulatory Agencies on 5/03/2021

Irrégularités et mauvaises pratiques aux Agences de régulation

Le dialogue social au sein des agences d’exécution

Agences de régulation : enquêtes administratives

Social Dialogue in the Agencies

Closure of CHAFEA

Georges Vlandas à propos des Agences de l'UE et de l'avenir de l'Europe (Video)

Service de médiation: pourquoi les Agences n'en bénéficient pas ?

Position de U4U sur les agences exécutives

Agences de régulation : prenons en main notre destin professionnel

La Cour de Justice étend les pouvoirs des agences.

Gestion déléguée de programmes aux agences exécutives

Les agences de l’UE ne gèrent pas bien les conflits d’intérêts

Ruling of the ECJ against FRA

Que sont les agences ?

Représentation du personnel des Agences

 

 

Keynote speech for the General Meeting of Staff of Regulatory Agencies on 5/03/2021

Good afternoon, Dear colleagues,

This general meeting is organized by U4U, one of European Civil Service trade unions

Sharing the platform with me today are:

bulletGregor Schneider from EUIPO
bulletFabrice Andreone from the European Commission
bulletEric Sivel from EASA
bulletStavros Chatzipanagiotou from F4E
bulletPaul Wouters from F4E

Our organization is aware of the difficulties faced by colleagues in many different agencies. That’s why U4U has written to the president of European Commission MS von der Leyen, who is responsible for the supervision of the decentralized or regulatory agencies. We note that the Commission’s services have already been alerted to the situation there in various meetings.

In the letter to the Commission President, which was published in our newspaper The Link, we underline that:

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the irregularities and practices reported in the press which have been brought to our attention, for instance in the case of Frontex;

bullet

the mismanagement which not only affects Frontex but also other agencies too.

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the lack of control within the agencies, which is not a new issue

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the weakness of social dialogue

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the absence of regulatory instruments such as investigative or mediation bodies.

We know that the Commission is now preparing an answer. So it is the moment to push our case. That's why we have proposed this meeting.

Together we must, in the context of the difficulties faced by colleagues from several agencies, but also of the adoption of the new 7 year European budget, insist on obtaining improvements to a number of our demands, including the following:

  1. We wish to see a rapid and significant improvement in Social dialogue in agencies, collective bargaining between agencies management and their staff.

  2. The issue of Commission supervision of Agencies and the presence of its representatives on the agencies' management boards:
    This supervision needs to be improved both at the management board level and also in the supervision of the application of the statutory regulations.

  3. Human resources issues: recruitment, careers, mobility towards the institutions, European schools, social aspects etc. :
    We want to see improvements in all these aspects. There is already evidence of good practice such as that in the EUIPO agency.

  4. Issues relating to investigative bodies (IDOC, OLAF) and mediation bodies : We wish to see either agreements with the Commission regulatory bodies (OLAF, IDOC, Mediator) or specific common services for all the agencies.

  5. The improvement of human resources management rules, e.g. on professional incompetence or evaluation: We want to see established a rule on these matters as we are attempting to do in the F4E agency.

  6. Finally, we need to assess the consequences of the 2.5 billion euro cuts in the human resources budget: in some agencies, promotions have been cancelled for two years and school allowances have also been reduced: We demand that these financial benefits be maintained; we also demand that an improved social dialogue on this subject.

After this “prolegomena” or extended introduction, I propose that we start the discussion. So, please feel free to come forward with your contributions, questions, and suggestions. My colleagues will help us to understand the main issues more clearly. In the end, we have to adopt a clear message to send to those in the positions of responsibility within our organizations.

Over to you, thank you.

G. Vlandas, President

Letter sent to the President of the Commission pursuant to the General Meeting (13/03/2021)

Irrégularités et mauvaises pratiques aux Agences de régulation

EU Regulatory Agencies: U4U letter to the President of the Commission Mrs Ursula von der Leyen.
U4U expresses its concern about the deteriorating situation in the agencies. This has been echoed in the European press in several countries. The agencies help shape and implement EU policies. Located in the EU countries, they provide local public visibility. For the same reason, they pose a reputational risk to the EU in case of malfunctioning.

Version FR ci-dessous

For the attention of the President of the Commission, Ms Ursula von der Leyen

Dear President,
Dear Ms von der Leyen,

We would like to share with you our concerns about the Regulatory Agency FRONTEX. In an article published on 21 January 2021, Politico reports mismanagement and irregularities in FRONTEX ("EU border force plagued by chaotic recruitment, COVID outbreaks and an investigation by anti fraud watchdog"). Other articles followed in the European press (DER SPIEGEL 05/02: Scandals Plunge Europe's Border Agency into Turmoil).

U4U, a European trade union, maintains close links with the European Regulatory Agencies. We are represented and involved in social dialogue in many of these agencies, either through staff committees or in our trade union capacity. We are also directly contacted by the agencies’ staff.

Many of the irregularities and practices reported in the press have been brought to our attention by Frontex staff. What has been reported to us seems to confirm the facts published in the press. We have tried to intervene through Frontex staff representatives. We are concerned by the fact that the internal problems of Frontex give a despicable image of the EU action at a time when the EU could do much better avoiding further controversy about its effectiveness. Even if only from a communication point of view, this episode is regrettable and must be urgently remedied.

Mismanagement do not only affect Frontex, but other agencies too. Commission’s services have been alerted. Main problems are related to the lack of mediation bodies and insufficient social dialogue. On the latter subject, the control carried out by the Commission is purely formal: Commission’s services ask the directors of the agencies to simply state that the committees have been consulted, without examining whether the social dialogue has been carried out effectively and without consulting and acknowledging its content.

