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Carrières et évaluations

Pilot programme Junior Professionals

Slides presented to the Central Staff Cttee  (Nov 2020)

Evaluation Report : Pilot programme Junior Professionals 2018 2020  Annex : Surveys (Nov 2020)

The Link : "Young or Junior professionals": qu'en dire?

Research : Telework and ICT-based mobile work: Flexible working in the digital age (2020)

Renforcer l’égalité hommes /femmes: décision COM du 30 Septembre 2020

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Le 30 septembre 2020, le Collège des Commissaires a adopté des conclusions visant à renforcer l’égalité hommes/femmes au sein de l’institution. Ces mesures ne seront pas sans impact sur l’organisation administrative de l’institution. Si l’objectif recherché est louable, des questions se posent sur les modalités de leur mise en œuvre. Enfin, atteindre l’égalité hommes/femmes ne saurait être obtenu uniquement en termes d’accès aux postes de responsabilité mais également en référence à la précarité, voire l’occupation de postes des grades en bas de l’échelle de rémunération.

La création d’une fonction « adjoint au directeur »

Il est proposé de désigner un chef d’unité comme «adjoint au directeur», dans chaque DG.

Le Collège a demandé aux directeurs généraux d’établir pour le 31 octobre 2020, en accord avec leur commissaire de tutelle, une liste désignant un chef d’unité qui assurerait la suppléance pour chaque poste de directeur. Cette liste devrait comprendre, en principe, au minimum 55% de femmes.

Les chefs d’unité désignés figureront dans l’organigramme de la Direction générale sous le titre « adjoint au directeur ».

Tout d’abord, on remarquera que cette nouvelle fonction n’est pas reprise dans l’annexe IA du statut qui établit l’équivalence entre les grades et les fonctions ni dans la décision de la Commission européenne relative aux emplois types et aux intitulés d’emplois du 16 décembre 2013. Il est vrai que cette cette fonction existe dans d’autres organes de l’Union européenne comme le Comité des régions.

Par ailleurs, la nomination à cette fonction n’est pas fondée sur la procédure définie par la décision relative à l’encadrement intermédiaire (décision de la Commission européenne du 15 juin 2016 relative à l’encadrement intermédiaire. Cf. son art. 8). Elle déroge à la procédure de nomination aux postes d’encadrement supérieur telle que définie par la Commission.

La Commission considère qu’il ne s’agit pas de poste relevant de d’encadrement supérieur mais de l’encadrement intermédiaire et donc que les personnes choisies par les Directeurs généraux sont déjà passées par la procédure prévue par la Commission. Ainsi, il n’est donc pas nécessaire de passer par une procédure de nomination formelle.

Dans ce cas, on pourrait se demander qu’elle est l’utilité de cette approche, sauf à vouloir donner une meilleure image de l’équilibre entre les femmes et les hommes à la Commission, sauf si de telles nominations présagent et préparent des nominations futures dans l’encadrement supérieur. Le désavantage de cette décision est de créer une nouvelle couche hiérarchique, qu’il est difficile de situer dans l’organisation de l’institution. Comment peut-on situer un adjoint au directeur par rapport à un chef de département à l’OIB ou à la DGT ou par raport à un chef de division ?

La création d’une fonction de chef d’unité adjoint dans chaque unité de la Commission

La Commission a également décider de créer une fonction de chef d’unité adjoint au sein de chaque unité. Les directeurs généraux devront veiller à ce que ces fonctions soient exercées en respectant la parité entre les hommes et les femmes d’ici la fin 2022. Sur cet aspect, on peut aussi remarquer que la fonction de chef d’unité adjoint n’est pas reprise dans l’annexe IA du statut, ni dans la décision sur les emplois types.

À la différence des adjoints aux Directeurs, la fonction de chef d’unité adjoint ne constitue pas une fonction d’encadrement intermédiaire au sens du statut (art. 44 par. 2 du statut) et de la décision de la Commission sur l’application des articles 44 par. 2 et 45 du statut et de l’article 7 par. 4 de l’annexe XIII de ce statut. Elle n’a pas pour conséquence de faire bénéficier les intéressés d’un échelon supplémentaire pour compenser les charges de gestion d’une équipe. Par conséquent, la nomination à de tels postes ne relève pas de la décision relative à l’encadrement intermédiaire.

Il reste à voir comment les Directeurs généraux vont procéder avec la désignation à de telles fonctions qui n’emportent aucun avantage pécuniaire particulier. Il serait d’ailleurs de bonne pratique que la Commission adopte une approche harmonisée pour la sélection des collègues qui devront exercer ces fonctions. En effet, il n’existe aujourd’hui aucune approche harmonisée.

