Ne sacrifions pas nos AST !

Redéploiement des AST secrétaires à la DG GROW

Les AST dans l'impasse ?

Leur nombre se réduit, tout en représentant 25% des effectifs de la Commission, autant que l'ensemble des contractuels. C'est à peu près la seule catégorie de fonctionnaires qui a subi les coupes des effectifs postérieures à la réforme de 2014. Cela réduit fortement les possibilités de mobilité. En outre, cette réduction est perçue par le personnel AST comme un signe de désintérêt de la part de l'institution, alors que nos collègues AST sont de plus en plus qualifiés et ont accumulé en dehors de l'institution une importante expérience professionnelle.

Enfin, cette catégorie se sent "encerclée" par d'autres catégories : les AST SC, les AC du groupe de fonction 3 et assez souvent du groupe de fonction 2, sans parler de la prise en charge de certaines de leurs tâches par les AD eux-mêmes.

Les postes pour la certification sont assez limités et par ailleurs, après 2014, les AST ont vu leur carrière bornée au grade AST 9 (au lieu de AST 11 auparavant), sans aucune compensation transitoire comme cela fut fait pour les AD. Le passage au "senior assistant" est mal défini et se fait par ailleurs au compte-goutte. Pour des raisons de technique administrative, les AST occupent des postes d'AST/SC, leur donnant l'impression d'une certaine forme de dépréciation.

Bref, l'impression prévaut, chez un nombre croissant de collègues AST, d'être la catégorie mal aimée de la Commission.

Nous ne devons pas rester inactifs ou indifférents. Nous devons être solidaires les uns des autres et refuser le paradigme corporatiste du "chacun pour soi". Pour ce faire, nous devons proposer au personnel AST des propositions qui améliorent sa situation et en débattre avec lui.

C'est la raison pour laquelle nous proposons, comme pour le personnel contractuel, 10 pistes de réflexion et d'action, à statut inchangé. La plupart de ces mesures a déjà été partiellement mise en œuvre. Il s'agit maintenant de les développer systématiquement comme un élément de la politique de ressources humaines pour cette catégorie.

1. Dessiner des parcours professionnels clairs, culminant en fin de carrière par le passage en AD, permis par la certification, ou à celui de "senior assistant".

2. Augmenter le nombre de postes de "senior assistant" jusqu'à la limite de 8% du Statut.

3. Tenir compte de l'expérience en AST pour les certifiés en AD, afin de ne pas retarder leurs promotions.

4. Assurer des formations, cofinancées par l'institution, leur permettant de réussir les concours externes en AD.

5. Améliorer le remplacement ou les compensations accompagnant l'octroi aux AST de temps partiels (CCP, travail à temps partiel, activités syndicales, formations longues etc.)

6. Lancer une expérience pilote de "Junior professional " pour les AST, à l'instar de ce qui est fait pour les AD.

7. Lancer des concours internes de reclassification permettant l'accélération des carrières en AST.

8. Améliorer la mobilité interinstitutionnelle

9. Organiser entre AST une "bourse d'échanges" favorisant les mobilités. Assurer, comme à Luxembourg, un stock de postes libres en AST de manière à favoriser la mobilité.

10. Favoriser, lorsque cela est possible, les détachements pour permettre aux AST de réaliser des activités temporaires, à temps plus ou moins partiel, dans d'autres unités. Cela est utile pour mieux répartir les charges de travail entre services mais aussi pour enrichir l'expérience professionnelle des collègues AST

We must be united: we must not sacrifice our AST staff!

The ASTs are not happy with the Commission. Their work has lost some of its meaning and direction.

Their numbers are down, although they represent 25% of the Commission’s workforce and all of the contract staff. They are just about the only category of officials that has suffered job cutbacks since the 2014 reform. This has resulted in a significant reduction in transfer opportunities. In addition, these cutbacks are seen by AST staff as a sign of the institution’s disinterest, despite the fact that our AST colleagues are better qualified and have acquired substantial professional experience outside of the institution.

Finally, this group feels “surrounded” by other categories: the AST SC staff, the CAs in function group 3, and often those in function group 2, without mentioning the takeover of some of their duties by the AD staff themselves.

The number of posts for certification is quite limited and, since 2014, ASTs have seen their career prospects restricted to grade AST 9 (as opposed to AST 11 previously), without the transitional compensation that was provided for AD staff. The progression to "senior assistant" is poorly defined and happens frustratingly slowly. For administrative reasons, the AST grades occupy AST/SC posts, giving them the impression that they are being downgraded.

In short, the prevailing impression among a growing number of AST colleagues is of being the category held in least regard by the Commission.

We must not remain inactive or indifferent. We must be united and reject the corporatist paradigm of “every man for himself”. To do this, we have to offer AST staff proposals that improve their situation and discuss these with them.

That is why we are proposing, as for contract staff, 10 courses of action and consideration, of unchanged status. Most of these measures have already been partially implemented. It is now a matter of systematically developing them as an element of the human resource policy for this category.