The authoritarian practices of a significant number of Regulatory Agencies are damaging the reputation and the public image of the European Administration. For instance, did the Cologne agency (EASA) consult the Commission’s services before dismissing British colleagues? This practice is opposed to the commitments adopted by the three main institutions to keep our British colleagues in office, save in a few exceptions. Likewise, the irregularities noticed in recruitment procedures request more effective control mechanisms to avoid a negative impact on the image of the European Administration.

Lack of control within the agencies is not a new issue. In 2012, following an in-depth review, the Commission adopted a reform of the agencies' governance structure. This reform has not achieved all its objectives, given the recent reports of mismanagement. New and more effective control measures are needed. To mention a few: an enhanced representation of the Commission in the boards of the agencies, an increase of the influence of DG HR, a common policy against conflicts of interest linked to exchanges of posts between the board and the management of the agencies, the competence of the IDOC (Investigation and Disciplinary Office of the Commission) to investigate also the agencies, an improved human resources management policy, a enhanced social dialogue, etc.

The EU's decentralised agencies help shape and implement EU policies. Located in the Member States, they increase the EU local public visibility. For this very reason, they could entail a reputational risk for the EU in case of mismanagement.

The EU should act promptly to solve the problems we have just mentioned. We would like to bring our experience and ideas to help reassess the governance of the decentralised agencies and to establish an early warning mechanism in case of mismanagement.

We look forward to your reply.
Yours sincerely,

Georges Vlandas         Gregor Schneider
President                       Vice-president Regulatory Agencies

 

Answer of DG HR to the message from U4U on irregularities in the functioning of the regulatory agencies and the concerns and demands of the personnel. (29 Apr 2021)

Lettre à l’attention de la Présidente de la Commission, Madame Ursula von der Leyen

Madame la Présidente,

Nous souhaitons vous faire part de nos préoccupations concernant l’agence de régulation FRONTEX. Dans un article du 21 janvier 2021, Politico fait état de mauvaise administration et d'irrégularités avec l'agence FRONTEX ("La force frontalière de l'UE est en proie à un recrutement chaotique, à des épidémies de COVID et à une enquête du chien de garde anti-fraude"). D’autres articles se sont succédés dans la presse européenne (DER SPIEGEL 05/02 : Scandals Plunge Europe's Border Agency into Turmoil.)

U4U, syndicat européen, entretient des liens étroits avec les agences européennes de régulation. Nous sommes représentés et impliqués dans le dialogue social dans nombre de ces agences, par l'intermédiaire des comités du personnel ou à titre syndical. Nous sommes aussi directement contactés par le personnel de ces Agences.

Nombre des irrégularités et pratiques signalées dans la presse ont été portées à notre attention par des membres du personnel de Frontex. Ce qui nous a été rapporté semble conforter les faits publiés par la presse. Nous avons tenté d'intervenir par l'intermédiaire des représentants du personnel de Frontex. Nous sommes inquiets car les problèmes internes de Frontex donnent une image détestable de l’action de l’UE à un moment où l’UE pourrait se passer d’une polémique supplémentaire sur son efficacité. Sur le strict plan de la communication, cet épisode est regrettable et il est urgent d’y remédier.

Les dysfonctionnements ne concernent pas que Frontex. D’autres agences ont aussi des problèmes. Nous avons alerté vos services à ce sujet. Les principaux problèmes renvoient à l’absence d’organes de médiation, une faiblesse des mécanismes de contrôle et à l’insuffisance de dialogue social. Sur ce dernier sujet, le contrôle effectué par la Commission est plutôt formel, les services demandant aux directeurs des agences d’affirmer simplement que les comités ont été consultés, sans examiner si le dialogue social a été mené de façon effective et sans prendre connaissance de son contenu.

Les pratiques autoritaires d’un nombre significatif d’agences de régulation nuisent à la réputation de l'administration européenne et à son image. Ainsi, l’agence de Cologne a-t-elle consulté les services de la Commission avant de licencier les collègues britanniques ? Et ce, contrairement aux engagements des trois principales institutions de les garder en poste, sauf exception. De même, les irrégularités perçues dans des procédures de recrutement risquent de mettre en danger l’expertise et le bon fonctionnement de ces agences et appellent des mécanismes de contrôle plus efficaces, pour éviter une répercussion négative sur l’image de l'administration européenne. 

Le manque de contrôle au sein des agences n'est pas un sujet nouveau. En 2012, à la suite d'un examen approfondi, la Commission a adopté une réforme de la structure de gouvernance des agences. Cette réforme n'a pas atteint tous ses objectifs, au vu des échos de mauvaise administration qui remontent. De nouvelles mesures de contrôle plus efficaces sont nécessaires. Que ce soient une meilleure représentation de la Commission aux conseils d'administration des agences, un accroissement de l'influence de la DG RH, une politique commune contre les conflits d’intérêt liés aux nominations, la compétence de l'IDOC pour enquêter au sein des agences, une meilleure politique de gestion des ressources humaines, un meilleur dialogue social…

Les agences décentralisées de l'UE contribuent à façonner les politiques de l'Union et à les mettre en œuvre. Situées dans les États membres, elles donnent à l’UE une visibilité publique de proximité. Pour la même raison, elles constituent un risque de réputation pour l'UE en cas de dysfonctionnement.

L’UE devrait agir rapidement pour remédier aux problèmes que nous venons d’évoquer. Nous aimerions amener notre expérience et nos idées pour aider à réévaluer la gouvernance des agences décentralisées et pour établir un mécanisme d'alerte rapide en cas de dysfonctionnement.

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire en l’expression de ma très haute considération.