En outre, on peut se demander comment s’articulent et se hiérarchisent ces fonctions avec celles de chef de secteur ou de chef d’équipe (team leader). Pour U4U, la multiplication des niveaux hiérarchiques entrave la prise de responsabilité et la créativité des agents.

La centralisation des procédures de nomination aux postes d’encadrement supérieur

La conclusion du Collège prévoit aussi le renforcement des procédures de nomination aux postes d’encadrement.

Il est décidé que quatre des membres permanents du comité consultatif des nominations (CCN) [La secrétaire générale, la directrice générale de la DG HR, le chef de cabinet de la présidente et le chef de cabinet du membre de la Commission chargé des ressources humaines], donneront des avis sur toutes demandes de publication de postes d’encadrement supérieur et sur l’opportunité de procéder à des entretiens en CCN et avec quels candidats, soit dans le contexte d’une réunion organisée au moins une fois par mois, soit par procédure écrite. Par ailleurs, la phase de présélection des candidats reste soumise à révision jusqu’à ce que l’avis de cette instance soit rendu.

On peut voir dans cette décision une volonté de centralisation des procédures de nomination aux postes politiques de la Commission.

Répétons-le, U4U s’inquiète de la multiplication des niveaux hiérarchiques au sein de l’institution qui risque de créer un ^processus bureaucratique , de limiter la créativité et la prise de responsabilité du personnel.

On notera d’ailleurs que cette nouvelle approche pourrait être en contradiction avec la volonté de la Commission de créer des structures efficaces et de promouvoir une organisation collaborative et souple, comme proposé dans la New HR Strategy (point 8)

Enfin, il eût été souhaitable qu’un dialogue social basé sur des informations complètes dans ces domaines soit organisé. Il n’est pas trop tard pour organiser une réunion de travail et d’information à ce sujet.

16/10/2020

Strengthening gender equality: COM Decision of 30 September 2020

On 30 September 2020, the College of Commissioners adopted conclusions aimed at strengthening gender equality within the institution. These measures will have an impact on the administrative organisation of the institution. If the objective is commendable, questions arise as to how they are to be implemented. Finally, achieving equality between men and women cannot be achieved solely in terms of access to positions of responsibility, but also by reference to precariousness or even the occupation of posts at the bottom of the pay scale.

Creation of a post “Deputy Director”

It is proposed to designate a Head of Unit as “Deputy Director” in each DG.

The College asked Directors-General to draw up by 31 October 2020, in agreement with their portfolio Commissioner, a list designating a Head of Unit who would deputise for each post of Director. This list should, in principle, include at least 55 % of women.

The designated Heads of Unit will appear in the organisation chart of the Directorate-General under the heading “Deputy Director”.

First of all, it should be noted that this new post is not included in Annex IA to the Staff Regulations, which establishes equivalence between grades and duties, nor in the Decision of the European Commission on types of post and post titles of 16 December 2013. It is true that this function exists in other EU bodies such as the Committee of the Regions.

Moreover, the appointment to this post is not based on the procedure laid down in the Middle Management Decision (European Commission Decision of 15 June 2016 on middle management. See Article 8 thereof). It derogates from the appointment procedure for senior management posts as defined by the Commission.

The Commission considers that these are not senior management posts but middle management posts and therefore the persons chosen by the Directors-General have already passed through the procedure laid down by the Commission. Thus, it is not necessary to go through a formal appointment procedure.

In this case, it could be questioned whether it would be useful for this approach, unless it would like to give a better picture of gender balance to the Commission, unless such appointments predate and prepare for future appointments to senior management. The disadvantage of this decision is to create a new hierarchical layer, which is difficult to place in the organisation of the institution. How can a deputy to the Director be located in relation to a Head of Department in OIB or DGT or by reporting to a Head of Division?

The creation of a Deputy Head of Unit function in each Commission unit

The Commission has also decided to create a function of Deputy Head of Unit within each unit. Directors-General will have to ensure that these positions are carried out in a gender-balanced manner by the end of 2022. On this point, it may also be noted that the function of Deputy Head of Unit is not included in Annex IA to the Staff Regulations or in the decision on types of post.

Unlike assistants to Directors, the post of Deputy Head of Unit does not constitute a middle management function within the meaning of the Staff Regulations (Article 44 (2) of the Staff Regulations) and the Commission Decision on the application of Articles 44 (2) and 45 of the Staff Regulations and Article 7 (4) of Annex XIII to the Staff Regulations. It does not have the effect of giving those concerned an additional step to compensate for the management costs of a team. Therefore, appointment to such posts is not covered by the Middle Management Decision.

It remains to be seen how Directors-General will proceed with the appointment of such posts, which do not entail any particular financial advantage. It would also be good practice for the Commission to adopt a harmonised approach to the selection of colleagues who will have to perform these duties. There is currently no harmonised approach.

