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La sortie du confinement au SCIC

A heads-up on plexiglas and some pieces of information

 

La sortie du confinement au SCIC : tenir au maximum compte des souhaits du personnel

L’heure est à la sortie du confinement. Certains essaient de renouer avec la normalité « d’avant », d’autres continuent le télétravail. Pour les interprètes, c’est un tâtonnement. Pendant le confinement, les réunions avec présence des participants et des interprètes étaient devenues impossibles. A la recherche d’une alternative, la DG SCIC a progressé sur la voie de la vidéoconférence avec toutes les complexités qu’elle comporte. (voir plus ci-après)

L’heure est au dé-confinement. Certains essaient de renouer avec la normalité « d’avant », d’autres continuent le télétravail. Pour les interprètes, cheville ouvrière des institutions internationales et véritablement multilingues, c’est un tâtonnement. Pendant le confinement, les réunions avec présence des participants et des interprètes étaient devenues impossibles. A la recherche d’une alternative, la DG SCIC a progressé sur la voie de la vidéoconférence avec toutes les complexités qu’elle comporte.

Tout doucement, les réunions normales reprennent. L’objectif étant la compréhension, le port du masque est problématique. La qualité du son avec masque se rapproche probablement de celle d’un participant ayant une mauvaise connexion internet, mais parler longtemps avec un masque s‘avère très fatigant. La distanciation est donc d’autant plus importante. Mais là aussi, problème!

Une cabine d’interprétation est exiguë, 3,20m x 1,80m x 2,30m pour trois personnes en temps normal, ce qui correspond à un volume d’air d’un peu plus de 4m3 par personne. Ceci est minime par rapport à la législation belge qui prévoit, pour fonctionnement en temps normal, un volume d’air par personne de 10m3 pour les espaces de travail.

De surcroît, la distanciation, même avec masque, est prévue pour les grands espaces aérés et les expositions courtes - or les réunions présentielles durent plusieurs heures. Il fallait donc trouver une solution. Dans un premier temps, le SCIC a opté pour l’approche consistant à ne pas faire travailler les interprètes d’une même langue dans la même cabine: ceux-ci étaient répartis entre plusieurs cabines de telle sorte qu’une cabine (désinfectée) ne soit occupée que par une personne.

C’est un système qui peut fonctionner, mais seulement lorsque le nombre de langues parlées est relativement limité. (Option prise par le Parlement Européen qui se limite à travailler avec seulement 8 langues.) La quantité de salles équipées d’un nombre suffisant de cabines ne permet pas de proposer toutes les langues de travail à la fois dans plusieurs conférences en même temps.

Le Conseil, particulièrement impatient de reprendre un travail en configuration présentielle, a donc examiné plusieurs possibilités : un complément par des cabines mobiles, solution qui s’avèrerait impossible vu le manque de collaboration du fournisseur du système, un couplage de deux salles, impossible techniquement, paraît-il (au XXI° siècle?) et enfin une séparation des cabines par un plexiglas pour y installer deux interprètes.

C’est cette dernière option qui l’a emportée au Conseil : une vitre en plexiglas qui sépare les deux moitiés de la cabine (indépendantes pour ce qui est de la climatisation d’après ce que l’on nous dit), mais qui laisse un espace ouvert vers le plafond et le fond de la cabine (50cm et 1m respectivement). Les deux Services Médicaux de la Commission et du Conseil ont donné leur feu vert, alors que le Service Médical du Parlement européen a jugé le risque trop élevé et a refusé la proposition.

Le Conseil installe donc à tour de bras cette construction en plexiglas. (Le 4 juin, des interprètes se sont trouvés devant un fait accompli et ont dû refuser de travailler avec ce système pour lequel une position officielle du SCIC se fait toujours attendre.)

Comment une solution jugée dangereuse au Parlement européen peut-elle être sûre au Conseil ? Le Service Médical peut-il être sûr que le risque encouru sera acceptable ? S’est-il entouré de l’expertise nécessaire ? Pour rappel, dans les états membres, les mesures de pandémie ont été définies par des pools de spécialistes en la matière. Le comité paritaire pour l’hygiène et la sécurité au travail (CPPT) a-t-il été consulté ?

Ne serait-il pas davantage approprié d’appliquer le principe de précaution et de pousser les solutions 1 et 2 (cabines mobiles ou couplage de salles), ou au moins de perfectionner la séparation pour qu’elle divise vraiment la cabine en deux ?

Les sensibilités concernant les futures conditions de travail divergent, ce qui est compréhensible. Tout un chacun a sa vie et a droit à son opinion.

Mais qui dit réunion présentielle dit participants ayant transité par des gares et des aéroports, dit collègues qui se fréquentent et dont la vie aura repris son cours, y compris les contacts entre enfants dans les crèches et les écoles. Pour éviter les risques, prenons toutes les précautions.