Georges Vlandas
Président

07/02/2021

Le dialogue social au sein des agences d’exécution

EN version herebelow

Ce dernier trimestre de 2020 connaît le début d’un dialogue social au sein des agences exécutives de la Commission qui vont être restructurées et dont le travail montera très fortement en puissance

Cela devra fournir l’occasion d’un dialogue social portant non seulement sur la restructuration en cours mais aussi sur la gestion du personnel en terme de charge de travail (la Commission transfère aux Agences une partie de ses activités tout en souhaitant réaliser des économies en ressources humaines), et en terme d’évolution de carrière. Ce dialogue, pour être productif, devra utiliser toutes les opportunités que le Statut nous fournit, puisque nous voulons rester à Statut constant.

U4U préconise un certain nombre de mesures en faveur du personnel des agences exécutives : organisation de mobilités entre agences, entre agences et service centraux de la Commission, enfin, entre agences et autres services interinstitutionnels. Cette mobilité est positive à la fois pour les agences mais aussi pour le personnel qui peut diversifier ses parcours professionnels, et les enrichir. Par ailleurs, elle permettra aux AC en mobilité dans les services centraux de la Commission de bénéficier d’un accès, même limité, aux concours internes prévus pour les AC. Enfin, U4U préconise une augmentation des taux de promotion (de reclassement) ainsi qu’une voie qui permet aux AC d’accéder, au terme d’une durée à déterminer, à des positions d’Agent Temporaire. Nous reviendrons à nouveau sur l’ensemble de nos revendications ainsi que sur le déroulement du dialogue social.

19/10/2020

Social dialogue in executive agencies

The last quarter of 2020 saw the start of a social dialogue within the Commission’s executive agencies, which will be restructured and whose work will rise in strenght.

This should provide an opportunity for a social dialogue covering not only the ongoing restructuring but also the management of staff in terms of workload (the Commission transfers part of its activities to the agencies while wishing to make savings in terms of human resources), and in terms of career development. This dialogue, in order to be productive, must use all the opportunities provided by the Staff Regulations, since we want act in the framework of the current staff regulation.

U4U advocates a number of measures for the staff of executive agencies: Organisation of mobility between agencies, between agencies and central Commission departments, and between agencies and other inter institutional services. This mobility is positive both for the agencies and for staff who can diversify and enrich their career paths. In addition, it will allow CAs in mobility within the central services of the Commission to have even limited access to internal competitions for CAs. Finally, U4U advocates an increase in promotion rates (reclassification) and a route enabling the CAs to access temporary staff positions at the end of a period to be determined. We will come back on all our demands and on the conduct of the social dialogue in a near future.

 

Note à l’attention de la DG HR : Les conditions de travail au sein des Agences Exécutives - le projet de départ du « Covent Garden » (Avril 2021)

 

Agences de régulation : enquêtes administratives

En début d’année, les agences de régulation ont été invitées à contribuer à un projet de décision visant à établir une base juridique pour mener des enquêtes administratives en leur sein : la "décision portant dispositions générales d'exécution relatives à la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires".

Un projet de texte a été diffusé pour consultation aux comités locaux du personnel des agences de régulation. A cette occasion, dans les agences où notre organisation est présente au Comité du personnel, U4U a pu apporter des commentaires et des suggestions substantielles visant à mieux protéger le personnel visé par ces enquêtes.

En particulier, U4U a tenu à :

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limiter le caractère intrusif de certaines techniques d'enquête ;

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limiter les pouvoirs que pourraient s’arroger certains enquêteurs ;

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assurer que les enquêtes ne soient pas menées par des personnes travaillant dans la même agence que les personnes faisant l'objet de l'enquête, sous l’autorité de la ligne de management.

Pour U4U, la conduite des enquêtes doit être menée par des personnes formées à celles-ci et indépendantes du management de l’agence. C’est une question de respect des droits fondamentaux de la défense. Une question d’impartialité et de garantie d’indépendance.

Les départements ressources humaines des agences n’ont pas vocation à mener ce type d’enquêtes et cela n’est pas souhaitable puisqu’ils ne sauraient garantir leur neutralité.

Pourtant, les agences réfléchissent à mettre en place leur propre structure pour faire face aux enquêtes administratives. Mais le volume d’enquêtes à mener est-il suffisant pour justifier la création d'une telle structure ? Est-il possible de constituer une équipe suffisamment indépendante dans des agences dont les effectifs ne dépassent pas quelques centaines de personnes ? Où tout le monde se connaît et a déjà travaillé ensemble ? Pourquoi ne pas mutualiser plutôt des structures existantes, déjà compétentes au regard du droit et des procédures, et très expérimentées ? Les agences ont besoin d'un renforcement opérationnel, d'une flexibilité pour atteindre leurs objectifs et d'un soutien des structures déjà existantes.

Pour U4U, il existe déjà deux structures disponibles, aptes et compétentes dans la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires :

1 : L’OLAF. L’Office de Lutte Anti-Fraude dispose d'un système étendu de garanties procédurales, d'enquêteurs formés, d'outils et de capacités opérationnels et de pouvoirs d'agir légalement dans tous les organismes décentralisés en cas de suspicion de fraude, indépendamment de la volonté de l'agence de coopérer ou non. Le champ de compétence et d’action d’un pouvoir d’enquête est ici une dimension clé.

2. L’IDOC. L'Office d'investigation et de discipline de la Commission (IDOC) peut quant à lui mener les enquêtes et conduire des auditions en matière de procédures disciplinaires, etc. Il dispose d’une grande expérience en matière d'investigation, un personnel formé, une structure solide et une capacité opérationnelle pour agir dans toutes les agences décentralisées. C'est déjà le cas pour les agences exécutives par exemple, l’accord passé entre les agences et l’IDOC fonctionne parfaitement.