In addition, it is questionable how these functions are articulated and prioritised with those of head of sector or team leader. For U4U, the multiplication of hierarchical levels hinders staff taking responsibility and developing creativity.

Centralisation of appointment procedures for senior management posts

The College’s conclusion also provides for the strengthening of the appointment procedures for management posts.

It is decided that four of the permanent members of the Consultative Committee on Appointments (CCA) [The Secretary-General, the Director-General of DG HR, the Head of the President’s Cabinet and the Head of Cabinet of the Commissioner responsible for Human Resources] will give opinions on any requests for publication of senior management posts and on the appropriateness of conducting CCA interviews and with which candidates, either in the context of a meeting organised at least once a month or by written procedure. Furthermore, the pre-selection phase of candidates remains subject to review until the opinion of that body is delivered.

This decision can be seen as a desire to centralise the appointment procedures to the political posts of the Commission.

Again, U4U is concerned about the multiplication of hierarchical levels within the institution, which risks creating a bureaucratic process and limiting staff’s creativity and responsibility.

It should also be noted that this new approach could contradict the Commission’s desire to create effective structures and promote a collaborative and flexible organisation, as proposed in the New HR Strategy (point 8).

Finally, it would have been desirable for a social dialogue based on comprehensive information in these areas to be organised. It is not too late to organise a working and information meeting on this subject.

Exercice de promotion 2020

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L’exercice de promotion 2020 à la Commission a été lancé

Comme chaque année, U4U participera activement à cet exercice des « rencontres avec les DG - Promotion » et comme à notre habitude, nous avons fait un appel à manifestation à nos membres. Nous avons proposé 20 collègues au Comité Central du Personnel (CCP) qui coordonne ce travail dans l’intérêt du personnel de tous les sites de la Commission. Cette étape suit l’adoption des rapports d’évaluation par la hiérarchie au terme des dialogues qui se sont déroulés à ce sujet. Par la suite les directeurs généraux établissent leurs propositions de promotion, qui sont discutés avant publication avec les représentants du personnel.

Suite à la crise actuelle, nous n’avons obtenu que 20 places sur les 40 proposées car le CCP a préféré donner la priorité aux collègues ayant déjà une expérience. Nous regrettons que ce travail ne puisse être partagé davantage avec des collègues volontaires pouvant être formés sans trop de difficulté à distance. En effet, ce travail permet d’avoir non seulement une vision d’ensemble sur le système de promotion, de ses règles, des méthodes de comparaison des mérites mais aussi des métiers dans les DG, des dossiers thématiques et de la gestion des Ressources Humaines.

Nous rappelons que ce travail est nécessaire pour la bonne gestion de l’exercice de promotion car il permet de donner un avis sur les propositions des DG tout en vérifiant le bon traitement des dossiers des collègues, selon les règles en cours. Nous sommes à l’écoute des besoins des DG (surtout les petites DG) et tentons de réduire toute éventuelle incohérence entre les évaluations et les propositions des services.

Enfin, rappelons à tous nos collègues que ces « rencontres avec les DG » ne sont qu’une étape du processus d’évaluation promotion dans le système en place et que nous travaillons aussi dans les comités d’appels et au comité de promotion. Mais nous y reviendrons par la suite et bien entendu au moment opportun. N’hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions complémentaires.

04/05/2020

The Commission's 2020 promotion exercise has been launched

As every year, U4U will actively participate in this exercise of "meetings with the DGs - Promotion" and as usual, we have made a call for interest to our members. We have proposed 20 colleagues to the Central Staff Committee (CCP) which coordinates this work in the interest of the staff of all Commission sites. This step follows the adoption of the evaluation reports by the hierarchy after the dialogues that took place on this subject. Subsequently, the Directors-General draw up their proposals for promotion, which are discussed before publication with staff representatives.

As a result of the current crisis, we have obtained only 20 places out of the 40 proposed because the CCP preferred to give priority to colleagues with previous experience. We regret that this work cannot be shared more with volunteer colleagues who can be trained at a distance without too much difficulty. Indeed, this work not only provides an overview of the promotion system, its rules and methods for comparing merits, but also of the jobs in the DGs, thematic files and human resources management.

We recall that this work is necessary for the good management of the promotion exercise because it allows us to give an opinion on the proposals of the DGs while checking the good treatment of colleagues' files, according to the current rules. We are listening to the needs of the DGs (especially the smaller DGs) and try to reduce any possible inconsistencies between the evaluations and the proposals of the services.

Finally, let us remind all our colleagues that these "meetings with DGs" are only one step in the promotion evaluation process in the current system and that we also work in the appeals committees and the promotion committee. But we will come back to this later and of course at the appropriate time. Please do not hesitate to contact our team if you have any further questions.

A lire : Le système de carrières de l’UE (2019)

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