1. Setting out clear professional career paths, culminating in an end of career at AD grade, made possible by certification, or at that of "senior assistant".

2. Increasing the number of "senior assistant” posts up to the 8% limit imposed by the Staff Regulations.

3. Taking account of experience in AST grade for AD certification, so as not to delay their promotions.

4. Providing training, co-financed by the institution, enabling them to pass their external AD exams.

5. Improving the replacement or compensation accompanying the grant of part-time status to ASTs (CSC, part-time work, union activities, long-term training, etc.).

6. Starting a "Junior professional” pilot project for AST staff, similar to that for ADs.

7. Introducing internal reclassification competitions helping to speed up careers in the AST grade.

8. Improving inter-institutional transfers

9. Organising an AST "exchange programme" to promote staff transfers. Providing, as in Luxembourg, a stock of vacant AST posts to promote staff transfers.

A la DG GROW, les AST secrétaires sont progressivement redéployés dans d'autres unités de la DG pour combler les carences dues à des départs et au non-renouvellement des contrats des contractuels. Le but est de réduire les effectifs à une secrétaire statutaire par unité d’ici à 2017.

Les secrétaires attesté(e)s qui font toujours des tâches de secrétariat devront, en tant qu'assistant(e)s, davantage se consacrer à des tâches de communication, de ressources humaines et de soutien des Desk Officers dans l’opérationnel.

Par ailleurs, compte tenu de la réorganisation / centralisation des tâches d’huissiers, les secrétaires seront conduit(e)s à s’occuper aussi de la gestion du courrier. Au total, cela se traduira par un accroissement des taches pour les AST secrétaires mais aussi pour le reste du personnel. Comment dès lors garantir le bien-être au travail ?

Les AST assistants devront faire preuve de flexibilité et être prêts à prendre en charge certaines tâches que l'unique secrétaire d’unité n'aura pas le temps de faire.

Un pool de secrétaires sera créé au niveau de chaque direction pour combler les absences et surcharges de travail au niveau des unités. Ces remplacements seront effectués à partir du poste de travail de chacun(e).

De ce fait, les tâches de secrétaire unique dans chaque unité concerneront davantage la coordination et le support logistique. Elles seront moins diversifiées, donc moins intéressantes. Les secrétaires devront également faire face à une constante surcharge de travail sous pression. On peut s'attendre en conséquence à un risque de perte d'efficacité et de qualité du travail.

Les Desk Officers devront, entre autres, préparer eux-mêmes leurs ordres de mission, encoder leurs documents dans ARES et réserver leurs salles de réunion, en plus bien sûr des dossiers supplémentaires dont ils vont hériter d’ici à 2017 du fait du départ en fin de contrat des END et contractuels. Malgré les formations qui seront mises en place et en raison de la surcharge de travail, on peut s'attendre à ce que ces tâches administratives ne soient pas effectuées avec le même niveau d'efficacité qu'auparavant par les secrétaires.

La rationalisation du travail des AST assistants est en cours de réflexion au niveau de chaque direction de la GROW.

10/06/2016

Redeployment of AST secretaries to the DG GROW

A pilot redeployment operation for secretariat staff is in progress at the DG GROW. This operation falls within the more general framework being conducted in other DGs and for a wide range of functions (buildings, human resources, IT, communication), as part of an ongoing quest for savings corresponding to approximately 1,000 posts. We will return to this issue.

At the DG GROW, the AST secretaries are gradually being redeployed to other units of the DG to plug the gaps caused by retirement and the non-renewal of the contracts of contract workers. The aim is to reduce the workforce to one statutory secretary per unit between now and 2017.

The certified secretaries who still perform secretariat tasks will, as assistants, have to devote themselves to a greater extent to tasks involving communication, human resources and support for Desk Officers in their operational duties.

In addition, bearing in mind the reorganisation / centralisation of the tasks of ushers, the secretaries will also be responsible for mail management. In total, this will mean an increase in tasks for the AST secretaries, as well as for the rest of the staff. How can well-being at work be guaranteed now?

The AST assistants will have to demonstrate flexibility and be ready to take on certain tasks that the single unit secretary will not have time to do.

A secretary pool will be created in each department to cover absences and extra workloads in the units. These replacements will be made from the work station of each employee.

As a result, the duties of the single secretary in each unit will be related more to coordination and logistical support. They will be less diversified, and therefore less interesting. The secretaries will also have to cope with a constant heavy workload under pressure. This will result in a risk of loss of efficiency and quality of work.

The Desk Officers will have to, among other things, prepare their mission orders themselves, enter their documents in ARES and reserve their meeting rooms, in addition of course to further casework they will inherit between now and 2017, due to the departure on completion of their contracts of the ENDs and contract workers.  Despite the training courses that will be arranged and given the extra workload, we can expect these administrative tasks not to be carried out with the same level of efficiency as previously by the secretaries.