L'OLAF a conclu un protocole d'accord avec l'IDOC sur le partage des dossiers pour éviter les doubles emplois. Lorsque l'OLAF considère qu'un cas relève du champ d'application de l'IDOC, un échange clair a lieu et l'IDOC poursuit les enquêtes administratives.

Pour U4U, ces pistes sont à explorer, d’autant qu’elles garantissent aussi un traitement harmonisé au sein de la famille institutionnelle et qu’en matière de droit de la défense, c’est fondamental.

En ce qui concerne le contenu du projet de décision "portant dispositions générales d'exécution relatives à la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires", U4U a mis en évidence des sujets de préoccupation dans les 26 premiers articles de la décision, qui traitent des enquêtes administratives :

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La Charte des droits fondamentaux de l'UE semble avoir été profondément oubliée tant dans les attendus que dans les articles du texte. Pour un texte destiné à instruire des personnes sans aucune expérience dans la conduite d'enquêtes administratives, cela est surprenant. Par exemple, le principe de la présomption d'innocence, ses implications et ses limites, sont absents du texte.

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Le "Devoir de loyauté" (envers l'Agence) ne fait pas l’objet d’une définition claire et aucune limite n’est fixée : cela pourrait ouvrir la voie à des abus d’interprétation de son étendue, voire à l'arbitraire.

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La manière dont la protection des données et le traitement des données est décrite sera certainement un sujet de préoccupation pour ceux chargés de l’appliquer, en tout cas pour tout représentant du personnel. Il est très difficile de comprendre où a été placé l'équilibre entre la conduite d'enquêtes administratives et la protection de la vie privée, laquelle ne peut être concernée que sur des questions mineures. Par exemple, les auditions par vidéo, enregistrements audio et utilisation du multimédia dans le cadre des enquêtes administratives sont un réel sujet de préoccupation sous tous leurs aspects (collecte des preuves, détention des preuves, rapports de force entre parties prenantes, recevabilité des preuves dans les procédures ultérieures, etc.)

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Le rôle de défense et d'accompagnement du personnel est également peu clair et déséquilibré, la décision semble être rédigée de manière à décourager la défense et l'accompagnement du personnel en rendant très difficile le rôle de la défense.

Ce qui est en jeu, c'est la confiance du personnel dans les résultats des enquêtes administratives. Les confier à des organismes indépendants est sans doute un premier pas vers la construction de cette confiance.

L’autre dimension de la confiance serait d’impliquer dans l’élaboration de la décision, à travers un véritable dialogue social, les organisations syndicales présentes dans les agences ainsi que les comités du personnel.

Depuis la présentation aux comités du personnel du projet de décision il y a plusieurs mois, le temps semble avoir suspendu son cours….

At the beginning of the year, the regulatory agencies were invited to contribute to a draft decision aimed at establishing a legal basis for conducting administrative investigations within the agencies: the "Decision laying down general implementing provisions for the conduct of administrative investigations and disciplinary proceedings".

A draft text has been circulated for consultation to the local staff committees of the regulatory agencies. On this occasion, in the agencies where our organisation is present at the Staff Committee, U4U was able to provide substantial comments and suggestions aimed at better protecting the staff concerned by these investigations.

In particular, U4U wanted to :

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limit the intrusiveness of certain investigative techniques;

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limit the powers that some investigators could assume;

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ensure that investigations are not carried out by persons working in the same agency as the persons under investigation, under the authority of the management line.

For U4U, the conduct of investigations must be carried out by persons trained in such investigations and independent of the management of the agency. It is a question of respecting the fundamental rights of the defence. It is a question of impartiality and guarantee of independence.

The human resources departments of the agencies are not intended to carry out this type of investigation, and this is not desirable since they cannot guarantee their neutrality.

However, the agencies are considering setting up their own structure to deal with administrative investigations. But is the volume of investigations to be carried out sufficient to justify the creation of such a structure? Is it possible to set up a sufficiently independent team in agencies with no more than a few hundred staff? Where everyone knows each other and has already worked together? Why not instead mutualise existing structures that are already competent in terms of law and procedures and highly experienced? Agencies need operational reinforcement, flexibility to achieve their objectives and support for existing structures.

For U4U, there are already two structures available, capable and competent in the conduct of administrative investigations and disciplinary proceedings:

1: OLAF. The Anti-Fraud Office has an extensive system of procedural guarantees, trained investigators, operational tools and capacities and powers to act legally in all decentralised bodies in cases of suspected fraud, irrespective of the agency's willingness to cooperate or not. The scope of competence and action of an investigative power is a key dimension here.

2. IDOC. The Commission's Investigation and Disciplinary Office (IDOC) can conduct investigations and hearings in disciplinary proceedings, etc. It has extensive investigative experience, trained staff, a solid structure and operational capacity to operate in all decentralised agencies. This is already the case for the executive agencies, for example, the agreement between the agencies and IDOC is working perfectly.

OLAF has concluded a Memorandum of Understanding with IDOC on case sharing to avoid duplication of work. When OLAF considers that a case falls within the scope of IDOC, a clear exchange takes place and IDOC continues administrative investigations.

For U4U, these avenues should be explored, especially as they also guarantee harmonised treatment within the institutional family and, as far as the right of defence is concerned, this is fundamental.

With regard to the content of the draft decision "laying down general implementing provisions for the conduct of administrative investigations and disciplinary proceedings", U4U has identified areas of concern in the first 26 articles of the decision, which deal with administrative investigations:

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The EU Charter of Fundamental Rights seems to have been deeply forgotten in both the recitals and the articles of the text. For a text intended to instruct people without any experience in conducting administrative investigations, this is surprising. For example, the principle of the presumption of innocence, its implications and limits, are absent from the text.

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The "Duty of loyalty" (to the Agency) is not clearly defined and no limits are set: this could open the way to misinterpretation of its scope, or even arbitrariness.