26/06/2020

Voir aussi le dossier du Parlement Européen...

A heads-up on plexiglas and some pieces of information.

By SCIC INTERPRETERS DELEGATION Friday, June 26, 2020

Breaking news: Plexiglas, Interactio, working in the Council.

The Delegation is writing to you directly for the first time in months. During those months, we’ve been present on the forums where we’ve encouraged discussion to take place in the hope that this would bring the service together and keep a sense of “one service” at a difficult time.

It’s partly been successful with some very long and interesting threads, but the ID has also been told that we should resume more formal email type communication.

We have, of course, done everything possible to engage constructively with management on the big issues of the day: the plight of our AIC colleagues, returning safely to the booth, keeping the service working (including the smaller booths) and working conditions for platforms.

We have agreed working rules for platforms that are “interim” pending proper negotiations, we form part of a “task force” which studies all the Rapports de Séance and the questionnaires that come from interpreters working platforms, we agreed at the GTP level and with heavy conditions, to go down the plexiglas path in an attempt to get the smaller booths back in the saddle in the council, but opted not to in the EESC because the airflows are not convincing. That doesn’t conclude the matter in the EESC but means that more work needs to be done. More on Plexiglas below.

Sadly, there are still issues with many files.

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We had a meeting this morning with the CLP and representatives of two staff trades unions to discuss the recent petition for AICs. This is an AIIC dossier but representatives of the ID will be present on Wednesday when the CLP meet with our Director General and AIIC

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During the same meeting, we confirmed and were comforted by promises of full support from the CLP and two unions if –as we have at times feared- we are forced down the road of a “concertation”-based negotiation under the framework agreement in the presence of the unions, SCIC and DG HR in order to obtain reasonable working conditions for the platforms.

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At lunchtime today, we met with the DG and her Directors in order to explore an alarming development in our relationship with the Council Secretariat. It appears that the GSC would find difficulties working within the framework of the four scenarios which we have agreed for platforms with the Programming Unit. In turn, we informed management that staff would not be able to accept working for the Council on platforms under standard working conditions. (particularly since at the moment, standard working conditions means two per booth even in some large regimes and in plexiglas). Management appeared to understand our message that 4 hour sessions, à deux, without break, on platforms, in the council working environment would bring the staff out in droves. A General Assembly has been penciled in for September if our belief (that we see eye-to-eye with top management on this) is not confirmed.

Finally, a note on plexiglas. During a test of the partitions that took place in the Berlaymant Schuman room this week, a source of smoke was used to test how efficient the partitions are at preventing aerosols or, in this instance, fine white smoke, from transiting to the other side of the booth if the partition doesn’t reach the ceiling. In short, they don’t. If smoke is emitted at head height whilst standing, it drifts straight over the partition and settles gently on the other side.

This is bad news because the partitions in the Council rooms also don’t reach the roof of the booths. Therefor we are issuing this warning to colleagues after raising it with management. We’ve also asked for tests with smoke to be carried out in the Council. We stopped short of asking that meetings stop in plexi equipped rooms in the Council on the basis that smoke emitted at mouth level (where you’d be working) did not make it to the other side and that the airflows in Council buildings are slightly different in that a more forceful down flow is produced. A suivre.

There are other issues which were not discussed in either of our meetings today but which are on our radar. They appear in telegraphic form below. We will post this on the forums as well, because our AIC colleagues stay in the loop that way and we like the idea that sometimes it generates discussions - which will stay firmly within the moderation policy, will they not.

TWO PER BOOTH

The problem.

Two interpreters per active language are assigned to meetings with more than 6 passive languages. This is a breach of the Agreement. It stems from a letter the D.I wrote on March 13 to the Director General where we proposed measures for the immediate health crisis and only where the number of languages and meetings were kept to the absolute minimum: see (DI FFH 13 March)

If we make the assumption that plexiglas dividers will ultimately be adopted more or less everywhere, then SCIC’s intention is clearly that this infringement of the rules will persist until the end of social distancing. I.E sometime next year when a vaccine is available.

Therefore many colleagues who have never really experienced two per booth work must assume it is their new normal.

It will increase relay and lower quality.

The solution

An end date: either July 31, or end of week on week off or end of phase 2

Interactio: a fortiori there is no reason to allow irregular assignments of two per booth for regimes above 6 passive languages yet that seems to be happening.

CONSECUTIVE

The problem

Programming do not apply rules to video conference interpreting in consecutive mode or webex because “it’s not a platform” despite the worse sound and greater stress (e.g. impossible to dialogue with speaker)

The solution

Apply rules according to length. For example:

<4 hours: two chevaux and 30’ break after 2h OR No break and NAB

>4 hours: two monolinguals plus one Cheval. No break. No NAB

Max 6 hours

 

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