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The way in which data protection and data processing is described will certainly be a matter of concern for those responsible for applying it, at least for any staff representative. It is very difficult to understand where the balance between the conduct of administrative investigations and the protection of privacy, which can only be involved in minor matters, has been placed. For example, hearings via video, audio recordings and the use of multimedia in the context of administrative investigations are a real concern in all their aspects (collection of evidence, possession of evidence, power relations between stakeholders, admissibility of evidence in subsequent proceedings, etc.).

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The role of defence and staff accompaniment is also unclear and unbalanced, the decision seems to be drafted in such a way as to discourage defence and staff accompaniment by making the role of the defence very difficult.

What is at stake is staff confidence in the results of administrative investigations. Entrusting them to independent bodies is undoubtedly a first step towards building this confidence.

The other dimension of confidence would be to involve the trade unions present in the agencies and the staff committees in the preparation of the decision, through a genuine social dialogue.

Since the draft decision was presented to the Staff Committees several months ago, time seems to have stood still....

26/06/2020

Social Dialogue in the Agencies

Promotions, Contract Renewal (ACER : TFP ruling), Health & Safety (OHIM), Professional Incompetence 9 September 2015

Reply to Letter to President JC Juncker on recognition of AASC (the assembly of agency staff committee) and due social dialogue with agencies' staff on the general implementing provisions to the staff regulations" (16/12/2016).

Closure of CHAFEA

Restructuration des agences d’exécution : CHAFEA ferme au Luxembourg

(English version below)

Les services centraux travaillent sur la cartographie des agences exécutives pour les programmes financiers 2021-2027. Des plans sont désormais proches de la version finale et auront beaucoup d'implications pour les collègues des DGs mères concernées et pour nos collègues dans les agences exécutives. Et notamment pour CHAFEA, à Luxembourg, dont le directeur a annoncé vendredi dernier la fermeture en 2021 à son personnel (pour autant que le scénario et le MFF soient approuvés d’ici là).

Les agences exécutives, toutes situées à Bruxelles, devraient être créées ou restructurées pour permettre des synergies et des gains d'efficacité, et de disposer d'un ensemble d'agences exécutives de taille mieux équilibrée et aux portefeuilles plus ciblés.

Le 28 avril prochain, le collège devrait se prononcer sur la nouvelle architecture envisagée avant de la soumettre aux Agences exécutives pour décision finale. Il s’agit donc de restructurations de grande ampleur qui ne seront pas sans conséquence pour le personnel qui vient seulement d’être informé. Cette restructuration affectera les DG de la Commission qui travaillent avec les agences exécutives, puisqu’une partie significative de leur personnel sera conduit à les rejoindre.

Pourtant, en janvier 2020, 6 agences exécutives ont signé un Memorandum of Understanding avec les organisations syndicales de la Commission, dont CHAFEA. Cet accord stipule que toute décision concernant le personnel est d’abord discutée avec les représentants du personnel. Le directeur de CHAFEA est signataire de cet accord, sa signature vaut engagement de sa part.

Les restructurations en cours se font donc sans consultation des personnels impliqués ni de leurs représentants : c’est le degré zéro du dialogue social.

Sans revenir sur la manière brutale dont le personnel de l’agence a été informé de sa fermeture, dont on espère qu’elle sera la dernière du genre, U4U demande qu’une information complète soit présentée aux représentants du personnel en préalable à un dialogue social.

U4U demande l’ouverture de négociations immédiates afin de garantir la défense des droits du personnel qui sera affecté par ces changements. Dans un contexte de crise sanitaire qui favorise déjà un environnement anxiogène, U4U demande que nos employeurs fassent montrent d’exemplarité dans la conduite de ces restructurations et du dialogue social nécessaire pour leur mise en œuvre.

U4U jouera son rôle, dans la protection des droits et la défense des intérêts de tous les personnels touchés par ces restructurations, et notamment ceux que leur statut de contractuels ou de temporaires vulnérabilisent le plus. Elle contactera les autres syndicats pour favoriser une action dans l’unité.

Restructuring of implementing agencies: CHAFEA closes in Luxembourg

The central services are working on the mapping of the executive agencies for the 2021-2027 financial programmes. Plans are now close to being finalised and will have many implications for colleagues in the parent DGs concerned and for our colleagues in the executive agencies. In particular for CHAFEA, in Luxembourg, whose director announced to its staff last Friday that it will be closed in 2021 (provided the scenario and the MFF are approved by then).

The executive agencies, all located in Brussels, should be created or restructured to allow for synergies and efficiency gains, and to have a set of executive agencies more balanced in size with more focused portfolios.

On 28 April, the College is expected to give its opinion on the envisaged new architecture before submitting it to the Executive Agencies for a final decision. This is therefore a large-scale restructuring which will not be without consequences for the staff who have only just been informed. This restructuring will affect the Commission DGs working with the Executive Agencies, since a significant part of their staff will be led to join them.

However, in January 2020, 6 executive agencies signed a Memorandum of Understanding with the Commission's trade union organisations, including CHAFEA. This agreement stipulates that any decision concerning staff is first discussed with staff representatives. The Director of CHAFEA is a signatory of this agreement, and his signature is a commitment on his part.

The restructuring in progress is therefore carried out without consulting the staff involved or their representatives: this is degree zero of social dialogue.

Without going back over the brutal way in which the agency's staff was informed of its closure, which it is hoped will be the last of its kind, U4U asks that full information be presented to staff representatives prior to a social dialogue.

U4U calls for the opening of immediate negotiations in order to guarantee the defence of the rights of the staff who will be affected by these changes. In a context of health crisis which already favours an anxiety-provoking environment, U4U asks that our employers show exemplary behaviour in the conduct of these restructurings and the social dialogue necessary for their implementation.

U4U will play its role in protecting the rights and defending the interests of all staff affected by these restructurings, especially those who are most vulnerable due to their status as contract or temporary staff. It will contact other unions to promote action in unity.

 

BACKGROUND : The CHAFEA director yesterday announced to staff the closure of CHAFEA by 2021. CHAFEA, based in Luxemburg, is the Consumers, Health, Agriculture and Food Executive Agency.

The DG of SANTE announced the closure today, with relocation of staff to Brussel’ based agencies (REA, EASME, …). To all staff, this comes out of a sudden, this option of closing CHAFEA has never been discussed as a realistic option for the next MFF. Therefore, you can imagine the astonishment of staff, even more given the current situation of lockdown and teleworking.
Also the CHAFEA staff committee has not been involved at any stage of this process.

20/04/2020

Common Staff Committee of the Executive Agencies : Open letter to Dr von der Leyen (President of the European Commission) and Dr Hahn (Commissioner for Budget and Administration) regarding the proposal on the future delegation of portfolios to Executive Agencies under the next MFF

Note unitaire :  Nouvelle délégation de programmes aux agences exécutives : un manque total de transparence, de respect pour les collègues et même d’un semblant de dialogue social!

Answer by Gertrud Ingestad and Gert Jan Koopman to the above note (12/06/2020)

Très grands changements annoncés dans le domaine de la recherche (17/09/2020)

Agencies Horizon Europe

Draft document

 

Delegation of implementation tasks to executive agencies for the 2021-27 EU programmes (April 2020)

 

Video :

Georges Vlandas à propos des Agences de l'UE et de l'avenir de l'Europe

(vidéo de 21 mn prise à l'occasion d'une visite à l'agence d'Alicante EUIPO en février 2017)

Service de médiation: pourquoi les Agences n'en bénéficient-elles pas ?

Le service de Médiation est un facilitateur dans la résolution de conflits qui peuvent surgir dans le cadre des relations de travail. Bien que n'ayant pas de pouvoir décisionnel, son rôle est celui d'un intermédiaire entre les membres du personnel et l'administration.

En offrant des conseils objectifs et impartiaux a deux parties pouvant être en confrontation, son objectif principal est de contribuer activement à la résolution des conflits dans notre institution, fondée sur les principes de l'éthique, le respect de la loi, l'esprit de service et la bonne administration.

Ce service professionnel travaille de manière informelle, dans le respect de la confidentialité, l'indépendance et l'impartialité. Le Service de Médiation peut ainsi intervenir dans tous les cas qui lui sont soumis par un membre du personnel ou par un service, pour faciliter le règlement, dans des cas individuels, de toute difficulté pouvant surgir dans le contexte des relations de travail, comme les conflits sur les droits et obligations statutaires et les conflits entre collègues ou avec la ligne hiérarchique, ainsi que les problèmes relationnels ou portant atteinte à la dignité de la personne (harcèlement moral, harcèlement sexuel, etc.).

Enfin il est utile de rappeler que ce Service travaille de manière indépendante; les Médiateurs ne reçoivent ni n'acceptent aucune instruction en ce qui concerne leur travail de médiation.

Un tel service existe à la Commission. Lorsque le SEAE a été créé, un service de médiation propre a été constitué. Rien de tel n'existe pour les agences, qu'elles soient d'exécution ou de régulation. Un accord de service entre la Commission et les agences aurait pu être signé, comme c'est l'usage dans d'autres domaines, pour étendre la compétence du médiateur de la Commission aux agences. U4U agira pour que ce vide de droit soit comblé.

30/06/2017

Agences exécutives : la position de U4U

La problématique des agences exécutives de la Commission Européenne : Les positions de U4U (juillet 2016)

La problématique des agences exécutives de la Commission Européenne : Les positions de U4U (juillet 2017)

 

Appel du personnel d'Alicante aux personnels des agences de régulation: prenons en main notre destin professionnel

Appeal from Alicante staff to regulation agency staff: let’s take control of our professional fate

  25/11/2014

Nous avons assisté ces dernières années à une multiplication des agences de régulation et d'exécution. Ces dernières ne constituent que des services de la Commission qui ne disent pas leur nom, afin de pouvoir employer un personnel moins rémunéré et sans réelles perspectives de carrières. En revanche, le rôle des agences de régulation est important, correspondant aux nouvelles missions de l'Union.

Les deux types d'agences connaissent des problèmes similaires en termes de carrières et de rémunération. Les Agences de régulation sont éparpillées sans aucune logique sur l'ensemble du territoire de l'Union, le plus souvent loin du centre décisionnel des institutions, rendant leur travail plus difficile, plus coûteux au niveau du fonctionnement, le personnel disposant de moins de services, notamment au niveau de la scolarisation des enfants.

C'est pourquoi, après avoir discuté avec de nombreux collègues en poste dans les agences de régulation pour évaluer les besoins du personnel, U4U/RS, en tant que syndicat présent dans de nombreuses agences, propose pour discussion ces axes de travail pour l'ensemble du personnel des agences de régulation.

U4U/RS souhaite qu'un large débat s'engage avec le personnel, les élus du personnel et les autres syndicats présents de manière à aboutir à une plateforme pan-européenne des Agences de régulation. Voici, nos propositions pour débat :

Pérenniser l'emploi et réduire la précarité

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Passer les agents contractuels en CDI, le plus rapidement possible.

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Demander des postes d'agents temporaires à l'autorité budgétaire pour recruter des AT et permettre le développement des carrières des internes.

Développer les carrières des agents dans les agences décentralisées de l'UE

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Organiser des exercices de reclassement pour les AC et les AT, sur une base régulière;

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Organiser des reclassements entre groupes de fonction pour les AC, comme la Commission l'a fait pour certains métiers ou types de postes;

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Organiser des concours externes spécialisés.

Organiser la mobilité au sein des agences et entre agences

Créer un marché de l'emploi pour les contractuels et pour les temporaires "inter agences".

Développer et renforcer le dialogue social au sein des agences

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Conclure des accords cadre entre OSP et administration dans chacune des agences;

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Protéger les collègues qui se présentent aux élections du CDP ou qui gèrent les OSPs;

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Donner des moyens de fonctionnement au CDP et aux OSPs (mailbox, salle de réunion, détachements, frais de mission).

Agir ensemble et préserver l'unité du personnel

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Proposer des revendications qui intéressent l'ensemble du personnel des Agences, pour éviter la division du personnel et permettre d'agir ensemble avec succès.

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A plus long terme, le regroupement des agences sur un nombre réduit de lieux s'imposera pour améliorer leur fonctionnement et leurs relations avec le siège, pour améliorer aussi les services rendus au personnel en termes de structures sociales et éducatives (crèche et écoles etc.).

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Définir le rôle et le développement de carrière des AD12/AD13 et AD14 et des AST9, AST10 et AST 11.

As we moved from the old century into the new, we witnessed a surge in regulation and execution agencies. While the execution agencies are merely Commission departments who dare not say their name, so that they can employ staff on lower salaries and with no real career prospects, the role of the regulation agencies, on the other hand, does matter, since it reflects the new missions which the Union is adopting.

Both agency types are experiencing similar problems in terms of careers and pay. The regulation agencies are scattered willy-nilly throughout the whole of the EU, usually at vast distances from the decision-making centres of the institutions, with the result that their work is more difficult, more expensive at operational level, and is provided with fewer services, mainly at the educational level.

It is for this reason that U4U/RS, as the staff association with a presence in the largest number of agencies, having had talks with a number of colleagues posted to the agencies to assess staff needs, is proposing that work factors should be the subject of discussion for all the regulation agency staff.

U4U/RS would like to stimulate a serious discussion on this subject with staff, staff representatives, and the other staff associations present with a view to achieving a pan-European regulation agency platform. Here are the subjects we suggest should be the topics of debate:

Confirm positions and reduce insecurity

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Move contract agents onto open-ended contracts as quickly as possible.

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Seek temporary agent positions with budgetary authority to recruit TAs and allow for career development for interns.

Further the careers of agents in decentralised EU agencies

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Organise re-categorisation procedures for CAs and TAs, on a regular basis;

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Also organise inter-function group re-categorisation procedures for the CAs, as the Commission does for certain professions or position types;

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Organise specialised external competitive examinations.

Organise mobility within agencies and between agencies

Set up an “inter-agency” job exchange for contract agents and temporary agents.

Develop and boost social dialogue within the agencies

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Establish framework agreements between professional and staff associations in each of the agencies;

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Protect colleagues standing for CDP elections or who run the professional and staff associations;

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Provide operating resources for the CDPs and PSAs (mail boxes, meeting rooms, secondments, mission expenses).

Act together and maintain staff unity

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Voice demands which are of interest to all Agency staff, to avoid staff schisms and allow for successful action on a united front.

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In the longer term, Agencies will need to be positioned in fewer locations, thus improving the services provided for staff in terms of social and educational structures (crèches and schools etc.).

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Define the roles and career paths of the AD12/AD13 and AD14 and the AST9, AST10 and AST 11.

 

La Cour de Justice étend les pouvoirs des agences.

La Cour de Justice a rendu un arrêt en janvier 2014, qui interprète plus largement la jurisprudence « Meroni ». Cette jurisprudence limitait drastiquement les délégations de pouvoirs à des pouvoirs d’exécution nettement délimités pour éviter tout déplacement de responsabilité des organes prévus par les Traités vers des autorités délégataires. Désormais, la Cour reconnaît au législateur le droit de déléguer ses pouvoirs à des entités légalement établies, dans la mesure où une expertise professionnelle et technique particulière est nécessaire et qu’une capacité réactive soit requise.

Voir l'arrêt et son commentaire.

Gestion déléguée de programmes aux agences exécutives

Conférence-débat du 8 novembre 2013 : planches présentées en séance

Informations de la DG HR : Site IntraComm  Agencies

Attractivité du travail dans les Agences exécutives - document de séance - Mars 2013
Réaction du NEASC au document de travail - Mars 2013

Note "chapeau" (Sept 2013)

Document: Focusing on Policy Development and Impact - Re-defining the profile of DG RTD (26/10/2012)

Le 13 juillet 2012, la DG HR a annoncé une inflexion de politique concernant la gestion des programmes européens.

Le prochain cadre financier pluriannuel 2014-2020 actuellement en discussion au Parlement et au Conseil prévoit une augmentation importante des budgets alloués à certains programmes européens (50 milliards d'euros sont actuellement demandés pour Connecting Europe Facility...), dans le cadre du budget global qui, lui, ne sera qu'en faible augmentation.

La Commission propose de recourir davantage aux agences exécutives. En effet, l'évaluation de leurs performances est très positive, elles sont considérées comme un instrument de succès pour gérer ces programmes efficacement. Ceci n'induirait pas la création de nouvelles agences, mais un développement de l'action des agences existantes.

Bien entendu, il faut un accord législatif pour ce faire ainsi qu'une décision concernant le cadre financier pluriannuel, ce qui reporte à janvier 2014 la mise en œuvre de ces décisions. Néanmoins, la Commission prépare ce mouvement en :

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prévoyant une analyse coûts/bénéfices

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proposant dans le projet de réforme du Statut un cadre commun pour la gestion des agences

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préparant un programme de détachement de fonctionnaires vers les agences. Ce programme toucherait les DG CLIMA, CONNECT, COMM, DEVCO, EAC, ELARG, ENER, ENTR, ENV, MOVE, RTD et SANCO.

Ce recours accru aux agences exécutives entraînera des changements dans l'organisation des services concernés. En effet, certaines fonctions seront tout simplement transférées aux agences, d'autres seront remodelées ou supprimées alors que des fonctions de supervision devront être instaurées. En conséquence, des postes seront supprimés en contrepartie d'une augmentation très sensible des effectifs des agences (de 50 à 60%).

Aucun fonctionnaire ne sera forcé d'accepter un détachement, mais celui-ci pourrait constituer une opportunité de carrière.

Cette annonce de la Commission, aussitôt confirmée par un courriel de C. Day et I. Souka à tout le personnel, pose plusieurs questions :

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Le personnel sera-t-il associé, selon les principes du management participatif, aux études de révision des processus et des structures ?

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Quelles sont les perspectives réelles de carrière des fonctionnaires détachés ? Comment sera organisé leur retour éventuel à la Commission ?

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Comment représenter les personnels des agences au Comité Central du Personnel ?

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Comment mieux gérer la mobilité inter-agences et inter-institutions des AC, en leur conservant le bénéfice de leur grade et de leur ancienneté ?

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Quelle est la délimitation entre l'exécution d'un programme et la définition politique de ce même programme ? Il y a une interaction évidente entre ces deux aspects, notamment pour le retour d'expérience sur le terrain qui doit nourrir des adaptations périodiques de la politique.

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De même, il faudra organiser une rotation des personnels pour que les deux mondes (définition politique et exécution) ne soient pas totalement séparés et que les expertises soient les plus complètes.

C'est un débat essentiel. Jusqu'à présent, la consultation du personnel sur ces sujets a été très faible, quand elle a eu lieu

Les agences de l’UE ne gèrent pas les situations de conflit d’intérêts de manière appropriée

Ces dernières années, la presse s’est fait l’écho d’un certain nombre de cas supposés relever de conflits d’intérêts qui impliquaient des agences de l’UE. Le Parlement européen a invité la Cour des comptes européenne à «entreprendre une analyse globale des approches adoptées par les agences pour gérer les situations de conflits d’intérêts potentiels».

L’audit a consisté en une évaluation des politiques et des procédures de gestion des situations de conflit d’intérêts dans quatre agences sélectionnées qui prennent des décisions cruciales pour la sécurité et la santé des consommateurs: l’Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA), l’Agence européenne des produits chimiques (ECHA), l’Autorité européenne de sécurité des aliments (EFSA) et l’Agence européenne des médicaments (EMA).

La Cour des comptes européenne a estimé, en conclusion, qu’aucune des agences auditées ne gérait les situations de conflit d’intérêts de manière appropriée. Un certain nombre de lacunes, de gravité variable, ont été relevées dans les politiques et les procédures spécifiques des agences, ainsi que dans leur mise en oeuvre.

Communiqué de presse     rapport complet

Agency for Fundamental Rights

The European court of justice just made judicial history by ruling in favour of an employee of the European Union agency for human rights sited in Vienna, Austria. The ruling shows intense atmosphere of fear in the agency.

Que sont les agences ?

Les agences sont des organismes décentralisés ayant pour objet de fournir à la Commission (ou parfois directement aux États membres) une assistance sous forme d'avis, de rapports, de collecte et d'interprétation de données, d'effectuer des activités opérationnelles (incluant la capacité de prendre des décisions applicables aux tiers), de gérer des programmes européens (pour la recherche, notamment), de rendre un service technique commun aux Institutions.

Les agences se catégorisent ainsi :

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33 agences de régulation (non compris 3 agences de la PESC dont le personnel est hors statut) ;

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7 entreprises communes (dans le domaine de la R&D);

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6 agences exécutives.

Le personnel des Agences est soumis au Statut ou au Régime applicable aux autres agents. Chaque Agence a son propre comité du personnel.

Le personnel des agences est composé :

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d'agents temporaires (64%) ;

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d'agents contractuels (28%) qui représentent 74% du personnel des agences exécutives ;

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de fonctionnaires (8%). Les fonctionnaires de la Commission peuvent être détachés auprès des agences.

Les agents temporaires et contractuels peuvent bénéficier de contrats à durée indéterminé (en général après deux contrats à durée déterminée). Les agents temporaires, tout comme les fonctionnaires, occupent un poste prévu au tableau des effectifs.

Pour en savoir plus : Typologie et cadre juridique des agences de l'Union européenne

Rôle de la Commission concernant les règles d'exécution du Statut dans les agences

Représentation du personnel des Agences

Chaque Agence a son propre Comité du Personnel.

Cependant, nous sommes conscients que :

a) La représentation au sein des Agences est peu effective

b) Les Comités des Agences devraient être représentés au sein du CCP (comité central) de la Commission

U4U a entrepris plusieurs actions :

1. Etre présent au sein des agences (nous commençons à créer des sections syndicales locales)

2. Défendre le personnel des Agences de régulation et exécutives

3. Porter la voix du personnel des Agences au sein du CCP et demander à transformer les délégations de leurs Comités en membres de plein droit

Vous pouvez nous y aider. Tout d’abord en adhérant. Mais surtout en acceptant de travailler avec nous en participant à nos réunions de travail ou, mieux, en acceptant de devenir l’un de nos représentants dans votre Agence.

NEASC (Common staff committee of Executive Agencies) meeting several Trade-Unions on 28 May 2019 on a proposal for establishing a social dialogue in the Executive Agencies.U4U was represented by G. Vlandas.

 

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